Points saillants - Comité consultatif externe

Du 9 au 11 mai 2001
Ottawa

Membres présents
Dean Beeby
Paul-André Comeau
Norman Hillmer
Arthur Kroeger (après-midi du 9 mai et 10 et 11 mai)
Gaétan Lussier (10-11 mai)
Aldéa Landry
Wayne MacDonald

Membres absents - Paul Thomas

Animateur - Roger Tassé

Présidente - Andrée Delagrave

Présentateurs
Mary Anne Stevens, GTAI
Sherry Moran, GTAI
Jerry Bartram

9 mai 2001

Rapport sur les discussions :

Le présent rapport résume les discussions tenues à l'occasion de la première rencontre des membres du Comité consultatif externe (CCE) du Groupe d'étude de l'accès à l'information (GTAI).

Présentation du Groupe d'étude de l'accès à l'information (GTAI)

Andrée Delagrave, présidente du GTAI, offre un aperçu du mandat du Groupe d'étude et de sa structure, et explique que deux comités consultatifs appuient le Groupe d'étude, soit le Comité consultatif externe et le Comité consultatif des sous-ministres adjoints. Elle présente le contexte historique de la Loi sur l'accès à l'information et une chronologie des événements clés, et explique qu'un processus d'examen a été mis en branle afin de moderniser l'accès en réponse aux changements au mode de fonctionnement du gouvernement, à l'évolution de la technologie de l'information, aux nouvelles attentes des Canadiens et Canadiennes et aux pressions du public.

La présidente passe ensuite en revue les travaux menés par le Groupe d'étude au cours des derniers mois et explique le type de renseignements offerts au public par le site web du Groupe d'étude.

On discute du statut quasi constitutionnel de la Loi sur l'accès à l'information, en ce sens que celle-ci a prépondérance sur les dispositions des autres lois, à moins de mention contraire dans le texte de loi. D'autres lois, notamment la Loi canadienne sur les droits de la personne, la Loi sur les langues officielles et la Loi sur la protection des renseignements personnels, bénéficient d'un statut similaire. Bien que diverses lois, pratiques et conventions puissent enrichir l'esprit de la Constitution, les membres suggèrent que le mérite de l'attribution d'un statut constitutionnel particulier à l'accès à l'information soit reporté à l'ordre du jour d'une prochaine rencontre.

Mandat du Comité consultatif externe (CCE) et son approche

Les membres examinent le mandat du CCE et discutent du rôle du Comité à l'égard de la prestation de conseils et de rétroaction. Aucun changement n'est apporté au mandat existant. Toutefois, les membres précisent qu'ils sentent parfois le besoin de parler au nom des groupes qu'ils représentent. Les procédures relatives aux réunions font également l'objet d'une discussion. Les participants conviennent que le Groupe d'étude devrait préparer un résumé des discussions après chaque réunion. Une copie du résumé sera ensuite envoyée à tous les membres aux fins de vérification avant qu'il ne soit publié sur le site Web du Groupe d'étude. Les membres conviennent à l'unanimité que, dans le résumé, le nom des membres ne doit pas être associé aux observations émises. Certains membres précisent toutefois qu'ils s'attendaient à pouvoir exprimer publiquement leurs points de vue. Il est donc entendu que les membres peuvent exprimer leurs opinions comme bon leur semble, pourvu qu'ils ne commentent pas la position des autres membres et qu'ils tiennent compte de la probabilité que les positions des membres du CCE évolueront à mesure que les membres prendront connaissance de différentes opinions et examineront les diverses options possibles. Les membres conviennent que le Groupe d'étude offrira son soutien aux membres du Comité. Les réunions se dérouleront en présence d'interprètes, chaque fois que les installations le permettent.

Points à discuter ultérieurement

Les membres passent en revue la liste des points à discuter proposée, qui reflète les questions abordées dans le document de consultation. Les membres suggèrent d'ajouter à la liste les points suivants : ressources relatives à l'AI, notamment les bureaux de l'AIPRP et le Commissariat à l'information; stratégies de changement de la culture de la fonction publique afin de la rendre plus transparente; explication du système de classification des documents. Il est entendu que les membres peuvent en tout temps suggérer de nouveaux points à discuter.
Suivi : Parmi les points à discuter ultérieurement, on compte les ressources relatives à l'AI, la culture de la fonction publique, et la classification des documents.

