Comité consultatif des SMA - Points saillants

Le 23 février 2001

Introduction :

Commissaire à l'information :

• La réunion du Comité commence par une présentation de l'honorable John Reid, le Commissaire à l'information du Canada. Il amorce sa présentation en précisant qu'il appuie la création du Groupe d'étude gouvernemental, étant donné qu'un grand nombre de questions liées à la réforme de la Loi proviennent des rangs de la fonction publique. Il parle du régime d'accès à l'information, de la Loi sur l'accès à l'information, du fonctionnement du système ainsi que des défis qu'il entrevoit pour le Groupe d'étude de l'accès à l'information. Sa présentation est diffusée à l'adresse suivante : http://www.infocom.gc.ca/speeches/speeches_view_details-f.asp?intspeechId=8.

• Au cours de la discussion qui suit sa présentation, le Commissaire préconise de nombreux moyens qui faciliteront le traitement des demandes d'accès par les ministères. Ces derniers devraient analyser en permanence le contenu des demandes pour cerner l'information très en demande et la mettre proactivement et à prix abordable à la disposition du public soit par le gouvernement soit par le secteur privé. Les conseils aux ministres en matière de politiques et de programmes devraient être préparés d'une manière qui permet de les séparer clairement et facilement des informations factuelles. À son avis, il faudrait procéder de la même façon pour les mémoires au Cabinet. Il fait de nouveau ressortir l'importance de la formation du personnel de programmes gouvernementaux, des cadres supérieurs et les membres des cabinets des ministres ainsi que la nécessité pour les organismes centraux de faire preuve de leadership dans le domaine. Il reconnaît que, dans certains cas, les ministères éprouvent de la difficulté à respecter les délais impartis, mais il précise qu'il n'est pas en faveur de l'établissement de délais plus longs. Il estime que l'application appropriée des prorogations peut satisfaire à ce besoin de souplesse dans les circonstances particulières.

• Le Commissaire fait également connaître ses points de vue sur les aspects qui fonctionnent bien :

1. Par exemple, les grands ministères font les efforts nécessaires pour que le système fonctionne. Trois ministères qui s'étaient vus attribuer une cote F dans son rapport sur les retards sont maintenant passées à une cote A, ce qui témoigne d'une grande capacité d'apprentissage. Toutefois, les petits ministères éprouvent plus de difficulté à respecter les délais.

2. Les coûts de gestion de l'accès dans la fonction publique sont demeurés relativement stables.

3. Les ministères font un bon travail quant à la plupart des demandes d'accès. Ils appliquent bien les exemptions. Le Commissaire leur donne raison dans 60 à 80 % des plaintes à cet égard.

4. Le gouvernement appuie davantage l'accès, comme en font foi les sommes supplémentaires que le SCT fournit au besoin (par exemple, les fonds remis à DRHC pour traiter de l'affluence de demandes l'an dernier).

5. Dans l'ensemble, la Loi est un texte législatif solide.

6. Le modèle d'ombudsman pour le rôle du Commissaire à l'information constitue un choix judicieux parce qu'il favorise le règlement de façon non litigieuse.

• Le Commissaire termine en répétant qu'il aimerait être invité à faire une présentation semblable au Comité consultatif externe lorsqu'il sera mis sur pied et venir à nouveau rencontrer le Comité consultatif des SMA lorsque les membres débattront des recommandations.

Conseils et Vérification Canada :

• Conseils et Vérification Canada présentent un exposé aux membres du Comité sur l'approche et les hypothèses à la base de l'étude commanditée par le SCT sur les coûts associés à l'administration des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels (AIPRP), achevée en novembre 1999. Cette étude qui mettait à jour une étude antérieure menée en 1993-1994, porte sur des données de 1998-1999 et englobe à la fois les coûts directs et les coûts indirects. Des ministères représentant 88 % de toutes les demandes adressées au gouvernement ont participé à l'étude. L'étude a fait ressortir des différences marquées entre les ministères recevant un grand volume de demandes et ceux à qui moins de demandes étaient adressées. L'étude a également cerné des occasions d'améliorer l'efficacité du traitement des demandes et d'en réduire les coûts.

