Groupe des vérificateurs internes fédéraux, 25 septembre 2001

RÉSUMÉ
Le mémoire qui suit au sujet de l'incidence des demandes d'accès à l'information (AI) sur la fonction fédérale de vérification internes est soumis au nom de la collectivité fédérale de la vérification interne. La collectivité de la vérification interne souscrit tout à fait aux principes d'ouverture et de transparence. Le processus de vérification interne repose sur une relation de confiance entre la direction, les employés et les vérificateurs internes. Pour garantir l'intégrité du processus de vérification interne, d'une part, et respecter les droits des Canadiens et des Canadiennes d'accéder à l'information détenue par le gouvernement fédéral, d'autre part, il est recommandé de soustraire aux demandes d'AI tous les documents de vérification, y compris les documents de travail, jusqu'à ce que le rapport de vérification soit finalisé.

QUESTION
Le mémoire suivant au sujet de l'incidence des demandes d'accès à l'information (AI) sur la fonction fédérale de vérification interne est soumis au nom de la collectivité fédérale de la vérification interne. De plus, il fait suite à l'exposé et au matériel de référence que la collectivité de la vérification fédérale a présentés au Groupe d'étude de l'accès à l'information le 25 juillet dernier. Les membres de ladite collectivité souscrivent tout à fait aux principes d'ouverture et de transparence. La recommandation figurant ci après vise à préserver l'intégrité du processus de vérification en réalisant un équilibre entre la communication d'une information de vérification interne de qualité et les exigences de la Loi sur l'accès à l'information (LAI).

CONTEXTE
La Politique de vérification interne révisée, en vigueur depuis le 1er avril 2001, est le fruit de l'examen du rôle de la vérification interne entrepris dans la foulée de l'Examen des programmes, en particulier des répercussions de la compression sur la fonction. Par la suite, il a été jugé nécessaire de renforcer la fonction de vérification interne, notamment d'accroître les ressources qui y sont consacrées.

La Politique de vérification interne révisée a pour objet de repositionner la collectivité de la vérification interne au sein du gouvernement en tant que fournisseur auprès des cadres de direction des ministères d'évaluations indépendantes sur tous les aspects des stratégies de gestion des risques, des cadres de contrôle de gestion et de l'information aux fins de la prise de décisions et de la préparation de rapports. Ce changement découle du Rapport du Groupe de travail indépendant chargé de la modernisation de la fonction de contrôleur dans l'administration fédérale du Canada qui laissait entendre que la fonction de vérification interne devait donner des services d'assurance relativement aux rapports sur le rendement et à l'environnement de la responsabilisation.

Le dépôt en mars 2000 du document intitulé Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada témoignait de la détermination du gouvernement à l'amélioration continue de la gestion et à la responsabilisation à l'égard des résultats. Dans ce contexte, on identifiait le besoin de mieux positionner et renforcer la fonction de vérification interne. Il est indiqué dans le document que le gouvernement du Canada a besoin de services d'assurance pour garantir que des cadres de gestion efficaces sont établis dans les ministères et les organismes à l'appui de la diligence raisonnable et de l'utilisation judicieuse des ressources publiques.

La Politique de vérification interne révisée a pour objet de renforcer le rôle de la fonction de vérification interne au sein de l'administration fédérale et de garantir parallèlement la conformité à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Politique de vérification interne révisée réitère l'engagement à l'égard de la transparence en prévoyait que les ministères doivent " publier les rapports complétés en temps opportun et les rendre facilement accessibles au public dans les deux langues officielles. "

LE PROCESSUS DE VÉRIFICATION INTERNE
L'information est recueillie au moyen de diverses méthodes et à partir de diverses sources, conformément aux normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes (IVI). L'information est rassemblée et analysée et des constatations préliminaires sont déterminées. D'autres preuves sont ensuite recueillies dans le cadre du processus de validation afin de prouver ou de réfuter les constatations préliminaires. Le produit final est un document sur papier qui communique les résultats définitifs. Toute la documentation à l'exception du rapport final validé est réputée faire partie des documents de travail. Les versions provisoires des rapports sont également réputées documents de travail.

Aux fins de la vérification interne, la plupart des preuves se présentent sous forme de notes prises au cours d'un processus d'entrevue. Le processus de vérification interne repose sur une relation de confiance entre la direction, les employés et les vérificateurs internes. Il est impératif que le vérificateur soit persuadé que la personne qui fournit les preuves le fait de manière ouverte. De même, il est impératif que la personne qui fournit l'information soit persuadée que les renseignements seront traités de manière confidentielle.

Dans sa forme première, spécialement isolée des autres renseignements et preuves, la documentation contenue dans les documents de travail ne permettra pas nécessairement en soi à des tiers de tirer des conclusions précises et utiles. Ce phénomène s'applique également aux versions provisoires des rapports puisque les constatations dont ces rapports font état n'ont pas encore été validées. La documentation peut parfois être trompeuse et, prise hors contexte, elle peut parfois aussi miner la capacité future de la vérification interne de profiter de la relation de confiance qui est si essentielle à son efficacité. Il y a un risque réel que la circulation de l'information prescrite par les normes professionnelles ne soit pas dans l'avenir aussi ouverte que nécessaire en raison de la crainte que les documents de travail, y compris les versions provisoires des rapports, soient pris hors contexte s'ils sont diffusés avant la fin de la vérification.

