Consultation avec les coordonnateurs de l'accès à l'information, le 19 mars 2001

La présente consultation avec les coordonnateurs de l'accès à l'information (AI) visait à délibérer sur neuf questions précises ayant été relevées par le Groupe d'étude pendant la rencontre tenue le 19 octobre 2000 avec le même groupe. Ces sujets étaient : la délégation, la reddition de comptes, la révision à l'interne, la présentation de rapports/les statistiques, la formation et la sensibilisation, les réseaux d'apprentissage, le processus d'accès - l'usage de la technologie pour améliorer le service et la divulgation courante et proactive de renseignements. Ces discussions sont décrites dans les sections A à H qui suivent. Enfin, on a demandé aux participants de déterminer les éléments qui caractériseraient un bon régime d'accès. Ces éléments sont énumérés à la section I. Ce synopsis fait ressortir les principaux points soulevés dans les discussions tenues à chacun des tours de table et au cours des séances plénières.

Institutions participantes (43)

Affaires étrangères et commerce international
Affaires indiennes et du nord
Agence canadienne de développement international
Agence canadienne d'inspection des aliments
Agence de promotion économique du Canada atlantique
Agence des douanes et du revenu du Canada
Agence spatiale canadienne
Agriculture et agroalimentaire Canada
Anciens combattants Canada
Archives nationales du Canada
Banque du Canada
Bibliothèque nationale du Canada
Bureau de l'inspecteur général du Service canadien du renseignement de sécurité
Bureau de la sécurité des transports du Canada
Bureau du surintendant des institutions financières du Canada
Bureau du Conseil privé
Centre de recherches sur les communications Canada
Citoyenneté et immigration Canada
Commission de la capitale nationale
Commission de l'immigration et du statut de réfugié
Commission nationale des libérations conditionnelles
Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
Condition féminine Canada
Conseil du trésor du Canada, secrétariat
Conseil national de recherches Canada
Défense nationale
Développement des ressources humaines Canada
Développement économique Canada pour les régions du Québec
Environnement Canada
Ministère des Finances
Gendarmerie royale du Canada
Industrie Canada
Ministère de la Justice Canada
Patrimoine canadien
Pêches et océans Canada
Ressources naturelles Canada
Santé Canada
Service canadien du renseignement de sécurité
Service correctionnel du Canada
Solliciteur général Canada
Statistique Canada
ransports Canada
Travaux publics et services gouvernementaux Canada

A) Délégation

Dans son examen des autres administrations, le Groupe d'étude a découvert que la délégation de responsabilités en matière d'accès à l'information varie considérablement et qu'elle varie dans une certaine mesure au sein de nos propres institutions gouvernementales. Au Canada, la délégation peut prendre différents visages, d'un coordonnateur ministériel de l'AI ou d'un agent équivalent, qui se fait déléguer les pleins pouvoirs et les responsabilités complètes, à la délégation de divers genres de décisions à des niveaux différents au sein de la chaîne de commandement de l'institution.

En Irlande, les décisions sur l'accès à l'information sont prises par des gestionnaires de première ligne (connus sous le nom de « décisionnaires ») investis de pouvoirs délégués. Au Royaume-Uni, on s'attend à ce que la plupart des agents et des gestionnaires de première ligne prennent les décisions concernant la divulgation ou la dissimulation de renseignements. Les coordonnateurs de l'accès constitueront un centre de compétences et jouent le rôle de conseillers des décisionnaires. Dans le cadre de cette structure, la responsabilité de la prise de décisions incombe complètement aux gestionnaires de programmes et de politiques de l'ensemble de l'institution, et non aux services d'AI équivalents.

On a demandé aux participants de déterminer les avantages et les inconvénients de la délégation générale.

Avantages

• La délégation disséminée peut mener à des décisions plus rapides et efficaces relativement à la divulgation, et peut-être à un meilleur service offert au public.
• Il pourrait y avoir une collaboration plus solide entre les bureaux ministériels de l'AI et les secteurs des programmes et des politiques.
• Les secteurs des programmes pourraient être davantage sensibilisés à l'AI et demander une formation plus avancée dans ce domaine.
• Les secteurs des programmes pourraient être plus sensibilisés à l'amélioration de la gestion des dossiers et s'y intéresser davantage.
• Il pourrait y avoir renforcement de la délégation et de l'autorité qui existent déjà dans les secteurs des programmes à l'égard de la divulgation courante de renseignements au moyen de voies parallèles et informelles.
• Les secteurs des programmes pourraient avoir une meilleure compréhension par suite des répercussions des divulgations de renseignements.
• Davantage de renseignements pourraient être divulgués par le gouvernement à long terme, en présumant que la culture deviendrait plus ouverte.
• Le Commissaire à l'information pourrait avoir plus de responsabilités en matière de négociation et de résolution de problèmes.

