Consultation - Coordonnateurs de l'accès à l'information
Le 19 octobre 2000

Résumé - Mot de bienvenue :

Bonjour et bienvenue à la première série de consultations du groupe d'étude de l'accès à l'information. Vous avez répondu avec enthousiasme à notre invitation. Il me fait plaisir de voir qu'un si grand nombre d'entre vous sont présents ce matin. J'espère avoir l'occasion de faire connaissance avec plusieurs d'entre vous à mesure que la journée avance.

Nous voulions vous rencontrer au tout début de notre mandat parce que, selon nous, vous êtes des partenaires essentiels dans le cadre de cet examen. Voici donc aujourd'hui la première d'une série de consultations que le groupe de travail veut tenir avec vous pendant son mandat.

Le but de notre réunion aujourd'hui est de vous présenter les membres du groupe d'étude et de vous informer au sujet de notre mandat. Mais nous tenons aujourd'hui à écouter ce que vous avez à dire. Nous espérons connaître votre point de vue en tant que professionnels expérimentés de l'accès à l'information, et non les positions ministérielles, au sujet des améliorations qui pourraient et devraient être apportées.

Nous résumerons vos commentaires et ils aideront le groupe d'étude à définir son plan de travail, à établir les secteurs d'intérêt et à structurer les autres séances de consultations.

Nous vous remercions d'avoir accepté notre invitation à participer à cette première séance de consultation. Votre contribution nous permettra de connaître aujourd'hui des points de vue critiques inestimables pour la réussite du groupe d'étude.

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Résumé des discussions

Voici le résumé des principaux points soulevés au cours des discussions tenues à chacune des huit tables rondes et pendant la séance plénière. Il ne s'agit pas de procès-verbaux ou de comptes rendus textuels mais plutôt d'un résumé des points de vue des participants aux consultations.

Participants (60)

Banque du Canada
Agence des douanes et du revenu du Canada
Agence canadienne d'inspection des aliments
CRTC
Office des transports du Canada
Citoyenneté et Immigration Canada
Service correctionnel du Canada
Ministère des Finances du Canada
Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
Justice Canada
Centre d'analyse des rapports et des transactions financières
Pêches et Océans Canada
Santé Canada
Développement des ressources humaines Canada
Commission de l'immigration et du statut de réfugié
Industrie Canada
Archives nationales du Canada
Défense nationale
Commission nationale des libérations conditionnelles
Bureau de l'inspecteur général du Service canadien du renseignement de sécurité
Bureau du surintendant des institutions financières du Canada
Bureau du Conseil privé
Commission de la fonction publique du Canada
Travaux publics et services gouvernementaux du Canada
Commission des plaintes du public contre la GRC
Solliciteur général du Canada
Statistique Canada
Bureau de la sécurité des transports du Canada
Anciens combattants Canada
Diversification de l'économie de l'Ouest Canada

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Expérience de l'accès à l'information: innovations et progrès

Lorsque vous pensez à votre expérience de l'accès à l'information, quels sont les politiques, les outils, les pratiques innovatrices, les attitudes ou tous les autres processus qui vous ont aidé réellement à réaliser des progrès ?

• Certains participants ont indiqué que l'accès accru à la formation leur avait offert une plus grande habilitation, avait permis un enrichissement professionnel et permettait la prestation plus efficace de services aux personnes demandant l'accès à de l'information. Ils ont également indiqué que le Manuel du Conseil du Trésor et le travail du groupe consultatif de la formation du Conseil du Trésor avaient contribué à sensibiliser davantage les personnes quant à la nécessité d'offrir des possibilités de formation appropriée et continue.
  
  
• On a souligné que les communications internes améliorées et les relations de travail efficaces dans les ministères offraient des milieux «d'apprentissage» favorables. Certains participants ont indiqué que ce genre d'environnement a entraîné une meilleure compréhension de l'importance du rôle du coordonnateur de l'accès à l'information et, par conséquent, il en est résulté la prestation de réponses plus opportunes à des demandeurs. Un groupe a souligné à une table ronde que l'on comprend davantage la fonction du coordonnateur de l'accès à l'information et que les employés demandent, de plus en plus, l'avis des coordonnateurs de l'accès à l'information et de la formation afin d'être mieux informés au sujet de la Loi.
  
