Consultations à propos de l'information de nature financière et commerciale
le 16 mars 2001

Les consultations ont porté sur les questions et les préoccupations de la collectivité qui s'occupe de l'information de nature financière et commerciale. Le présent sommaire fait état des principaux sujets abordés à chacune des tables rondes et pendant les séances plénières, et il ne tient pas lieu de procès-verbal ni de compte rendu exhaustif.

Participants (18)

Affaires indiennes et du Nord Canada
Agence canadienne de développement international
Agence canadienne d'évaluation environnementale
Agence canadienne d'inspection des aliments
Agence des douanes et du revenu du Canada
Agriculture et Agro-alimentaire Canada
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
Conseil d'examen du prix des médicaments brevetés
Conseil national de recherches Canada
Défense nationale
Office national de l'énergie
Pêches et Océans Canada
Santé Canada
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Solliciteur général du Canada
Transports Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Questions, préoccupations et propositions en matière de changement

Les participants s'entendent pour dire que même si les dispositions actuelles de la Loi assurent une bonne protection de l'information commercialement sensible fournie par des tiers au gouvernement, ils craignent qu'un relâchement des dispositions n'ait des effets négatifs. Si les entreprises n'ont pas l'impression que la confidentialité de leur information est assurée, elles pourraient choisir de ne pas offrir leurs services au gouvernement du Canada ou, ce qui est plus grave, de ne pas fournir au gouvernement les renseignements dont il a besoin pour offrir un certain nombre de programmes, dont ceux liés à la santé et à la sécurité. Les participants ont insisté sur le fait que pour maintenir la collaboration et une relation de confiance, le gouvernement ne peut se permettre de donner l'impression d'affaiblir la protection de l'information confidentielle des entreprises qui traitent avec lui.

Les sociétés d'État et les organismes quasi gouvernementaux non couverts par la Loi suscitent des inquiétudes. On ne sait pas avec certitude si l'information qu'ils possèdent est assujettie à la Loi lorsqu'ils la communiquent au gouvernement. Les sociétés d'État et les organismes quasi gouvernementaux veulent qu'on les rassure que l'information commercialement sensible qu'ils fournissent sera protégée par le gouvernement. Les participants expriment le besoin d'accorder une protection à ces organismes, en vertu de l'article 20, pour qu'ils continuent de fournir des renseignements commerciaux importants au gouvernement.

Une question connexe est soulevée à propos de la responsabilité de l'information qui relève d'un ministère assujetti à la Loi, mais qui a par la suite été transmise à un nouvel organisme hybride dans le cadre de l'initiative de diversification des modes de prestation des services, de la création d'un organisme de service spécial ou encore de la conclusion d'un marché. Il en découle des questions liées à la définition de l'expression " relevant ". Les participants indiquent que c'est au moment où l'information est transmise qu'il convient d'aborder la question de l'accès à l'information, car il est beaucoup plus difficile de le faire après coup et ils recommandent que la nécessité d'aborder la question de l'accès soit intégrée à la politique relative à la diversification des modes de prestation des services. Qui plus est, il conviendrait de s'entendre dès le début avec les organismes issus de la diversification des modes de prestation des services au sujet de l'information qui peut être divulguée de façon informelle. Ce faisant, ces organismes continueraient d'être considérés comme responsables et transparents dans la conduite de leurs activités commerciales.

Même si une entreprise considère toujours comme confidentielle son information commercialement sensible, elle pourrait avoir l'impression d'en perdre le contrôle si elle la communique au gouvernement aux termes d'un règlement ou en vertu d'un marché. Le ministère et l'entreprise pourraient ne pas s'entendre sur le préjudice éventuel qui pourrait découler de la communication de l'information pour répondre à des demandes d'accès. D'après les participants, il est difficile d'entretenir des relations ouvertes, transparentes et fondées sur la confiance entre le gouvernement et l'industrie, lorsqu'il y a désaccord sur la question de l'accès.

Une des solutions recommandées consiste à encourager une plus grande uniformité, à l'échelle pangouvernementale, des interprétations de l'information qui peut être communiquée et de celle qui ne peut l'être. Il serait utile de connaître les lignes directrices et les pratiques exemplaires établies par les ministères pour leurs propres activités, ainsi que des exemples de ce qu'ils considèrent comme une divulgation préjudiciable. De telles lignes directrices pourraient être mises à jour régulièrement et communiquées aux autres ministères. On a besoin d'un mécanisme de coordination entre les ministères pour traiter les demandes d'accès qui ne se limitent pas à un seul ministère.