Inconvénients

• L'absence d'un point de coordination et de contrôle des demandes dans une institution peut mener à une incohérence accrue au niveau des divulgations et à une qualité moindre de la gestion des demandes et des réponses, ainsi qu'aux retards qui en résultent. Le gouvernement pourrait être perçu comme une institution qui ne prend plus au sérieux ses obligations en AI.
• Sans une meilleure connaissance et une meilleure formation dans l'ensemble de la fonction publique, la quantité d'erreurs pourrait augmenter, ce qui se traduirait par une approche plus prudente à l'égard de la divulgation de renseignements.
• L'absence de point central de responsabilité peut faire en sorte qu'il sera plus difficile pour les ministères de recueillir des statistiques et de faire rapport au Parlement sur l'AI.
• Une autorité centrale bénéficierait d'un point de vue plus général du ministère et d'une meilleure compréhension de l'impact de la divulgation de renseignements délicats, tels que les documents confidentiels du Cabinet. Dans le cas de certaines exemptions en particulier, il est plus avantageux que la délégation se fasse à un niveau plus élevé. C'est notamment le cas lorsque le chef de l'institution doit prendre la décision.
• Dans le contexte de la décentralisation, d'autres ressources peuvent être nécessaires pour gérer les demandes dans chaque secteur opérationnel, ce qui mènerait à d'autres investissements en ressources de l'AI dans l'ensemble du gouvernement. Compte tenu des priorités incompatibles en matière de secteurs de programmes et de l'absence de ressources adéquates, il se pourrait que les questions de programme aient priorité sur l'AI. De plus, les gestionnaires de première ligne pourraient éprouver du ressentiment à l'égard de l'AI s'ils estiment que les ressources ont été écartées du programme.
• Il se pourrait que les responsabilités soient brouillées ou se chevauchent (Qui serait responsable des échéances? Qui ferait rapport au Parlement? Qui ferait affaire avec les demandeurs?).
• Il pourrait être plus difficile de garantir et de préserver l'anonymat des demandeurs, et donc de prévenir les perceptions de partialité dans le traitement des demandes.
• La décentralisation nécessiterait des modifications à la législation afin de simplifier les exemptions (moins d'exemptions rédigées en une langue plus claire) et des directives générales plus claires et plus simples, des exigences en matière de déclarations et des outils plus nombreux et améliorés pour aider les décisionnaires.

B) La responsabilité

Dans le cadre d'une consultation précédente avec les coordonnateurs de l'AI (19 octobre 2000), le Groupe d'étude a entendu différentes suggestions sur des façons d'accroître la responsabilité en ce qui touche la fonction d'AI au sein des institutions. La suggestion la plus souvent entendue consiste à inclure l'AI et peut-être la gestion de l'information dans les accords de responsabilité des cadres supérieurs et dans les évaluations de rendement des autres fonctionnaires. Il a également été proposé de recommander la présentation de rapports réguliers sur des questions d'AI au comité de la haute direction de chaque institution, y compris une exigence de faire rapport sur les cas litigieux et sur les échéances non respectées. En outre, il a été suggéré que les cadres supérieurs de l'institution soient tenus d'établir clairement que le fait de répondre aux demandes de renseignements constitue un volet intrinsèque du travail de l'institution, et non un ajout, et que les secteurs des programmes surveillent le mauvais rendement en ce qui concerne les demandes d'accès à l'information.

On a demandé aux participants de discuter des répercussions de l'établissement d'un lien entre les fonctions d'AI et de gestion de l'information (GI) et la gestion du rendement. Les points suivants donnent un aperçu de cette discussion :

• L'établissement d'un lien entre les fonctions d'AI et de GI et les évaluations de rendement constituerait des étapes plus concrètes vers une évolution plus rapide de la culture et une « défense » de l'AI et de l'accès informel par les cadres supérieurs.
• On pourrait favoriser une meilleure acceptation et une meilleure connaissance des méthodes d'AI et d'accès informel par les gestionnaires et les fonctionnaires comme volet régulier des activités gouvernementales.
• Il pourrait en découler une reconnaissance accrue du Bureau de l'AI comme centre de conseils et de compétences et une connaissance du rôle des coordonnateurs de l'AI.
• Un meilleur soutien des cadres supérieurs, pouvant mener à l'affectation de plus de ressources et d'outils aux Bureaux de l'AI, pourrait découler d'une meilleure compréhension des besoins du programme aux niveaux supérieurs.
• Les participants estimaient également que l'on devrait tenir compte d'autres aspects essentiels de l'établissement de liens de l'AI et de la GI aux accords de rendement et aux évaluations de rendement, p. ex. les niveaux de ressources, la formation, la connaissance.

