Consultations du Groupe d’étude sur les
régimes d’accès à l’information d’autres ressorts

Colombie-Britannique

Régime d’accès à l’information

La Freedom of Information and Protection of Privacy Act de la Colombie-Britannique a été adoptée en 1993 et des modifications relativement mineures y ont été apportées à plusieurs reprises depuis. La Loi s’applique à toutes institutions gouvernementales de la province, c’est-à-dire aux ministères, aux agences gouvernementales, conseils et sociétés d’État ainsi qu’aux administrations locales, c’est-à-dire les administrations municipales, les districts régionaux, les corps policiers municipaux, les districts scolaires, les universités et les collèges, ainsi que les entités professionnelles telles que le British Columbia College of Teachers, le College of Physicians and Surgeons et la Law Society of British Columbia. Ces entités professionnelles sont incluses dans le champ d’application de la Loi parce qu’elles ont une fonction réglementaire qui serait autrement effectuée par le gouvernement. Le règlement permet d’ajouter des institutions, mais celles-ci ne peuvent être éliminées que par une modification législative. BC Rail, une société d’État, n’entre pas dans le champ d’application de la Loi pour des raisons de compétitivité. Les sociétés d’État ne sont pas couvertes par la Loi à moins d’être inscrites à l’annexe. Les cabinets des ministres sont spécifiquement inclus dans la définition de « public body » dans la Loi mais les documents des membres de la législature portant sur des questions relatives au rôle de député ne font pas partie du champ de la Loi.

La Loi établit la fonction du Commissaire à l’information et à la protection des renseignements personnels, un agent indépendant de la législature qui a le pouvoir de superviser l’application de la Loi, de mener des enquêtes, d’examiner la décision d’une entité publique en réponse à une demande d’accès et de lui ordonner de divulguer ou de ne pas divulguer des documents. Les ordonnances du Commissaire sont exécutoires, mais les requérants ou le gouvernement peuvent en demander la révision judiciaire par la Cour suprême de la Colombie-Britannique, sur des motifs limités. Le Commissariat est assujetti à la Loi, et s’il y a des plaintes contre le Commissariat relativement à des demandes d’accès, le Cabinet doit nommer un juge pour mener l’enquête. Le Commissaire a des pouvoirs étendus et détaillés, y compris la compétence pour effectuer des vérifications générales de la conformité des institutions en matière d'accès ou de protection de l'information personnelle; pour mener des campagnes de sensibilisation du public et pour recevoir des commentaires du public sur l’administration de la Loi.

La Loi comporte des exemptions à la divulgation de l’information semblables à celles des autres provinces et de plus, elle exige que les responsables des organismes publics des institutions divulguent immédiatement l’information lorsqu’il y a risque d’un préjudice grave à l’environnement, à la santé ou à la sécurité du public, ou lorsque la divulgation pour toute autre raison est clairement dans l’intérêt public.

Il faut normalement répondre aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours ouvrables. Des droits peuvent être imposés pour les demandes d’accès à de l’information générale (mais non pour sa propre information personnelle), pour des services précis, et seulement lorsqu'il faudra plus de trois heures pour répondre à la demande; il y a des frais de reproduction et d’envoi postal et l’institution doit fournir à l’avance l’estimation des droits au requérant. Il n’y a pas de droit fixe pour faire une demande. La Loi prévoit un barème de droits différents pour les utilisateurs commerciaux, mais ce barème n’est généralement pas utilisé à l’heure actuelle.

Un comité spécial de la législature a revu la Loi et a recommandé de nombreuses modifications en juillet 1999. Plusieurs ont été incorporées dans les modifications législatives qui ont reçu la sanction royale en avril 2002. Parmi les modifications de la Loi, citons les dispositions suivantes :

• la demande doit fournir assez de détails pour permettre à un employé d’expérience de l’organisme public d’arriver, avec un effort raisonnable, à repérer les documents sollicités;
  
• le Commissaire peut autoriser une entité publique à ne pas tenir compte des demandes qui, à cause de leur nature répétitive ou systématique, entraveraient de façon déraisonnable le fonctionnement de l’institution;
  
• l’ajout plus facile de nouvelles entités à l’annexe de la Loi;
  
• un examen de la Loi tous les six ans;
  
• « jour » est défini comme excluant le samedi et les jours fériés (transformant effectivement le délai de 30 jours civils en 30 jours ouvrables).

