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Comité consultatif des SMA - Points saillants
Le 16 janvier 2001
Introduction :
- Comme suite à donner aux questions soulevées à la réunion du Comité tenue le 8 décembre, il est convenu qu'un travail supplémentaire s'impose pour faire une analyse plus approfondie des coûts d'accès dans l'ensemble du gouvernement. Vérification et consultations Canada sera invité pour discuter des conclusions de la méthodologie de l'étude sur les coûts fait à la demande du Conseil du trésor.
- Le Comité donne son accord au document sur la version révisée de la problématique - présenté par le Groupe d'étude - le 8 décembre 2000. Ce document va servir de cadre fondamental pour les travaux du Groupe d'étude et il sera modifié régulièrement pour y inclure les perspectives nouvelles et ce qui est appris.
- Trois exposés différents sont faits au Comité.
- Le premier porte sur la relation entre la Loi sur l'accès à l'information et les autres lois fédérales qui traitent de la divulgation de l'information. La complexité des liens et les priorités mentionnées dans la Loi sur l'accès à l'information et les autres lois sont mises en évidence. Tout particulièrement, il est question des quelque 50 exemptions statutaires spéciales prévues à l'annexe II de la Loi et de leur pertinence, aujourd'hui. Le Groupe d'étude continuera à se pencher sur cette question.
- À titre informatif, une présentation est faite aux membres du Comité sur la procédure d'accès à l'information et les jalons de décision tout au long du processus (copie ci-jointe). Le Comité est d'avis que la fonction publique en général n'est pas assez au courant des règles qui régissent l'accès à l'information.
- Un troisième exposé a fait état des résultats
des réunions tenues avec les provinces, les É.-U.
et l'Australie a établi une comparaison entre leurs cadres
législatifs, et les points qui posent problème. La
majorité des juridictions examinent actuellement leur législation
sur l'accès à l'information ou viennent tout juste
de terminer ce processus. Chacune des juridictions se compare aux
autres étant donné que les cadres législatifs
sont largement semblables. De façon générale,
on reconnaît que le cadre fonctionne bien, mais qu'il a besoin
d'améliorations. En outre, toutes les juridictions ont reconnu
que des progrès considérables ont été
accomplis dans la fonction publique, au chapitre de la transparence,
en raison de la législation sur l'accès à l'information,
mais qu'il y a encore beaucoup à accomplir. Les points qui
posent problème sont généralement les mêmes
d'une juridiction à l'autre : gestion des documents; équilibre
à atteindre entre le droit à l'information et l'opération
efficace du gouvernement; les délais et retards, et les ressources
à l'appui du processus d'accès à l'information.
Ce travail de comparaison se poursuivra grâce à des
rencontres avec le Royaume?Uni et l'Irlande. Le Comité est
très intéressé à la comparaison avec
les systèmes en place dans d'autres juridictions. Il prie
instamment le Groupe d'étude d'examiner les normes de divulgation
de l'information et de comparer les résultats obtenus dans
chaque juridiction.
Discussion:
- Le Comité discute des recommandations et des points de vue exprimés par les coordonnateurs de l'AI au moment de la séance de consultation avec ceux-ci, le 19 octobre 2000. Le Comité appuie de façon générale leurs recommandations et reconnaît l'importance et la valeur de leur contribution au sein de chacun des ministères. Il a aimé l'approche suggérée par une province, soit d'attirer dans les postes de Coordonateur d'AI, des fonctionnaires d'expérience qui sont en fin de carrière et qui ont la connaissance des dossiers du Ministère, de la crédibilité personnelle et des bons réseaux. Le Groupe d'étude continuera de travailler avec les coordonnateurs à un certain nombre de questions, notamment un examen approfondi de leurs conseils et recommandations. Le Groupe d'étude a rencontré à quelques reprises les ministères ayant un " carnet de route " pour discuter tout particulièrement des mesures mise en place dans de leur ministère et des pratiques exemplaires à adopter pour changer de cap.
- Le Comité discute de façon très préliminaire la question du leadership nécessaire en matière d'accès à l'information pour démontrer activement du progrès vers l'ouverture et la transparence. La discussion se poursuivra lors de réunions futures.
- Le Comité discute des consultations internes et externes et souligne l'importance d'amorcer les consultations externes le plus rapidement possible. Au cours de la discussion sur la représentation d'intérêts de l'extérieur, on suggère qu'il pourrait valoir la peine de solliciter les points de vue tant des grandes et que des petites entreprises. Une brève description du site Web du Groupe d'étude est donnée, y compris la procédure pour recevoir des mémoires du public par le site Web.
- Le Comité examine un aperçu du plan de travail concernant les activités de collecte de données et de recherche destinée à soutenir le travail du Groupe d'étude. Le Comité met le Groupe d'étude en garde contre un plan de recherche trop ambitieux compte tenu de la disponibilité des ressources universitaires et des délais serrés. Il propose au Groupe d'étude de concentrer ses efforts de recherche sur les questions directement liées à ses recommandations futures.
- Il est proposé que le Groupe d'étude envisage d'obtenir
plus de données en ce qui concerne :
- la possibilité de recueillir des données concernant l'importance et la complexité des demandes d'accès;
- la possibilité d'intégrer une classification relative à l'accès à l'information au système général de classification électronique des documents des ministères;
- la différence entre une gestion de l'information à l'appui des besoins opérationnels d'une organisation et une gestion de l'information dans le but de répondre aux besoins d'information des citoyens;
- l'évolution des attentes des Canadiens au cours des 17 dernières années, en ce qui concerne l'accès à l'information et la transparence du gouvernement;
- une analyse coûts-avantages de la divulgation proactive de l'information par opposition au coût supplémentaire de l'AI, qui tiendrait compte de la satisfaction du citoyen et de l'amélioration du service au public.
- En ce qui concerne la conduite de ses travaux, le Comité met
le Groupe d'étude en garde contre une approche qui se concentrerait
trop sur les " solutions rapides " au détriment de
la cohésion générale des recommandations et d'une
perspective axée sur l'avenir. On encourage le Groupe d'étude
à trouver des solutions pour l'avenir et pas seulement pour régler
les problèmes du passé. Toutefois, on encourage aussi
le Groupe d'étude à chercher des solutions pratiques et,
si certaines d'entre elles peuvent être mises en œuvre immédiatement,
de les recommander au gouvernement pour qu'il y donne suite à
court terme.
Prochaines étapes/Suivi:
- La prochaine réunion du Comité doit avoir lieu le 23
février 2001. Il est convenu que le Groupe d'étude :
- fournira la chronologie pertinente à la Loi sur l'accès à l'information; et,
- invitera Vérification et Consultations Canada pour discuter de leur étude sur les coûts de l'accès à l'information; et
- invitera le Commissaire à l'information à faire
un exposé au Comité consultatif des SMA sur les questions
qu'il juge prioritaires.
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