C) La révision à l'interne

Les lois de l'Australie, de l'Irlande et du Royaume-Uni comportent toutes des dispositions concernant la révision à l'interne des décisions de l'institution avant que le demandeur puisse porter une plainte devant le prochain niveau de recours. Les États-Unis sont également dotés de mécanismes de révision à l'interne, mais il s'agit d'une pratique administrative, et non d'une exigence de la loi. Aucune administration publique au Canada n'a institué de mécanisme de révision à l'interne.

Règle générale, une révision à l'interne est effectuée dans les autres administrations par une personne qui se trouve à un niveau supérieur dans l'organisation, mais qui, dans la hiérarchie, ne se trouve pas en ligne directe avec la personne qui a pris la décision initiale de divulgation. De plus, dans les cas où cette décision a été prise par le ministre, il est impossible de procéder à une révision à l'interne au sein de l'organisation.

Dans ces pays, la révision à l'interne est perçue comme un mécanisme utile qui diminue le nombre des plaintes formelles et qui offre aux organisations un mécanisme de rétroaction et une occasion d'apprentissage.

On a demandé aux participants de formuler des observations sur le bien-fondé et les lacunes d'un mécanisme de révision à l'interne et sur la manière dont un tel mécanisme affecterait la décision qui en résulterait et le rapport avec le demandeur. Voici les principaux points de discussion :

• Une révision à l'interne pourrait inciter les demandeurs à revenir au ministère pour le règlement de problèmes de procédure simples comme les retards et les droits; il s'agit d'un élément positif.
• À l'heure actuelle, les demandeurs possédant moins d'expérience ne savent peut-être pas comment leur demande a été traitée ou étudiée et peuvent se montrer hésitants à interroger le Bureau de l'AIPRP en raison d'un manque de confiance. La révision à l'interne peut offrir un mécanisme d'explication neutre. Cependant la révision à l'interne pourrait ne pas satisfaire les demandeurs qui n'ont pas confiance en l'organisation en général.
• L'un des mérites importants de la révision à l'interne résiderait dans la possibilité de faire ressortir les problèmes systémiques, tels les retards chroniques, afin que la direction puisse y prêter attention et les corriger.
• Un mécanisme de plainte à l'interne soulagerait le Bureau du commissaire à l'information d'une partie de son fardeau si le demandeur obtient satisfaction. Par ailleurs, le Commissaire à l'information peut estimer que la révision à l'interne constitue une tentative de diminuer l'autorité de son bureau.
• Le mécanisme de révision à l'interne exigerait une compétence et un pouvoir clairs permettant de renverser la décision initiale et les cadres supérieurs peuvent se montrer hésitants à contester la décision prise par un collègue.
• Les coordonnateurs de l'AI peuvent se sentir remis en question et dévalorisés par un mécanisme de révision à l'interne. (Les participants ont estimé qu'ils avaient fait de leur mieux pour chaque demande.)
• Dans les plus petits organismes où le coordonnateur de l'AIPRP relève directement du dirigeant ou de l'adjoint au dirigeant de l'institution, il pourrait être difficile de trouver une personne à un niveau suffisamment élevé pour mener la révision à l'interne qui n'est pas en ligne hiérarchique directe avec l'auteur de la décision prise.
• Un mécanisme de révision à l'interne pourrait tenir compte davantage du point de vue régional, ce qui est un élément positif.
• La révision à l'interne nécessiterait très vraisemblablement un gros changement de culture mais pourrait aussi contribuer à un changement culturel.
• En général, les participants estimaient peu vraisemblable que les demandeurs voient la révision à l'interne comme un mécanisme vraiment indépendant et ne diminueraient probablement pas le nombre de plaintes formelles.

D) Rapports/Statistiques

Dans ses consultations internes et externes, le Groupe d'étude a noté un fil conducteur : les données sur l'AI qui sont recueillies ne traçent pas un portrait complet et significatif de la réalité en évolution de l'accès à l'information. De plus, les données existantes ne renseignent pas beaucoup au sujet des questions et des problèmes du système. Bref, elles ne révèlent pas toute la réalité ni ne sont très utiles pour appuyer une amélioration continue du système.