Certains prétendent que la Loi de la C.-B. est, de toutes les lois canadiennes celle qui va le plus loin en termes d’ouverture. On peut en débattre, mais il est certain que le droit du public à l’accès à l’information est très en vue en C.-B. On y trouve le nombre le plus élevé de demandes par personne de toutes les administrations publiques canadiennes. Le nombre de demandes diminue cependant depuis quelques années pour certains organismes publics. Cette tendance est probablement attribuable à une augmentation de la diffusion active et de la divulgation sans formalités de l’information. Le gouvernement accepte les demandes électroniques d’information bien que, jusqu’à maintenant, l’information n’a jamais été divulguée électroniquement.

Plusieurs ministères tentent d’établir des mécanismes de diffusion active et d’accès sans formalités principalement par le truchement des sites Web. Il n'y a actuellement aucun répertoire de l'information gouvernementale publiée. Contrairement à bien des provinces, le gouvernement de la C.-B. est actif au niveau de la commercialisation de l’information gouvernementale qui, de l’avis des fonctionnaires, est devenue un produit dont la valeur s’apprécie constamment. Jusqu’à maintenant, on n’a pas utilisé la Loi pour obtenir de l’information et la revendre sous une autre forme.

Les intervenants sont d’avis que la Loi a amélioré la gestion des dossiers et a encouragé de meilleures pratiques au niveau de la rédaction des documents. On est d’avis que l’attitude des fonctionnaires envers la Loi s’est en général améliorée et qu’ils en ont maintenant incorporé les exigences dans de saines pratiques de gestion.

Les problèmes relevés en C.-B. sont la gestion de l’information en général et le manque de compréhension au sujet traitement des documents éphémères au titre de la Loi. On aimerait voir adopter une loi sur la gestion de l’information et une législation plus moderne sur l’aliénation des dossiers.

Un autre problème est le manque d’uniformité dans l’ensemble du gouvernement en ce qui concerne l’application de la Loi, notamment dans les bureaux régionaux.

Les fonctionnaires gouvernementaux sont d’avis que les agents de l’accès à l’information ont un travail difficile, qu’ils sont fréquemment perçus comme provocant du travail additionnel pour les fonctionnaires et comme des porteurs de mauvaises nouvelles. Ils ont besoin de l’appui des dirigeants de leur organisme.

On s’inquiète aussi de l’utilisation croissante de l’accès à l’information comme étape préliminaire à celle de la communication préalable des documents dans le cadre de procédures judiciaires. Le gouvernement tente de régler cette question en collaboration avec la « Law Society of British Columbia » (le Barreau).

La question des documents ministériels ne pose pas problème. La définition étant assez précise, cette question en est largement devenue une de bonne gestion des documents dans les cabinets de ministres.

Au titre de la Loi de la C.-B., le responsable d’une institution peut refuser de divulguer l’information si cette divulgation peut raisonnablement entraîner un préjudice ou entraver la conservation des fossiles, des sites naturels ou des sites qui ont une valeur anthropologique ou patrimoniale, ou pour les sites occupés par des espèces en voie de disparition, rares, menacées ou vulnérables. Les fonctionnaires de la C.-B. considèrent que cette disposition a une grande valeur.

Le Commissaire croit que la Loi fonctionne bien et qu’elle contient les bonnes mesures de contrôle. Il est d’avis qu’il y a eu un changement positif dans l’attitude des fonctionnaires envers la Loi, mais qu’il y a toujours lieu de faire des progrès. Un enjeu clé pour plusieurs ministères est celui des ressources. Certains cadres dirigeants de la fonction publique sont inquiets du coût de l’accès à l’information et se sont aussi persuadés qu’ils ne peuvent plus rien coucher par écrit.