  
• Il est essentiel selon les participants de tirer parti des progrès technologiques pour mieux servir les demandeurs et répondre aux demandes externes et appliquer les processus internes d'approbation. On estime que le fait d'avoir adopté un système automatisé de suivi des demandes d'AIPRP – souvent dans le cadre des préparatifs en vue du passage à l'an 2000 – a contribué grandement à l'amélioration de l'accès offert aux demandeurs. Un autre groupe à une table ronde a indiqué que le progiciel «ATIP Flow» s'avère utile pour gérer les dossiers dans les secteurs de programmes.
  
  
• Certains participants ont souligné que le soutien offert par les cabinets des ministres, la collaboration accrue des ministères et le respect du rôle du coordonnateur de l'accès ont favorisé grandement l'amélioration de l'accès à l'information dans plusieurs ministères. Certains participants ont suggéré que la création du groupe d'étude de l'accès à l'information démontre le leadership du gouvernement en vue d'assurer aux Canadiens un meilleur accès à l'information. D'autres ont suggéré que le projet de loi C-208 avait contribué à remettre l'accès à l'information sur la carte politique.
  
  
• Plusieurs participants estiment que la souplesse dans la délégation des pouvoirs indique une plus grande acceptation de la «gestion des risques» et qu'elle a entraîné la prestation améliorée de l'information aux demandeurs. D'autres participants ont indiqué que cela était relié à l'intérêt accru à l'égard du traitement des demandes d'AIPRP de la part des cadres supérieurs qui ont fait part de leur intérêt en s'assurant que les procédures d'accès fonctionnent efficacement. Dans le même ordre d'idées, certains participants ont souligné qu'une approche plus ouverte relativement à la divulgation de l'information, au moyen de la rationalisation des processus d'approbation, et l'augmentation des budgets et des ressources afin d'achever le travail en retard avaient contribué grandement à la mise en application plus efficace de la Loi dans leur milieu de travail.
  
  
• On signale que les «rapports de rendement» du Commissaire à l'information portant sur la manière dont les demandes ont été traitées ont représenté une façon innovatrice de surveiller la mise en application de la Loi au sein des ministères.
  
  
• Plusieurs participants ont souligné les avantages de favoriser l'accès «informel» à l'information du gouvernement par des moyens autres que l'application de la Loi. Certains ont indiqué qu'on avait tendance à utiliser plus souvent les sites Web des ministères pour tenir les gens informés et à appliquer davantage l'objectif du gouvernement visant à être plus transparent.
  
  
• On a mentionné que l'établissement de rapports efficaces avec les demandeurs constitue une partie importante de la détermination et de la «négociation» du moyen utilisé pour répondre de façon appropriée aux besoins d'information des demandeurs.

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Expérience de l'accès à l'information: difficultés et tracasseries:

Dans le cadre de votre expérience en matière d'accès, quels sont les points qui n'ont pas fonctionné?

• On a indiqué que les ressources humaines et financières insuffisantes et la formation et le soutien inadéquats diminuaient grandement les capacités du personnel chargé de l'accès à l'information.
  
  
• On a mentionné que les lourdes charges de travail dans les secteurs des programmes minaient le respect des délais prescrits par la Loi. Certains participants ont indiqué également que les priorités ministérielles, l'urgence du travail requis pour les notes pour la période des questions et les impératifs législatifs l'emportaient souvent sur le travail nécessaire pour répondre aux demandes d'accès.
  
  
• Des délais inacceptables pour le traitement de demandes volumineuses et complexes et le manque de clarté de la part de demandeurs quant à leurs vrais besoins («interrogatoires à l'aveuglette») ont tous été jugés comme des obstacles au respect opportun de la Loi.
  
  
• Quelques participants ont indiqué que les frais peu élevés pour avoir accès à l'information favorisent les demandes «frivoles». Ils sont d'avis que le fait de consacrer du temps pour répondre à ce genre de demandes nuisait au traitement en temps opportun de demandes qui étaient perçues comme étant davantage dans l'esprit de la Loi.
  
