Consultations du Groupe d’étude sur les
régimes d’accès à l’information d’autres ressorts

Alberta

Régime d’accès à l’information

La Freedom of Information and Protection of Privacy (FOIP) Act de l’Alberta portant sur les ministères du gouvernement provincial a été adoptée le 1er octobre 1995 et a été prolongée en 1998 aux commissions scolaires et aux organismes responsables des soins de santé. En 1999, la Loi a été étendue aux établissements d’enseignement postsecondaire et aux administrations locales. La Loi s’applique maintenant à quelque 1 500 entités publiques. La liste des agences du gouvernement, des organismes et des commissions assujetties à la Loi figure au Règlement sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et est habituellement mise à jour à tous les ans. Le champ d’application de la Loi est très large et il est fondé sur deux critères, à savoir les nominations aux conseils d’administration par le gouvernement ou le financement public de l’organisme, en entier ou en partie. Deux entités ont été exclues sur la base de la compétitivité, soit le EPCOR et Enmax (des fournisseurs d’énergie dans les deux cas). Un comité de l’Assemblée législative a récemment examiné la Loi et présenté des recommandations, dont la plupart ont été adoptées par le gouvernement en 1999. Un examen législatif est prévu à tous les trois ans, le prochain aura lieu en 2002.

Au titre de la Loi, le seul droit exigible pour l’accès à l’information personnelle est au titre des frais de reproduction si ceux-ci dépassent 10 $. Il y a un droit fixe de 25 $ pour les demandes d’information générale, des droits additionnels pouvant être exigés si les coûts du traitement dépassent 150 $.

La Loi requiert la divulgation de l’information demandée, normalement dans un délai de 30 jours. Les exemptions de divulgation reflètent généralement celles des autres provinces. Au cours de l’exercice 2000-2001, 2 152 demandes d’accès à l’information ont été reçues par les institutions gouvernementales, les organisations et les entités publiques affiliées, dont environ 58 pour cent portaient sur l’information personnelle et 42 pour cent étaient des demandes d’accès à de l’information générale.

Le Commissaire à l’information et à la protection des renseignements personnels de l’Alberta supervise l’application de la Loi et peut faire enquête lorsque des pouvoirs publics refusent de divulguer l’information demandée. Les décisions du Commissaire après enquête sont finales, mais elles peuvent faire l’objet d’une révision judiciaire.

Il y a deux infractions générales prévues dans la Loi, soit la destruction, la modification, la falsification, la dissimulation des documents et l’entrave aux enquêtes du Commissaire. Il n’y a jamais eu d’enquête au titre de ces dispositions.

Étant donné les examens législatifs effectués à tous les trois ans, la Loi albertaine est en état d’« examen » continu. Il a donc été recommandé que la Loi soit modifiée pour que l’examen de la Loi soit effectué tous les 5 ans. Les fonctionnaires croient que la Loi fonctionne assez bien actuellement, parce qu’il y a de plus en plus de diffusion proactive de l’information. Un système de contrôle est utilisé pour compiler les données sur la conformité à la Loi des ministères du gouvernement albertain, telles le pourcentage des demandes qui sont traitées dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Ces données sont publiées dans un rapport annuel qui est déposé à la Législature.

Certains intervenants considèrent que la gestion de l’information du gouvernement est en crise et que les connaissances spécialisées en gestion de l’information font défaut au sein de certains ministères. Toutefois, des mesures sont actuellement prises pour remédier à ce problème.

Certains sous-ministres sont préoccupés du fait que l’accès risque d’entraver la franchise des discussions et des conseils. Toutefois, selon le Commissaire, les inquiétudes des cadres supérieurs sur le préjudice qui pourrait découler de la divulgation de l’information sont généralement beaucoup plus élevées que le préjudice réel. Ralph Klein, le premier ministre et ancien journaliste, appuie vigoureusement la Loi. C’est lui qui a proposé cette loi et il est un modèle de divulgation routinière au sein du gouvernement en diffusant régulièrement ses propres comptes de dépenses. On remarque que les fonctionnaires ne créent pas autant de dossiers écrits qu’auparavant, par contre la qualité des notes s’est améliorée.

