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Consultation - Renseignements personnels
le 13 mars 2001
Résumés des débats
Les résumés qui suivent mettent en lumière les points principaux au centre des débats de chacune des tables rondes et des séances plénières. Ce ne sont pas des procès-verbaux ni des transcriptions mot à mot, c'est plutôt une synopsis des points de vue des participants à la consultation.
Institutions représentées (21)
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Agence des douanes et du revenu du Canada
Agence canadienne d'inspection des aliments
Commission canadienne des droits de la personne
Citoyenneté et Immigration Canada
Services correctionnels
Ministère des Pêches et des Océans
Ministère de la Justice du Canada
Ministère de la Défense nationale
Santé Canada
Archives nationales du Canada
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie
Agence Parcs Canada
Commission de la fonction publique
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Gendarmerie royale du Canada
Conseil de recherches en sciences humaines
Conseil canadien des normes
Statistique Canada
Transports Canada
Anciens combattants Canada
1re partie : Questions et problèmes concernant les renseignements personnels
L'ensemble des participants convient que la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels prises ensemble établissent un bon équilibre entre le droit du citoyen à la protection des renseignements personnels et le droit d'être renseigné sur les activités du gouvernement, ce qui favorise la démocratie. Cependant, un grand nombre d'entre eux estiment qu'il est nécessaire que le public ait une meilleure compréhension de la façon dont les deux lois se complètent pour protéger les renseignements personnels. Les inquiétudes et suggestions rapportées ci-dessous ont été mises à jour au cours de débats où les participants étaient regroupés en cinq tables rondes.
- Des lignes directrices plus claires précisant les cas où
des renseignements personnels peuvent être publiés et ceux
où ils doivent être protégés contribueraient
à une certaine homogénéité dans les réponses
que font les ministères aux demandes de renseignements en vertu
de la Loi sur l'accès à l'information. Par exemple, quand
il faut protéger le nom des demandeurs lorsque des renseignements
personnels nécessitent une clarification soit au nom de la loi,
soit au nom de la politique.
- Il faudrait définir plus clairement ce qu'on entend par «
le public y a accès ». L'absence de signification généralement
acceptée de cette expression au niveau gouvernemental conduit
à un manque d'homogénéité dans les réponses
aux demandes concernant des renseignements personnels auxquels le public
peut avoir ou ne pas avoir accès.
- La protection des renseignements personnels concernant les fonctionnaires
pouvait, selon les participants, s'avérer nécessaire dans
certaines circonstances. Par exemple, lorsqu'un employé demande
à avoir accès aux notes sur des enquêtes internes
concernant le harcèlement, le nom des personnes interviewées
par les enquêteurs peut être vu par les auteurs présumés
du harcèlement, et ceux qui ont porté témoignage
pourraient en pâtir.
- Établir des critères pour aider à déterminer
lorsque les renseignements personnels devraient être protégés
et lorsqu'il est dans l'intérêt public de les divulguer
contribuerait à éliminer les incohérences dans
l'interprétation de l'expression « dans l'intérêt
public ».
- Protéger les renseignements recueillis au cours d'enquêtes
policières pendant plus de 20 ans peut être nécessaire
dans certaines circonstances, pour protéger les victimes et les
familles des victimes de dommages supplémentaires (p. ex. publication
de photos de victimes, etc.).
- Il est important d'établir un équilibre entre la protection
des renseignements personnels et la divulgation de renseignements pour
des raisons de sécurité publique. Par exemple, si un pilote
voit mal la nuit et est contraint de se limiter à voler de jour,
ce renseignement devrait pouvoir être divulgué à
un employeur. Chaque cas où il faut trouver un juste équilibre
entre la protection des renseignements personnels et la sécurité
publique devrait être évalué en toute objectivité.