Le moment pour diffuser l'information doit être choisi de façon à ce que des conclusions justes et exactes puissent être tirées des renseignements fournis et le processus de vérification interne doit donc être achevé avant la parution de l'information. La communication prématurée de renseignements confidentiels ou délicats, d'information incomplète ou partielle et d'évaluations ou de conclusions préliminaires nuira beaucoup plus à la promotion de la transparence, de l'exactitude et de la relation de confiance qui sont essentiels à la pratique professionnelle de la vérification interne qu'elle ne la favorisera.

Ailleurs, par exemple, au Royaume-Uni, toutes les activités de vérification, notamment la version finale des rapports, sont soustraites à l'application de la législation en matière d'AI si une telle divulgation serait ou pourrait être préjudiciable à l'exercice des fonctions de vérification. En vertu des normes de l'IVI, les vérificateurs internes sont tenus de divulguer les résultats aux personnes appropriées, de les communiquer rapidement, de contrôler l'accès aux dossiers et d'obtenir l'approbation de la haute direction ou du conseiller juridique avant de communiquer les dossiers à des parties de l'extérieur. Dans le secteur privé, les rapports de vérification interne ne sont habituellement pas communiqués au public, car ils ne sont pas assujettis aux mêmes genres de réglementation en matière d'accès qu'au gouvernement. Le Bureau du vérificateur général publie la version finale de ses rapports, mais toute la documentation servant à la vérification, y compris les documents de travail et les notes des entrevues, est actuellement soustraite aux demandes d'AI.

Il convient de rappeler que les organisations fédérales sont tenues de rendre les rapports complétés facilement accessibles au public et qu'ils sont invités à les afficher sur Internet. Il s'agit notamment de créer des liens à partir de la base de données d'examen du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à http://www.tbs-sct.gc.ca/rma/database/databasf.asp où il est possible de chercher des rapports en fonction de plusieurs critères pour en faciliter encore davantage l'accès.

RECOMMANDATION
Pour garantir l'intégrité du processus de vérification interne, d'une part, et respecter les droits des Canadiens et des Canadiennes d'avoir accès à l'information du gouvernement fédéral, d'autre part, il est recommandé de soustraire aux demandes d'AI tous les documents servant aux vérifications, y compris les documents de travail, jusqu'à ce que le rapport de vérification soit finalisé. Une fois ledit rapport finalisé, tous les documents ayant servi à la vérification devraient être accessibles au moyen d'une demande d'AI et assujettis aux exceptions en vigueur ou révisées.

• ANNEXE A
  
  Documentation à l'appui
  
  
• Présentation au Groupe d'étude de l'accès à l'information au nom de la collectivité de la vérification interne de l'administration fédérale, le 25 juillet 2001.
  
  
• Politique de vérification interne, Conseil du Trésor du Canada, le 1er février 2001.
  http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/ia-vi/pia-pvi_f.html
  
  
• Normes de pratique de vérification interne (anglais seulement), Institut des vérificateurs internes
  http://www.theiia.org/ecm/guide-stand.cfm?doc_id=124
  
  
• Code de déontologie (anglais seulement), Institut des vérificateurs internes
  http://www.theiia.org/ecm/guide-frame.cfm?doc_id=92
  
  
• Septième rapport du Comité permanent des comptes publics
  
  
• Conseil de pratique 2330.A1-2 : Considérations juridiques dans l'octroi de l'accès aux dossiers des missions (anglais seulement), Institut des vérificateurs internes
  
  
• Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Vérification interne- PIN 84-02-Demandes d'accès aux documents
  http://www.tbs-sct.gc.ca/vi/Ressources/Guide/PIN84_02.f.html
  
  
• Lettres d'appui des associations professionnelles (FCVI, Deloitte & Touche, Institut des vérificateurs internes)
  
  
• Examen des coûts associés à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (législation en matière d'AIPRP), Conseils et Vérification Canada, 2000.
  
  
• Remarques préliminaires de Denis Desautels, vérificateur général du Canada, devant le Comité permanent des comptes publics - Les politiques du Conseil du Trésor révisées sur la vérification interne et l'évaluation - Le 27 mars 2001
  http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/autres.nsf/html/01pac05f.html
  
  
• Rapport du vérificateur général de1996, mai, chapitre 4, La vérification interne dans les ministères et les organismes
  http://www.oag-bvg.gc.ca/domino/rapports.nsf/html/96menu_f.html

ANNEXE B

Liste des collaborateurs (Chefs de vérification interne)

Affaires étrangères et Commerce international Canada
Agence canadienne d'inspection des aliments
Agence canadienne de développement international
Agence des douanes et du revenu du Canada
Agence spatiale canadienne
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Anciens Combattants Canada
Centre de la sécurité des télécommunications
Commission de la fonction publique
Commission nationale des libérations conditionnelles
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
Conseil national de recherches Canada
Cour canadienne de l'impôt
Développement des ressources humaines Canada
Environnement Canada
Pêches et Océans Canada
Ressources naturelles Canada
Santé Canada
Solliciteur général Canada
Statistique Canada
Transports Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

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