Collaborer avec les petites entreprises au sujet des questions liées à l'accès à l'information pose un défi en matière de communication car le concept d'information commercialement confidentielle n'est pas toujours facile à comprendre ou à appliquer, et il n'est pas facile de comprendre la notion de préjudice probable/important ou encore le recours aux dispenses. Il convient d'informer les tiers des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information qui s'appliquent aux entreprises.

Lorsqu'il faut prouver qu'il y a préjudice, le fait que c'est à l'entreprise de montrer que l'information ne peut être communiquée peut constituer un fardeau. On fait remarquer que les observations à adresser au gouvernement pour prouver qu'un dossier ne peut pas être divulgué peuvent représenter un coût prohibitif pour les petites et moyennes entreprises (PME). De meilleures définitions ou lignes directrices sur la terminologie utilisée dans la Loi, comme l'expression " risquerait vraisemblablement " dans l'article 20 et le concept de " préjudice " aideraient les tiers à mieux comprendre le critère préliminaire à respecter. On recommande également que lorsque le tiers prétend que la communication de l'information causera un préjudice, c'est au gouvernement qu'il devrait incomber d'établir le contraire.

Les participants recommandent que l'on envisage un autre mécanisme de règlement des conflits lorsqu'il s'agit de conflits avec des tiers, pour alléger certains enjeux. Certains participants sont d'avis que le système en place est trop rigide et que souvent les conflits aboutissent devant les tribunaux. De nombreuses PME ont des ressources limitées et peu d'expérience pour défendre leurs droits à la confidentialité de leur information commerciale devant les tribunaux.

Il arrive que la personne qui présente une demande d'accès à l'information pose un problème à l'entreprise, lorsqu'il s'agit d'un concurrent. À l'heure actuelle, l'identité des demandeurs est protégée, mais même si des ministères subissent des pressions croissantes de la part des entreprises, du CIC et d'autres organismes pour abolir cette restriction, ils jugent important de maintenir la protection. Par ailleurs, divulguer le nom des demandeurs faciliterait la tâche aux ministères et leur permettrait de traiter leurs demandes de façon informelle.

L'article 27 de la Loi sur l'accès à l'information exige que le gouvernement avise/consulte les tiers, même lorsqu'on sait que l'information sera divulguée. On laisse entendre que le gouvernement ne devrait pas consulter les tiers lorsque la jurisprudence indique très clairement que l'information doit être communiquée. Certains participants pensent que les avis de communication aux tiers et les contestations devant la Cour fédérale pourraient n'être qu'une tactique dilatoire qui favorise les tiers. La procédure relative aux tiers coûte très cher aux contribuables et aux PME, et il conviendrait de l'éviter lorsque l'aboutissement est manifeste. On pense par ailleurs que la commissaire à l'information pourrait exercer des pressions pour que l'information soit communiquée lorsque les coordonnateurs de l'accès à l'information savent, par expérience, que l'information peut et devrait être protégée.

Le moment choisi pour présenter des demandes d'accès a son importance lorsque l'information est de nature financière et commerciale, étant donné la nécessité de consulter les tiers. Il est recommandé que des prolongations réalistes soient accordées pour tous les types de délais, y compris pour les consultations de tiers, si les opérations du ministère sont compromises. La période de 20 jours autorisée pour l'intervention des tiers est trop courte lorsqu'il faut examiner de nombreux documents de nature technique. Les entreprises n'ont pas assez de temps pour faire un bon examen dans le bref délai accordé, lorsque l'expertise technique requise fait défaut sur place. Au gouvernement, il y a des situations qui ne se produisent pas, par exemple les fermetures prolongées pour l'été ou à Noël. Les délais accordés pour les avis de communication prévue ne sont pas assez longs, pour les entreprises étrangères, lorsque des consultations doivent être tenues auprès des ambassades des pays en cause, et lorsque la langue constitue un obstacle. Parfois, les ministères ne peuvent identifier les tiers visés, lorsque les produits arrivent au Canada par l'intermédiaire d'entreprises d'exportation-importation.