- En accordant davantage de souplesse quant au délai de réponse
de 30 jours, on aiderait les ministères à traiter des
demandes volumineuses et complexes qui obligent à retirer des
documents une grande quantité de renseignements personnels, notamment
le nom des particuliers, leur numéro d'assurance sociale, leur
adresse, leur numéro de téléphone, leur numéro
de carte de crédit, etc.
- La question des demandes émanant de cabinets d'avocats et de
compagnies d'assurance, dans le cadre de processus de découverte
préalable pour des questions d'ordre juridique, a été
soulevée. Certains participants se demandent si l'on avait prévu
cette utilisation de la Loi lorsqu'on l'a votée.
- En clarifiant dans la loi ou la politique la distinction entre renseignements
personnels et renseignements de tiers dans certains contextes, on aiderait
les ministères à déterminer s'il est opportun de
divulguer des renseignements demandés en vertu de la Loi. Dans
le cas de petites entreprises à propriétaire unique, il
est parfois difficile de distinguer entre ce qui constitue des renseignements
personnels et des renseignements de tiers parce que l'intéressé
est très étroitement liée à l'entreprise.
Par exemple, lorsque le propriétaire unique travaille chez lui
et communique par courrier électronique avec le ministère
à propos d'un contrat, l'adresse électronique doit-elle
être considérée comme un renseignement personnel
ou non? Dans d'autres cas, des renseignements que l'on considérerait
normalement comme concernant la société pourraient, dans
certains contextes, révéler des renseignements personnels
- comme ce serait le cas pour des plaintes dans une petite industrie
où tous les acteurs se connaissent - qui permettraient à
des personnes de l'extérieur de glaner des renseignements personnels
(identité) d'après le contexte de la plainte. Ce genre
de situation crée une incertitude quant aux renseignements pouvant
être divulgués et à ceux qui devraient être
protégés comme constituant des renseignements personnels;
cela conduit à des incohérences d'un ministère
à l'autre.
- L'accessibilité des renseignements recueillis au cours du processus
contractuel pose problème lorsque les sociétés
répondant à un appel d'offres du gouvernement font une
demande d'accès pour découvrir des renseignements sur
la soumission sélectionnée. Le curriculum vitae et d'autres
renseignements personnels relatifs aux particuliers associés
à cette soumission ne sont pas divulgués, même si
les facteurs déterminants de la sélection peuvent inclure
la qualification personnelle de ces particuliers. C'est une source de
frustration pour les sociétés qui ont vu leur offre rejetée.
- Bien que les participants reconnaissent la capacité des technologies de l'information et des communications à transformer les interactions du gouvernement avec les citoyens, il faudrait traiter des questions de l'utilisation de la technologie. Par exemple, en raison de l'utilisation de serveurs centraux ainsi que d'ordinateurs personnels de bureau pour le stockage des renseignements personnels, on peut craindre que les particuliers ne perdent la maîtrise des renseignements qui les concernent. Le courrier électronique a été cité comme posant problème lorsqu'il contient des renseignements personnels qui devraient être considérés comme étant « protégés ». Il est souligné qu'en général on connaît mal les normes de sécurité de l'information et la façon dont elles sont appliquées, et on ne sait pas qui est chargé d'assurer cette sécurité. Les communications électroniques sont généralement stockées dans un serveur central avec fonction d'archivage. Si l'on ne conserve pas dans les archives traditionnelles des copies imprimées, il est à craindre que les courriers électroniques ne disparaissent dans un bureau parce que l'on n'a pas attribué la responsabilité de la garde de ces renseignements ou l'on n'a pas fait savoir de qui il s'agissait. Les participants souhaitent vivement que les spécialistes de la technologie de l'information reçoivent une formation en matière de règlements concernant la sauvegarde, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels, y compris la comparaison des données. Il faut instruire les employés des ministères sur les bonnes pratiques en matière de gestion de l'information pour tous les types de fichiers, dont les fichiers électroniques. Certains participants insistent vivement pour que l'on gère rigoureusement les bandes de sauvegarde conservées et que l'on fixe des calendriers de destruction dans le système ministériel de gestion de l'information.