  
• Certains groupes en table ronde ont aussi mis en question le bien-fondé du recours à la Loi aux fins de divulgation en vertu de cette loi ou aux fins de recherches tenues à peu de frais et, selon eux, il s'agit d'un usage à mauvais escient de la Loi.
  
  
• On a mentionné fréquemment que la mauvaise gestion des dossiers, y compris des documents électroniques, et la perte de la mémoire corporative de l'organisation sont des obstacles importants à la mise en œuvre efficace de la Loi sur l'accès à l'information et des politiques visant à faciliter l'accès à l'information du gouvernement. Les systèmes désuets, y compris la coordination du système des demandes d'accès à l'information, sont considérés comme des obstacles importants.
  
  
• On estime que les communications et la coordination ministérielles et interministérielles inadéquates imposent des restrictions importantes sur la prestation de réponses opportunes aux demandeurs.
  
  
• Un grand nombre de participants ont souligné des facteurs qui touchent le personnel chargé de l'accès à l'information. Le stress au travail attribuable à des facteurs tels que les charges de travail lourdes, les procédures strictes en matière de dotation en personnel, le manque d'espace à bureaux, le fait que les employés se sentent sous-estimés au sein de l'organisation, le roulement de personnel élevé et les injures occasionnelles de la part des demandeurs insatisfaits du niveau de service obtenu sont tous considérés comme des éléments nuisibles pour le maintien d'un groupe de professionnels efficaces et motivés.
  
  
• Les participants ont indiqué également qu'il y a un manque d'uniformité à l'échelle des ministères quant à la façon d'administrer la Loi et des divergences dans les conseils donnés par divers organismes (Secrétariat du Conseil du Trésor, Justice, BCP, Commissariat à l'information) en ce qui a trait à la crédibilité de l'accès et des coordonnateurs de l'accès.
  
  
• Certains participants ont déploré le fait qu'il y ait un manque de responsabilisation en vue du respect de la Loi dans certains secteurs de programmes et perçoivent un manque d'engagement à l'égard de l'esprit de la Loi de la part de certains gestionnaires à tous les niveaux, y compris les gestionnaires supérieurs.
  
  
• Certains participants aux tables rondes ont mentionné des problèmes de délégation de pouvoirs tant pour les agents chargés de l'accès à l'information que pour les gestionnaires de programmes en vue de l'approbation de la divulgation de documents. On a indiqué également que des problèmes de communications ralentissent le processus d'accès à l'information.
  
  
• Plusieurs participants estiment que les relations avec le Commissariat à l'information se sont détériorées au fil des ans. On a indiqué qu'une apparente détérioration du moral des fonctionnaires résultant des commentaires de plus en plus négatifs dans le rapport annuel du Commissaire à l'information et du comportement persistent et excessif des enquêteurs empêchaient le maintien de relations de travail efficaces avec les représentants du Commissariat à l'information. On croit que ceci pourrait éventuellement exacerber l'impact déjà négatif du manque de ressources humaines et financières consacrées à la fonction d'accès à l'information au gouvernement.

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Regard sur l'avenir : amélioration de l'accès

Qu'est-ce qui nous permettrait d'améliorer grandement la situation?

• On a mentionné souvent que le fait d'établir des systèmes et des politiques efficaces en matière de gestion des dossiers et la prestation de conseils offriraient davantage la possibilité d'améliorer l'accès public à l'information détenue par le gouvernement.
  
  
• On estime qu'il est essentiel de former et de sensibiliser les gestionnaires à cet égard.
  
  
• Les participants ont indiqué également que la formation et le soutien de ressources adéquates et des lignes directrices faciles à utiliser pour les bureaux d'AIPRP ainsi que la planification des ressources humaines en vue d'assurer des niveaux de dotation appropriés et une classification adéquate seraient des étapes importantes qui permettraient d'améliorer l'accès du public à l'information. Ils estiment qu'il serait nécessaire que les représentants ministériels et politiques reconnaissent davantage le travail accompli par les coordonnateurs de l'accès à l'information et que ce serait une étape importante en vue de promouvoir une fonction publique qui favoriserait davantage leur rôle et les principes sous-jacents de la Loi sur l'accès à l'information. Certains participants estiment que la classification des coordonnateurs de l'accès à l'information à un niveau plus élevé leur donnerait plus de crédibilité et leur permettrait de faciliter l'accès du public à l'information de façon plus efficace ; d'autres sont d'avis qu'un meilleur leadership à tous les niveaux, mais particulièrement au niveau des cadres supérieurs, améliorerait l'accès du public à l'information en vertu de la Loi et aussi l'accès général à de nombreuses catégories d'information.
  