On a demandé aux participants de discuter des données qui doivent être obtenues afin de produire un portrait réel, de l'effort qu'il faudrait déployer pour obtenir ces données et de la question de savoir si les renseignements devraient être communiqués au public. Les points suivants donnent un aperçu de cette discussion :

• Les participants estimaient généralement que les statistiques actuelles devraient être augmentées de manière à refléter les ressources réelles consacrées à répondre aux demandes d'AI, comme le temps consacré par les secteurs de programme à la révision de documents, le temps consacré par le bureau des communications à rédiger des info-capsules, le coût de l'obtention d'avis juridiques ou de la consultation de tiers ou d'autres institutions gouvernementales. On estimait que même si le coût de consultations volumineuses peut être très élevé, il ne se reflète pas nécessairement dans les données actuelles.
• Un portrait complet des activités du Bureau de l'AIPRP est nécessaire pour établir plus clairement que ces bureaux font, par exemple, de la consultation avec des cadres supérieurs et des conseillers juridiques, avertissement au bureau des communications, règlent des plaintes, négocient et traitent des divulgations informelles, mènent des consultations avec d'autres institutions et des tiers et offrent des séances de formation et de sensibilisation dans leurs institutions. L'obtention de ces renseignements aidera le Bureau de l'AIPRP à rendre compte du temps consacré à toute la gamme de ses activités, liées à l'accès et non seulement aux demandes de traitement.
• Le nombre de pages revues au titre des demandes et le nombre de pages revues pour les consultations reçues donneraient un portrait de la charge de travail au Bureau de l'AIPRP qui serait plus exact que simplement le compte du nombre de demandes.
• La présentation de rapports sur des méthodes complémentaires et parallèles de prestation de renseignements par chaque institution en dehors du contexte de la Loi donnerait un portrait plus précis du gros volume de renseignements gouvernementaux qui font l'objet d'une divulgation publique.
• Les participants ont affirmé qu'il serait utile de disposer de rapports sur les dispositions de la Loi qui ont fait l'objet de plaintes formelles et des conclusions du Commissaire à l'information au sujet de ces plaintes pour indiquer les secteurs problématiques précis.
• Les participants estimaient qu'il doit y avoir uniformité entre les statistiques obtenues par les ministères au sujet des plaintes formelles et celles qui sont obtenues par le Bureau du commissaire à l'information. Les catégories de plaintes doivent être simplifiées et uniformisées entre le Bureau du commissaire à l'information et le Secrétariat du Conseil du trésor.
• Il serait utile de disposer d'une définition des demandes complexes et de statistiques sur le nombre de demandes complexes traitées par une institution.
• Le fait de disposer de données statistiques exhaustives permettrait une meilleure gestion des horaires de travail. Par exemple, le fait de pouvoir discerner les hauts et les bas dans la charge de travail par l'obtention de données sur le suivi serait utile pour gérer le processus. Plusieurs participants ont fait observer que le logiciel ATIPFlow déjà utilisé dans un certain nombre d'institutions comporte une fonction efficace de rapports à la direction.
• Certains participants ont signalé qu'à l'heure actuelle, les « crises » ne sont pas rapportés, mais qu'ils donneraient une indication plus juste des pressions qui ont cours dans le Bureau de l'AIPRP.
• Des participants ont dit qu'il serait utile de consigner les motifs légitimes des retards et de faire rapport sur ces motifs.
• Il a été proposé qu'un projet-pilote soit entrepris avec des ministères volontaires pour concevoir et mettre à l'essai un nouveau système de cueillette de statistiques avant que l'instauration de ce système soit exigée.
• On estimait généralement que les Bureaux de l'AIPRP devaient disposer de ressources appropriées pour préparer des rapports plus complets et que tel n'était pas le cas de bon nombre d'entre eux.

E) Formation et sensibilisation

Pendant la consultation du 19 octobre 2000 avec les coordonnateurs de l'AIPRP, la formation et la sensibilisation des gestionnaires et du personnel au sujet de l'accès à l'information ont également été identifiées comme des éléments clés de l'amélioration des attitudes et du rendement au niveau de l'accès.

On a demandé aux participants de discuter des meilleures façons de fournir de la formation à tous les gestionnaires. Ils se sont également fait demander des suggestions sur des façons d'augmenter la sensibilisation et de promouvoir une culture dans la fonction publique fédérale qui correspondrait aux principes de l'accès à l'information et soulignerait que la prestation de renseignements au public constitue un volet intrinsèque et précieux de son rôle. Les points qui suivent donnent un aperçu des suggestions des participants.