2e partie : Principaux thèmes découlant de la 1re partie
1. Question de la dérogation à l' « intérêt public » (définition de « raison d'intérêt public »)
Les participants se sont mis d'accord sur la signification de l'expression
« intérêt public ». Les participants conviennent
que le « bien général » du public et la «
sécurité publique » définissent les cas dans
lesquels les renseignements doivent être divulgués ou protégés.
Par exemple, divulguer des renseignements sur les maladies contagieuses
ou des renseignements en matière d'immigration sur des contrevenants
condamnés, pourrait bien être dans l'« intérêt
public ». Par contre, on fait remarquer que divulguer des renseignements
qui pourraient être préjudiciables aux victimes ou aux familles
des victimes n'est pas considéré comme étant dans
l'« intérêt public ».
Dans les cas où le Commissaire à l'information recommande
la divulgation de renseignements personnels dans l' « intérêt
public », les ministères sont tenus, en vertu de la Loi sur
la protection des renseignements personnels, de consulter le Commissaire
à la protection de la vie privée. Si les Commissaires ont
des opinions divergentes sur le bien-fondé de la divulgation, il
faut faire intervenir le ministère de la Justice pour négocier
une solution.
Le Commissaire à la protection de la vie privée ne fait pas de recommandation officielle sur le recours à la disposition concernant l'« intérêt public » dans la Loi sur la protection des renseignements personnels tant que le ministère ne déclare pas son intention de divulguer des renseignements personnels. Selon certains participants, bien que les enquêteurs du Commissaire à la protection de la vie privée puissent donner une opinion non formelle sur la divulgation d'intérêt public en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, ils ne la soutiendront pas officiellement.
Il pourrait être avantageux de modifier la loi pour protéger les renseignements pendant plus de 20 ans, particulièrement lorsque le besoin de protéger la vie privée l'emporte sur l'intérêt public de la divulgation.
Selon les participants, bien que la notion d'« intérêt public » puisse être difficile à définir, il serait bon que l'on énonce les facteurs à prendre en considération, et ce, pour aider les ministères à prendre leurs décisions quant à la divulgation. Une meilleure compréhension de la notion d'« intérêt public » ainsi que des exemples d'exceptions aideraient les institutions à déterminer si elles doivent divulguer ou protéger les renseignements dans l'« intérêt public ». Cela donnerait plus d'homogénéité à l'application du principe d'intérêt public par l'ensemble des institutions.
Selon quelques participants, il serait bon de n'avoir qu'un Commissaire pour l'accès à l'information et la protection de la vie privée, comme dans d'autres territoires de compétences au Canada et ailleurs. Dans les cas litigieux, le Commissaire à l'information devrait consulter le Commissaire à la protection de la vie privé, et vice-versa.
2. Quand les renseignements personnels sont-ils « publics » et, donc, quand peut-on y avoir accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information?
Conformément à l'alinéa 19.2 de la Loi sur l'accès à l'information, les renseignements personnels peuvent être divulgués si le public y a accès. Il y a divergence de vues sur la question de savoir quand on peut considérer que le public a accès aux renseignements. Par exemple, alors que certaines institutions ne considèrent pas que la publication dans les journaux est un renseignement auquel le public a facilement accès, d'autres le considèrent. Certains participants soulignent que si des renseignements personnels se trouvent dans la presse, ils ne sont pas nécessairement vrais, et les institutions ne devraient pas avoir à confirmer s'ils le sont ou non, en se voyant demander de divulguer leurs documents. Il est convenu que si des renseignements corrects ne se trouvent pas dans la presse, on ne peut pas considérer que le public y a accès.