On considère qu’en général le facteur le plus important de réussite est de faire en sorte que les responsables de l’information dans les ministères aient un bon accès aux décideurs et une bonne formation continue. Le programme de formation sur l’accès à l’information a connu beaucoup de succès. Les coordonateurs de l’accès à l’information et les fonctionnaires doivent recevoir une mise à jour de perfectionnement à tous les trois ans. Agir comme coordonnateur de l’accès devrait normalement être un bon choix de carrière car ce poste permet d’obtenir une vaste connaissance d’un ministère et présuppose une bonne capacité de fonctionner sous pression. Néanmoins, pour l’instant, les spécialistes de l’accès n’ont souvent pas un bon cheminement professionnel, sont souvent mal perçus au sein de leur ministère et ne reçoivent pas suffisamment de formation. Le gouvernement s’intéresse à ce dernier point et prévoit des réunions mensuelles des coordonnateurs de l’accès à l’information, de la formation additionnelle ainsi que des sessions plus régulières de gestion des enjeux. L’Université de l’Alberta, en partenariat avec le Commissariat à l’information et le ministère des Services gouvernementaux de l’Alberta, a préparé un programme complet de cours à l’intention des spécialistes de l’accès à l’information, menant à un certificat. Il s’agit là d’un excellent progrès.

Auparavant, la formation visait surtout le personnel spécialisé de l’accès, mais maintenant elle s’adresse aussi aux gestionnaires des programmes. Des séances de formation ont été tenues dans les cabinets des ministres sur la gestion des dossiers et l’accès à l’information. Un site Web est utilisé comme principal moyen de sensibilisation et d’éducation des fonctionnaires, par le truchement de mécanismes tels que des réponses à des questions fréquemment posées. Certains représentants gouvernementaux aimeraient aussi voir renforcer le rôle de la Direction de la gestion de l’information et de la protection des renseignements personnels des Services gouvernementaux de l’Alberta, l’organisme responsable de la mise en œuvre de la Loi.

L’Alberta vient de compléter un examen administratif de son programme d’accès à l’information qui a examiné des enjeux tels que la centralisation des fonctions de réponses aux demandes d’information, l’utilisation de protocoles d’entente entre ministères pour fournir des services de traitement des demandes d’accès à l’information (qui existent déjà à certains endroits) et la formation obligatoire de tous les gestionnaires du sous-ministre au gestionnaire de premier niveau. Le deuxième examen de la Loi vient de commencer. Il sera mené par un Comité de l’assemblée législative composé de députés de tous les partis. Le Comité a un an pour faire rapport sur les modifications qu’il propose.

Les représentants gouvernementaux et le Commissaire à l’information croient que les droits exigibles au titre de la Loi (un droit fixe de demande de 25 $) sont généralement raisonnables, notamment puisque les frais additionnels de repérage des documents et de photocopie qui s’élèvent à moins de 140 $ ne sont pas exigés. Les plaintes au sujet des droits sont généralement décidées en faveur du gouvernement, mais il existe une pression constante de l’intérieur du gouvernement visant l’augmentation de ces droits. Les demandes électroniques ne sont pas permises. Les médias n’utilisent pas beaucoup la Loi et le public est plus sensibilisé au sujet de la protection des renseignements personnels qu’à l’accès à l’information.

Le précédent Commissaire à l’information¹ était d’avis que l’approche de médiation et de persuasion est la meilleure. Il a souvent pu obtenir des compromis en approchant la question de façon informelle et il est d’avis que si sa relation avec le gouvernement était devenue trop conflictuelle, son efficacité aurait été mise en péril. Encourager un rapport continu de collaboration est important. En général, le gouvernement de l’Alberta fera tout son possible pour éviter les conflits avec le Commissaire.

Le leadership est important. Le Commissaire souhaitait que des normes d’accès à l’information soient inscrites dans les contrats d’emploi des sous-ministres.

Les enquêtes sur les plaintes sont effectuées par des agents de portefeuilles recrutés pour leurs capacités de négocier et de régler des problèmes. Environ 90 pour cent de toutes les plaintes sont réglées à ce niveau. Environ 1 pour cent des plaintes débouchent sur une enquête formelle et normalement le Commissaire rend environ 20 ordonnances par année, y compris sur des questions de protection des renseignements personnels. Les enquêtes et auditions se font à l’aide de documents ou oralement.

Le Bureau du Commissaire à l’information a rendu des décisions dans des cas de demandes répétitives et abusives.

Le pouvoir de citer à comparaître a été utilisé moins de cinq fois en cinq ans, et toujours pour la production de documents. Les témoins ont toujours le droit d’être assistés d’un avocat. Les ordonnances du Commissaire sont publiées à des fins éducatives, mais n’établissent pas de précédents formels.

Selon l’avis des divers intervenants de l’Alberta, il est essentiel que le Commissaire à l’information ait le pouvoir de rendre des décisions exécutoires afin d’être efficace.

¹Le Commissaire Bob Clark, que nous avions rencontré, a pris sa retraite en 2001.