Les participants convenaient généralement qu'une volonté ferme d'appuyer la valeur des renseignements gouvernementaux et le droit du public d'y avoir accès doit d'abord être exprimée à l'échelon le plus élevé, en commençant par le greffier du Conseil privé jusqu'aux administrateurs généraux de tous les ministères.

Des voies de communications ascendantes et descendantes sont nécessaires.

Il a été proposé que des appels de courtoisie dynamiques du coordonnateur de l'AIPRP à tous les cadres supérieurs, y compris les S.-M.A. et les S.-M., assureraient le maintien de la connaissance des questions d'accès au sein du ministère et feraient ressortir les éléments positifs et les cas problématiques.

• Les participants ont recommandé que les coordonnateurs de l'AIPRP demandent à être inclus dans les réunions de gestion, les tribunes ministérielles et les ateliers pour mettre en relief les questions d'accès.
• Il a été convenu que tous les employés doivent recevoir une formation générale en AIPRP complétée par des outils électroniques, les fiches de renseignements et les guides dont disposent tous les employés dans les sites Intranet sur l'AIPRP au sein des ministères. Une formation plus détaillée serait profitable à certaines personnes clés comme les agents de liaison de l'AIPRPdans les secteurs opérationnels. Des outils et des aides à la formation conviviaux peuvent être élaborés au centre, tout comme des rappels continus des principes d'accès, et diffusés dans tout le gouvernement.
• Des participants ont suggéré que les besoins en formation en matière d'AIPRP soient adaptés à divers niveaux d'intérêt, aux besoins commerciaux et aux secteurs d'activité de l'organisation et soient intégrés à une formation de perfectionnement en gestion tant dans les institutions individuelles que dans les modules de cours offerts dans tout le gouvernement.
• Le concept de la responsabilité à l'égard du grand public, dont la motivation est axée sur le citoyen, devrait faire partie de l'orientation de tous les nouveaux employés, tout comme une visite du Bureau ministériel de l'AIPRP. Les avantages de l'ouverture et de la transparence doivent être soulignés dans la formation destinée à tous les fonctionnaires.
• L'accès aux renseignements gouvernementaux en général pourrait être situé dans un contexte plus général de service au public et faire partie d'un ensemble de valeurs et d'une vision pour les fonctionnaires. Le fait d'envisager les demandeurs d'accès comme des « clients » du ministère et de modifier la langue utilisée peut faciliter un changement de culture.
• Il a été proposé qu'une « Journée de l'AIPRP » se tienne chaque année dans chaque institution gouvernementale pour susciter la curiosité et l'intérêt.

F) Les réseaux d'apprentissage

Aux fins de l'AIPRP, les « réseaux d'apprentissage » sont utilisés avec passablement de succès dans certains pays et certaines provinces, comme l'Irlande ou l'Alberta, comme mécanisme d'établissement des compétences pour la communauté de l'AI. Ces réseaux ont pour objet de fournir aux membres de la communauté qui ont des intérêts communs une tribune de partage des pratiques exemplaires et des expériences acquises, de cerner et de régler des problèmes communs et d'utiliser la technologie comme outil en vue de soutenir et de permettre l'apprentissage et le réseautage en collaboration. Les réseaux d'apprentissage sont des mécanismes d'acquisition et d'actualisation des connaissances, des aptitudes et des contacts. Ils permettent en outre de confronter les nouvelles idées et questions en collaboration, d'apprendre d'autrui et avec autrui et de veiller à la transmission de la mémoire et des connaissances ministérielles.

On a demandé aux participants de discuter du concept des réseaux d'apprentissage pour la communauté de l'AIPRP et du rôle que le Secrétariat du Conseil du trésor et le ministère de la Justice du Canada pourraient jouer pour organiser la formation et le perfectionnement des agents d'AI. Les points suivants donnent un aperçu de cette discussion.