  
• Le ministère de la Justice, le Conseil du Trésor et le Bureau du Conseil privé ont été pris à partie. Un examen de leur rôle respectif en matière de direction et d'orientation de la fonction publique en vue de la mise en application de la Loi et de promotion de la transparence du gouvernement est considéré comme essentiel en vue d'assurer une meilleure prestation de services en vertu de la Loi et au-delà.
  
  
• La divulgation courante croissante (par exemple sur les sites Web) de toutes sortes de renseignements gouvernementaux et le fait que l'accès en vertu de la Loi devienne un «processus de dernier recours» pour les dossiers gouvernementaux complexes permettraient d'améliorer de façon significative l'accès du public à l'information gouvernementale.
  
  
• Plusieurs modifications précises à la Loi en vue de la rendre plus claire et plus facile à comprendre ont été suggérées. Un participant a proposé que les annexes 1 et 2 soient au début de la Loi et que la définition du terme «organisme d'enquête» soit intégrée à l'article 16. D'autres participants ont indiqué qu'il faudrait préciser ce que constitue un document éphémère et qu'il faudrait revoir les frais et les délais d'exécution prévus par la Loi.
  
  
• On a suggéré à quelques tables rondes que la restructuration du processus de plainte et une approche de partenariat ainsi qu'une plus grande collaboration avec le Commissariat à l'information permettraient grandement d'améliorer l'accès pour les Canadiens.

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Détermination des secteurs d'intérêt pour le Groupe d'étude de l'accès à l'information

Sur quels secteurs le groupe d'étude devrait-il se pencher dans le cadre de son mandat ?

• Un grand nombre de participants ont indiqué que la gestion des dossiers/information constitue l'un des secteurs d'intérêt les plus importants pour le groupe d'étude, y compris la question des documents éphémères. Ils ont mentionné également que l'examen de l'utilisation des nouvelles technologies et son impact représentaient des questions essentielles sur lesquelles le groupe d'étude devrait travailler.
  
  
• On a indiqué que l'évaluation de l'influence des milieux de travail sur le respect de la Loi est un point particulièrement important pour le groupe d'étude. Selon les participants, la répartition des ressources humaines et financières, le développement de plans de carrière pour les coordonnateurs de l'accès à l'information, l'habilitation des bureaux d'accès à l'information et la formation des fonctionnaires à tous les niveaux au sujet de la Loi, des règlements et des politiques connexes peuvent influer grandement sur l'application de la Loi.
  
  
• On estime que l'établissement des pratiques exemplaires et des conditions dans lesquelles ces pratiques sont élaborées constitue un secteur d'intérêt important pour le groupe d'étude. Certains participants ont indiqué que le groupe d'étude devrait examiner les rôles précis du Conseil du Trésor, du ministère de la Justice et du Bureau du Conseil privé pour ce qui est de diriger et d'orienter la fonction publique dans la mise en application de la Loi et d'encourager la transparence du gouvernement.
  
  
• Un grand nombre de participants ont mentionné plusieurs aspects de la Loi, des politiques ou des règlements qui, selon eux, nécessiteraient l'attention du groupe d'étude. Il s'agit notamment des frais, des exemptions/exclusions, des délais, des prolongations, de la définition de «relevant d'une institution fédérale», des processus de tierce partie et du rôle du Commissaire à l'information et des relations de ce bureau avec les ministères et les institutions gouvernementales.
  
  
• Des participants ont suggéré que le groupe d'étude prenne également en considération la question de la «dénonciation» dans son travail, en ce qui a trait à l'accès à l'information.
  
  
• On a souligné également que le groupe d'étude devrait examiner la question de la protection de l'identité des demandeurs.

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