Puisque des renseignements personnels peuvent être en partie divulgués dans les documents judiciaires auxquels le public a accès, les demandeurs peuvent prétendre que les renseignements devraient être accessibles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Pour certains participants, il incombe au demandeur de rechercher les renseignements dans les archives des tribunaux. Certains participants indiquent que le Commissaire à la protection de la vie privée considère que le public n'a pas facilement accès aux renseignements personnels se trouvant dans les archives des tribunaux parce que, pour les obtenir, il faut faire une recherche lente et difficile dans les archives d'un tribunal en particulier. Également, lorsqu'il s'agit des fichiers de la police, certains participants estiment qu'il existe une différence entre ceux « auxquels le public a accès « et ceux » accessibles au public ». Par exemple, les forces de police recueillent une diversité de données que, théoriquement, quelqu'un pourrait obtenir de sources publiques, mais cela prendrait beaucoup de temps et serait coûteux. Si l'on pouvait avoir accès aux fichiers de police, on trouverait tous les renseignements au même endroit et peut-être davantage de renseignements que ce que l'on peut réunir soi-même. Cela pourrait aussi prévenir les gens qu'une enquête est en cours. Il est suggéré que si le public a accès aux renseignements, il incombe aux particuliers de les obtenir eux-mêmes des sources publiques.
3. Comment satisfaire deux Commissaires?
Les participants ont la perception que les bureaux des Commissaire à l'information et Commissaire à la protection de la vie privée devraient coordonner leur travail plus étroitement. Certains ont l'impression que les enquêtes au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels deviennent plus difficiles à résoudre.
Plusieurs participants ont observé que des demandeurs déposent une demande de renseignements identique en même temps auprès du Commissaire à l'information et du Commissaire à la protection de la vie privée. Il est suggéré que le fait de communiquer autant de renseignements que possible en vertu d'une Loi ou de l'autre diminuerait la tendance qu'ont les gens à déposer deux demandes. Certains participants ont répondu qu'ils avaient tendance à répondre aux doubles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels plutôt que de la Loi sur l'accès à l'information. En conséquence, on ne divulgue pas certains renseignements personnels et autres. D'autres participants ont demandé si les demandeurs y « perdent au change » lorsque les renseignements sont divulgués en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels parce que le demandeur ne connaîtrait pas les raisons de ne pas divulguer des renseignements sensibles non personnels puisque l'on n'indiquerait pas sur les documents communiqués les exemptions en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Néanmoins, les avantages de cette méthode pour le bureau de l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels sont, entre autres, d'éviter deux demandes, deux plaintes et d'avoir à traiter avec deux Commissaires.
4. Quand devrait-on protéger/divulguer des renseignements personnels sur les fonctionnaires?
Les renseignements personnels sur les fonctionnaires, renseignements liés à leur poste, ne sont pas protégés, ce qui signifie que le nom et l'opinion des employés du gouvernement ne sont pas protégés en tant que renseignements personnels. Les participants pensent, par conséquent, qu'on ne peut garantir que les noms des employés et les déclarations faites lors d'enquêtes de harcèlement ou de grief demeureront confidentiels et, donc, cela risque de réprimer les témoignages lors des enquêtes et d'avoir un effet négatif sur la gestion interne des ministères ou services.
Selon les participants, la loi devrait permettre que les ministères gouvernementaux usent de leur discrétion pour décider de protéger ou de divulguer le nom des fonctionnaires. Il faudrait donc définir les facteurs auxquels ils feraient appel pour user de cette discrétion.
D'un commun accord, les participants indiquent que dans certaines circonstances, comme dans le cas des dénonciateurs (gardiens de la morale), il faudrait protéger le nom des fonctionnaires. Il semble aussi que cela encouragerait ceux-ci à discuter franchement des problèmes et favoriserait la créativité et les solutions innovatrices en matière de changement. D'autres participants, par contre, font remarquer que les fonctionnaires sont en dernier ressort responsables vis-à-vis des citoyens qu'ils servent et, donc, que leurs noms devraient être divulgués. Par exemple, on estime qu'il serait tout à fait approprié de rendre public le nom des fonctionnaires responsables de la sécurité de l'eau.