Le Commissaire considère que le respect des délais dépend du processus d’approbation des demandes dans les institutions. Il est d’avis que la distinction la plus importante entre les ministères où l’accès fonctionne bien et les autres, c’est la qualité des décisions en matière d’application des exemptions. Il voudrait aussi voir plus d’information diffusée de façon active et une législation moderne sur la gestion des documents.

Le Commissariat est avant tout une instance décisionnelle plutôt qu’un organisme d’enquête. Les enquêtes formelles peuvent être menées en secret mais elles n’ont pas à l’être. Le Commissariat a 90 jours pour mener le processus d’appel (exclusif de la préparation de la décision). Le Commissaire est d’avis que des limites de temps pour les appels sont salutaires. À son avis, 90 jours sont suffisants pour effectuer un processus efficace de médiation mais dans le cas des enquêtes formelles, le délai devrait être plus long.

Lorsqu’on allègue que les documents ne sont pas dans le champ d’application de la Loi, l’agent responsable du portefeuille au Commissariat les examinera sur les lieux d’affaires de l’institution pour déterminer leur nature, sans les lire en détail. Par ailleurs, le ministère peut parfois déposer un affidavit auprès du Commissaire pour en établir la nature.

Environ 92 pour cent des appels sont réglés par une médiation effectuée par les « agents de portefeuille » du Commissariat, sans qu’il soit nécessaire de mener une enquête formelle et de rendre une ordonnance. À la fin de son travail, le médiateur rend une opinion au requérant et à l’institution sur le résultat probable, en se fondant sur les précédents et la jurisprudence. Le Commissaire ne participe aucunement à la médiation ou à l’établissement des faits effectués par son personnel. Ce processus fonctionne exceptionnellement bien grâce à la qualité du personnel (cinq d’entre eux ont une formation juridique et il y a peu de roulement) et parce que le Commissaire peut toujours rendre une ordonnance exécutoire.

Si le requérant et l’institution ne peuvent en arriver à un accord, un avis d’enquête est délivré et les parties présentent leur preuve et leurs observations sur le droit. Une ordonnance exécutoire est rendue par le Commissaire. Les audiences sont rares puisque les enquêtes sont normalement effectuées sur la base de présentations écrites. Le Commissaire a le pouvoir de citer à comparaître, mais il ne l’a pas utilisé au cours des huit dernières années. Les enquêtes ne portent pas sur des irrégularités qui auraient pu être commises ou sur la conduite des fonctionnaires.

Les décisions du Commissaire sont affichées sur son site Web. Elles fournissent des indications aux institutions et aux requérants. Environ 3 pour cent des ordonnances sont actuellement contestées devant les tribunaux, d’habitude sur des questions d’interprétation.

Le Commissaire n’est pas d’avis que des pénalités monétaires imposées aux institutions sont souhaitables. Il est cependant en faveur de mesures incitatives et de responsabilisation, par exemple que le respect de la loi influe sur l’évaluation du rendement et sur la rémunération des gestionnaires. Il est d’avis que la Loi devrait exiger que les institutions aident les requérants à bien cibler leurs demandes et que la divulgation routinière devrait être encouragée autant que possible. Des conseils à l’intention des requérants devraient être publiés sur le Web.

Tous les fonctionnaires et tous les universitaires que nous avons rencontrés appuient le pouvoir d’ordonnance exécutoire du Commissaire qui, à leur avis, accélère le processus, réduit les coûts des requérants et réduit la nécessité de dépendre de la persuasion politique. Ils sont aussi d’avis que le pouvoir du Commissaire d’examiner tous les documents au titre de la Loi est un outil très important. Les fonctionnaires affirment que bien qu’il existe certaines tensions inévitables, la relation du gouvernement avec le Commissariat est généralement positive et on arrive la plupart du temps à des ententes.