• Des participants ont soutenu que des mises à jour régulières de tous les aspects de l'AI, y compris la jurisprudence, les interprétations de dispositions législatives, les modifications de politiques, les nouvelles lignes directrices, les dernières conclusions provenant du Bureau du commissaire, seraient utiles. Ces mises à jour pourraient être effectuées par les principales organisations, soit le ministère de la Justice du Canada (MJ), le Secrétariat du Conseil du trésor et le Bureau du commissaire à l'information.
• Il était généralement convenu que la formation en AI, les séances-midi, les séances d'apprentissage et les conférences données par le Secrétariat du Conseil du trésor au cours des dernières années ont été bien accueillies et devraient se poursuivre.
• Il a été proposé que l'utilisation de la « méthodologie des études de cas » pourrait contribuer à faire progresser le gouvernement vers une interprétation plus uniforme de la Loi relativement aux questions pour lesquelles il est difficile de dégager un consensus. Ça pourrait également être fait au moyen de mécanismes comme une « journée technique » pour la communauté de l'AIPRP.
• Un site Internet de l'AIPRP centralisé ou un « guichet unique » pour les derniers renseignements sur les affaires de la Cour Fédérale et d'autres renseignements sur l'AI qui pourraient établir un précédent pourrait constituer un outil utile. De plus, un système CAIR remanié, sur Internet, peut faciliter l'identification des demandes communes à plusieurs institutions.
• Il était généralement reconnu qu'un réseau d'apprentissage devrait être établi et maintenu au niveau central. Il était reconnu que le Secrétariat du Conseil du trésor a besoin davantage de ressources pour devenir un Centre d'excellence et fournir le soutien requis à la communauté de l'AIPRP.
• Des participants estimaient que l'agrément de praticiens de l'AIPRP devrait être étudié en utilisant la communauté des RH comme exemple.
• Des participants estimaient également qu'il conviendrait de favoriser encore davantage le partage des meilleures pratiques, des outils, des cours au sein de la communauté de l'AIPRP. Des réseaux secondaires pourraient être constitués entre ministères ayant des intérêts communs et oeuvrant ensemble. De plus, les réseaux avec d'autres administrations, comme des provinces, seraient utiles pour partager des expériences.

G) Processus d'accès - Utilisation de la technologie pour améliorer le service

Quand la LAI a été adoptée il y a 19 ans, le monde s'appuyait encore essentiellement sur le papier et le processus de présentation de demandes et de réponse aux demandes était un processus manuel. Durant la période qui s'est écoulée entre-temps, l'usage de la technologie aux fins de la création, du stockage et de la transmission de données a fait l'objet de nombreux progrès. L'avènement de l'Internet a modifié radicalement la façon de concevoir le service et le gouvernement a réagi en instaurant l'initiative Gouvernement en direct. Certains ministères ont commencé à étudier les possibilités d'utiliser la technologie pour améliorer le service lié à l'AI. Toutefois, ces travaux sont sporadiques et les ministères ont différentes priorités. L'effort déployé dans l'ensemble du gouvernement doit être davantage concerté.

On a demandé aux participants de discuter de quelles étaient les meilleures possibilités d'utiliser la technologie pour améliorer le service fourni aux clients de l'AI et de relever les initiatives qui sont en cours dans les ministères à ce stade. On leur a en outre demandé quels sont les obstacles à une plus grande mise en oeuvre de la technologie pour améliorer le service et comment le Secrétariat du Conseil du trésor pourrait promouvoir l'usage de la technologie pour améliorer le service. Les points qui suivent donnent un aperçu de cette discussion :