En vertu de l'ALENA, de l'OMC, etc., il pourrait être essentiel de tenir des consultations auprès des tiers non résidents pour leur donner des chances d'intervention équitables. Certains participants font remarquer que les délais serrés prévus par la Loi sur l'accès à l'information pourraient faire obstacle aux poursuites judiciaires (p. ex., dans le cas de l'OMC) et, partant, compromettre la position du Canada en situation de conflit.

On craint que lorsque le gouvernement s'adresse aux tribunaux pour défendre des intérêts commerciaux, les avocats de la partie adverse recourent à la Loi sur l'accès à l'information pour obtenir des renseignements qu'ils n'ont pu obtenir via le processus interrogatoire préalable, ce qui pourrait mettre le gouvernement dans une position désavantagée.

On exprime une certaine incertitude face à la question de savoir si une information nouvelle est créée lorsqu'on répond à une demande d'accès par l'intermédiaire d'une base de données. Selon le consensus, chaque élément d'information versé dans une base de données peut être considéré comme de l'information, et le recueil des données, d'une quelconque façon, pour préparer une réponse ne consiste pas vraiment à créer un nouveau dossier. Les participants semblent dire qu'une ligne directrice sur la question serait utile.

Les participants constatent un manque d'uniformité à l'échelle interministérielle dans le processus permettant de déterminer la nature confidentielle de l'information. Un ministère peut protéger un document qu'il juge confidentiel alors qu'un autre peut l'afficher sur son site Web. Les participants préconisent des éclaircissements et une sensibilisation à la question et demandent de l'information sur la question de savoir quand il y a lieu de tenir des consultations. Lorsque le texte législatif n'est pas clair, il se pourrait que l'interprétation doive être soumise aux tribunaux. On laisse entendre qu'une meilleure coordination entre le Secrétariat du Conseil du Trésor et des ministères comme Industrie Canada pourrait être utile.

Plusieurs participants soulignent la nécessité d'harmoniser nos pratiques avec les pratiques d'accès américaines et d'en informer les entreprises américaines qui œuvrent au Canada. Les tiers américains doivent comprendre les répercussions de la Loi sur l'accès à l'information en vigueur au Canada lorsqu'ils traitent avec le gouvernement du Canada, pour qu'une relation de confiance soit entretenue et pour qu'une information exacte puisse circuler entre les deux pays, en temps opportun.

On laisse entendre qu'il serait bon, pour le gouvernement, d'analyser tous les cas soumis à la Cour fédérale par des tiers, aux termes de l'article 44 de la Loi sur l'accès à l'information, aux fins de révision d'une décision visant la communication d'un document. Certains pensent qu'il serait utile de savoir combien de cas de ce genre se sont présentés, qui étaient les demandeurs, quels étaient les sujets de préoccupation et quelle décision a été rendue par la Cour.

Il est fermement recommandé que le gouvernement informe mieux les tiers, ainsi que les secteurs de programmes des ministères. Il faut fournir davantage de conseils aux employés exécutants des ministères et insister sur leur formation, pour qu'ils aient une meilleure idée de l'information qui peut être communiquée et de celle qui ne peut l'être, de préférence au moyen d'instruments simples dont l'utilisation est largement répandue, et qui fournissent des exemples concrets. Les sections des services juridiques devraient communiquer régulièrement entre elles et avec la Section du droit à l'information et à la protection des renseignements personnels du ministère de la Justice, pour promouvoir l'uniformité des interprétations à l'échelle pangouvernementale.

Il serait bon d'insister davantage sur les bonnes pratiques de gestion des documents et sur l'établissement des sources d'information " ouvertes " dès le début. C'est quelque chose qui pourrait être fait dans tout le ministère, par exemple pour ce qui est de la conception des formules et de celle des instruments de collecte de l'information, avec la participation du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour solliciter ses conseils aux étapes conceptuelles. La communication proactive et la diffusion courante de renseignements commerciaux non délicats, en particulier via les sites Web du gouvernement, sont recommandées comme un moyen qui pourrait être efficace pour réduire le nombre de demandes présentées officiellement aux termes de la Loi sur l'accès à l'information.

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