• Dans certaines organisations, il n'existe aucune tendance prévisible relative aux demandes. Les secteurs de programmes s'efforcent de composer avec les priorités contradictoires de la conduite de leurs affaires ordinaires tout en répondant avec diligence aux demandes d'AIPRP.

• Lorsqu'on estime qu'un dossier est délicat pour le ministre, le traitement de la demande entraîne des coûts considérablement plus élevés.

• Des études menées dans d'autres administrations ont montré que les droits d'utilisation disciplinent la demande.

• En termes d'efficacité, les ministères devraient passer d'un concept de prestation ponctuelle d'information à la demande, à un concept de prestation de l'information sur une base de programme.

• Aux résultats de cette étude est venu s'ajouter un examen plus récent des coûts de l'accès qui a été mené au MAECI en se servant de données de 1999-2000. Cet examen a porté sur une base plus vaste de données permettant d'étudier plus en profondeur les renseignements relatifs aux coûts. Cette étude comme la précédente portaient sur le coût de tous les efforts liés directement ou indirectement à l'accès mais n'ont pas saisi les coûts d'opportunité pour les opérations gouvernementales. En résumé, l'examen au MAECI a confirmé les résultats de l'étude antérieure sur les coûts moyens de traitement et sur l'estimation du gouvernement du coût total de traitement des demandes d'accès.

• Enfin, les experts-conseils mettent le Comité en garde contre les bénéfices d'une analyse plus poussée des coûts. L'information pourrait s'avérer très difficile à obtenir et peu susceptible de modifier les résultats de façon significative.

Discussion :

• La Présidente résume au Comité ses constatations sur la situation au Royaume-Uni et en Irlande. La loi irlandaise a trois ans, tandis que la loi britannique vient d'être promulguée. Les deux lois se sont inspirées des composantes et de l'expérience des autres administrations et ont tenté d'en retirer les meilleurs éléments. Dans les deux pays, le champ d'application de la loi est plus vaste que celui de la loi canadienne. Bien qu'en général les exemptions soient semblables à celles prévues dans la loi canadienne, elles sont organisées différemment et utilisent un libellé différent, de sorte que les résultats pourraient ne pas être identiques. Les deux lois offrent des protections administratives, par exemple contre les demandes frivoles, qui ne se retrouvent pas dans la loi canadienne. Les deux lois comportent un mécanisme de veto ministériel. Une caractéristique intéressante, dans les deux lois le pouvoir de communiquer l'information est délégué aux gestionnaires responsables et non aux coordonnateurs de l'AI. Au Royaume-Uni, toutes les demandes d'information seront considérées comme des demandes d'accès à l'information en vertu de la Loi et seront traitées par le gestionnaire responsable.

• Le Groupe d'étude convient d'effectuer une analyse comparative plus détaillée des lois et de leur administration dans chacune des administrations visitées de manière à réaliser un examen et une étude comparative plus éclairés. Les travaux seront communiqués aux membres du Comité de sorte qu'ils puissent comprendre les différentes caractéristiques dans chaque administration et en évaluer les mérites relatifs dans le contexte canadien.

• Les membres du Comité discutent également des différentes tensions qui s'exercent sur les ministères à vocation opérationnelle par opposition aux ministères à vocation d'orientation lorsqu'il s'agit de répondre aux demandes d'accès. On estime qu'en général la tension associée à l'accès à l'information est plus aigüe dans les ministères à vocation d'orientation parce que la communication de conseils stratégiques aux ministères pose davantage problème. Toutefois, la tension existe dans certains ministères opérationnels confrontés à une demande croissante et d'une plus grande complexité, tout en ayant à relever leurs propres défis opérationnels.

Prochaines étapes / suivi :

• La prochaine réunion du Comité doit avoir lieu le 6 avril 2001. Il est convenu que le Groupe d'étude :
  • préparera une analyse comparative plus détaillée des caractéristiques des diverses administrations examinées et
  • invitera le Commissaire à l'information à faire une présentation devant le Comité consultatif externe lorsqu'il aura été créé.

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