• À ce stade, seuls quelques ministères reçoivent des demandes par voie électronique et acceptent des paiements par carte de crédit. Des observations ont été formulées quant au coût de prestation de ce service.
• Bien que certains ministères gèrent toujours l'AI sur papier, des solutions logicielles perfectionnées, comme ATIPFlow, sont utilisées par certains ministères pour traiter les demandes d'AI et assurer leur suivi.
• Un participant a fait observer que la nécessité que les demandeurs soient « présents au Canada » peut constituer un obstacle au traitement des demandes d'AI par voie électronique.
• Plusieurs ministères se servent d'un logiciel de balayage et d'imagerie pour traiter des documents d'AI. Cependant, cette technologie s'est révélée encombrante pour traiter un grand nombre de pages.
• On a établi la nécessité d'élaborer des solutions à divers problèmes concernant la gestion de salles de lecture sur Internet. Par exemple, il s'agit de déterminer quel genre de renseignement peut être mis sur un site Internet, combien de temps doit-il y rester, que faut-il faire avec ce renseignement une fois qu'il a été retiré du site Internet, les besoins en traduction et les questions de droits d'auteur, entre autres.
• On a signalé que certains ministères affichent sur leur site Internet des listes de demandes d'AI remplies et des synopsis de réponses. Des copies des documents réels qui sont rendus publics sont généralement accessibles de manière informelle au Bureau d'AI ou à la bibliothèque du ministère.
• À ce stade, tous les ministères répondent de façon traditionnelle (par écrit). Cependant, certains commençent à se servir du courrier électronique pour transmettre des réponses aux clients avec lesquels ils ont déjà établi des rapports.
• Plusieurs participants aimeraient voir le transfert électronique de fichiers des régions ou d'autres pays à l'administration centrale.
• La nécessité de systèmes de gestion de documents électroniques (SGDÉ) ou d'applications de gestion de dossiers électroniques (AGDÉ) a été établie, tout comme la nécessité de liens plus étroits entre les Bureaux de l'AIPRP et les groupes de GI dans les ministères.
• Les participants estimaient qu'une fois mis en place le système de gestion des documents électroniques, il sera plus facile de traiter électroniquement les demandes d'AI plutôt que de scanner des documents sur papier.
• Il a été recommandé que certains éléments soient ajoutés à un système de dossiers électroniques au début pour déterminer les documents qui sont « ouverts » et accessibles sans restriction.
• Certains ont exprimé leurs préoccupations concernant la variété de programmes logiciels utilisés par les ministères qui ne sont pas présentement compatibles. On a souligné la nécessité d'adopter des systèmes pouvant facilement faire interface entre eux.
• Il faut répondre à bon nombre de questions sur la technologie. Par exemple, combien de temps dureront les données électroniques et dans quelle mesure l'accès par voie électronique est-il sûr? Des problèmes d'accès sont également soulevés dans le cas d'autres médias. Par exemple, comment séparer un DC audio? Un centre de compétences techniques serait utile pour donner des conseils sur la façon d'utiliser les médias électroniques et les autres médias non imprimés.
• À l'heure actuelle, on estime qu'il est plus facile de disposer de tous les documents sur papier plutôt que d'avoir la moitié des documents sur papier et l'autre moitié sous forme électronique (exception faite de certaines interrogations de bases de données, qu'il vaut mieux traiter électroniquement).
• Il faut mieux annoncer et exploiter la technologie et les outils existants. À titre d'exemple, la base de données bibliographique de la Bibliothèque nationale doit vérifier si les renseignements demandés ont été publiés.
• Il faut régler les problèmes d'accès par voie électronique maintenant et non plus tard, en disposant d'une meilleure coopération et coordination entre ministères.
• L'utilisation d'Internet étant en croissance chez les Canadiens, les clients s'attendent maintenant à recevoir du gouvernement des réponses complètes plus rapidement.

H) La diffusion courante et active de renseignements

La LAI constitue une loi importante en matière de protection du droit des Canadiens d'accéder aux renseignements gouvernementaux. Cependant, ce n'est pas et ce ne devrait pas être le mécanisme principal servant à rendre les renseignements accessibles. Bon nombre de personnes ont fait valoir que les institutions procèdent à une analyse du contenu des renseignements souvent demandée en vertu de la Loi et trouvent des manières de fournir ces renseignements par des voies courantes constituées pour livrer ces renseignements sur une base régulière.

On a demandé aux participants de discuter des renseignements qui sont maintenant accessibles uniquement auprès de leur institution aux termes de l'AI, et qui pourraient être mis à la disposition des Canadiens de façon courante, d'une part, et des outils, des processus et du soutien qui seraient nécessaires pour concrétiser le tout. Les participants se sont également fait demander quel serait l'impact d'une diffusion active sur la nature et le volume des demandes d'accès dans l'avenir, sur les rapports avec les demandeurs et sur l'attitude de la direction. Les points qui suivent donnent un aperçu de cette discussion.

• Un participant a commenté les plans d'une institution d'instituer un projet en vue de réduire considérablement la quantité de demandes d'AI en plaçant mensuellement une liste de contrats d'une valeur de plus de 5 000 $ à la bibliothèque ministérielle à des fins de consultation publique.
• On a proposé d'afficher sur tous les sites Internet de ministères des renseignements généraux d'intérêt public. Il pourrait s'agir de renseignements sur les subventions et contributions, d'appels d'offres, d'appels d'offres à commande, de contrats de service, de sondages d'opinion, de rapports d'évaluation des programmes et de vérification, de guides internes, de listes de personnes-ressources, et ainsi de suite.
• Un ministère met dans sa bibliothèque une liste des documents divulgués (qui ne sont pas placés sur le site Internet parce que les renseignements sont trop volumineux à scanner).
• Certains ont également formulé des commentaires sur la façon dont les questions très en vue et l'intérêt des médias peuvent évoluer rapidement. Dans certains ministères, des réunions ont lieu régulièrement entre le coordonnateur de l'AI, le Service des communications et les cadres supérieurs pour échanger des renseignements sur les questions d'actualité. Ainsi, le ministère peut à la fois être proactif et prêt à répondre aux demandes d'AI.
• Certains participants estimaient que la diffusion active des renseignements constitue un bon service au public, mais qu'elle n'est pas susceptible de réduire la quantité de demandes d'AI formelles parce que les demandeurs voudront quand même tous les détails sur certaines questions. De fait, ces demandes peuvent se révéler plus complexes et plus délicates ou mieux ciblées et plus précises. Une diffusion active peut, dans les faits, mener à une augmentation des demandes formelles d'AI, car davantage de renseignements peuvent susciter plus de questions.
• Les participants ont signalé que l'augmentation ou la diminution des demandes formelles d'AI par suite d'une diffusion active accrue sera essentiellement fonction de la nature des activités d'un ministère ou d'un organisme et du caractère exact et (ou) complet des renseignements diffusés activement.

I) Caractéristiques d'un bon système d'accès

On a demandé aux participants de discuter des caractéristiques les plus importantes qui produiraient un nouveau système d'AI de qualité garantissant aux Canadiens un accès approprié en temps opportun à des renseignements gouvernementaux exacts et fidèles.

D'après les participants, un nouveau régime d'accès de qualité :

• Permettrait une meilleure collaboration au sein du système, p. ex. au sein des ministères, entre eux et entre les organismes centraux, et avec le Bureau du commissaire à l'information et faciliterait une uniformité accrue dans l'ensemble du gouvernement au niveau de l'interprétation de la Loi et de l'application des exemptions.
• Comprendrait un cours type officiel sur l'AIPRP pour les nouveaux analystes de l'AIPRP et des dispositions réglementaires et des lignes directrices claires et régulièrement mises à jour qui reflètent les nouvelles interprétations et les nouveaux précédents.
• Prévoirait des délais plus souples en fournissant des motifs plus légitimes de prolongement et en utilisant les jours de travail, et non les jours civils.
• Comprendrait des dispositions réglementaires sur les frais qui seraient actualisées, ce qui refléterait de manière réaliste le coût de traitement des documents par voie électronique et les ressources réelles utilisées pour accomplir le travail, y compris la période de révision élargie au Bureau de l'AIPRP et dans les secteurs des programmes, et la période de consultation.
• Comporterait une structure de frais distincte pour les demandeurs commerciaux et des normes claires applicables aux infractions régies par l'article 67.1 dans tout le gouvernement.
• Limiterait les demandes de documents précis et non seulement les sujets généraux (« chercher à en savoir plus long »).
• Assurerait un système de contrôle de la qualité et (ou) de vérification non seulement pour veiller au respect des délais, mais également pour la qualité de l'application des exemptions.
• Favoriserait un rôle de médiation pour le Commissaire à l'information et permettrait de publier les conclusions de ce bureau. Comprendrait également les échéances des enquêtes.
• Fournirait des définitions plus claires et plus contemporaines de :
  • « publié »
  • « sous le contrôle de »
  • « dans l'intérêt public ».
• Reconnaîtrait l'AI comme une priorité opérationnelle des cadres supérieurs et permettrait à un solide champion de l'AI de souligner l'importance de l'ouverture et de la divulgation.
• Reconnaîtrait le rôle du coordonnateur de l'AI et pourrait l'intégrer dans la Loi.
• Uniformiserait les niveaux de compétences professionnelles et de classification applicables à la communauté de l'AI dans tous les ministères.
• Fournirait des ressources adéquates pour les bureaux ministériels de l'AI et les secteurs des programmes, afin de traiter les demandes d'AI.
• Attribuerait davantage de ressources au SCT et au ministère de la Justice pour appuyer la communauté de l'AI.
• Renforcerait les responsabilités et le leadership du SCT en matière de gestion de l'information et d'accès aux renseignements.
• Améliorerait Info Source pour aider les demandeurs à trouver des renseignements dans les ministères, en particulier les renseignements déjà accessibles par les sites Internet des ministères.
• Établirait des réseaux d'apprentissage dans les ministères et entre eux.
• Favoriserait le partage des meilleures pratiques entre ministères du gouvernement et assurerait la coordination de mécanismes à un point central au sein du Secrétariat du Conseil du trésor.
• Positionnerait clairement l'AI dans une stratégie d'information gouvernementale cohérente et dans une stratégie sur le gouvernement en direct.

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