Présentation de la Loi sur l'accès à l'information

Les membres du CCE sont informés du contexte entourant le cadre actuel de la Loi sur l'accès à l'information. Les renseignements disponibles relativement aux coûts liés à la Loi soulèvent des questions; on fournit aux membres les résultats de l'étude des coûts menée en 1999 par Conseils et Vérification Canada. Cette étude est disponible sur le site web du Groupe d'étude.

Principales constatations d'autres administrations publiques

La présidente du Groupe d'étude présente un résumé des renseignements qui ont été obtenus auprès d'autres administrations publiques. Les données ont été recueillies au moyen d'entrevues auprès de représentants du Commissariat à l'information ou de l'organisme correspondant, des ministères ou des entités responsables de la législation et de l'administration, ainsi que d'utilisateurs. La présidente précise qu'en règle générale, le régime du Canada est semblable à celui des autres administrations publiques; elle souligne les principales différences et présente certaines caractéristiques des autres régimes qui pourraient offrir matière à réflexion. Des renseignements précis sur les régimes en vigueur au sein d'autres administrations publiques seront fournis lors de discussions ultérieures.

Problématique du Groupe d'étude

Les membres discutent de la problématique qui a été formulée par le Groupe d'étude pour guider l'organisation de ses activités et ses objectifs. Ce document constitue un outil important pour le Groupe d'étude et évolue à mesure que l'on acquiert de nouveaux points de vue et apprentissages. Les membres s'entendent sur l'objectif de modernisation de l'accès et se disent satisfaits qu'il soit appliqué dans un contexte global de gouvernance. Certains membres soulignent qu'ils aimeraient que la teneur le texte soit davantage axé sur les citoyens et tienne compte du fait qu'il incombe au gouvernement de diffuser de l'information de manière à appuyer une démocratie vigoureuse.

Les membres échangent également sur leurs propres observations quant à l'AI. Certains d'entre eux notent les changements qui se sont produits depuis la proclamation de la Loi, notamment les percées technologiques, l'accroissement des attentes des citoyens et les méthodes de gestion des dossiers au sein du gouvernement.

On mentionne à plusieurs reprises, les incidences de la culture pour mettre en oeuvre un cadre plus ouvert et plus transparent d'application de la Loi sur l'accès à l'information. Les membres conviennent que cette question mérite qu'on s'y attarde; elle sera donc prise en compte dans les discussions ultérieures.

En ce qui touche les progrès technologiques, bien que tous s'entendent pour dire que les nouvelles technologies pourraient être utilisées pour offrir davantage d'information aux citoyens, certains membres se disent préoccupés par le fait qu'elles pourraient également servir à « aseptiser » ou fournir moins des renseignements. On souligne en outre que les progrès de la technologie se font à un rythme tel que l'information enregistrée dans des formats rapidement désuets pourrait devenir difficile, sinon impossible, à récupérer.

10 mai 2001

Rapport sur les discussions :

Principes - Objet (art. 2) de la Loi sur l'accès à l'information

On demande aux membres de si l'objet de la Loi tel qu'il est présentement décrit dans la Loi est encore pertinent. Plusieurs membres soulignent que le titre de la Loi canadienne diffère de celui des autres administrations publiques et se demandent si l'on ne devrait pas renommer la Loi « Freedom of Information ». On s'interroge sur la possibilité que le titre actuel ait été justifié par le besoin de distinguer la Loi canadienne de la Loi américaine, et par la difficulté de traduire le concept de « freedom of information » en français.

D'autres membres s'inquiètent du fait que l'esprit de l'article 2.2 de la Loi n'a pas toujours été respecté, et qu'il y a des exemples (règle des 30 ans) illustrant qu'en pratique, la Loi sur l'accès à l'information a contribué à limiter l'accès à des renseignements détenus par le gouvernement qui étaient auparavant accessibles.

On suggère que le texte de loi en anglais corresponde plus étroitement à la version française en ce qu'il « consacre » le droit des Canadiens, plutôt que d'utiliser le terme anglais « provide ».

À la fin de la discussion, les membres s'entendent sur le fait que l'énoncé de l'objet de la Loi sur l'accès à l'information est toujours valide, mais qu'il pourrait être nécessaire de revenir sur cette question à une date ultérieure.

Aperçu de la Loi sur l'accès à l'information

Un aperçu de la Loi sur l'accès à l'information et son mode d'application est présenté aux membres. Il s'ensuit une discussion générale portant sur les impacts de la Loi sur le fonctionnement de la fonction publique, sur la conservation des dossiers et sur la disponibilité de l'information. Les membres conviennent qu'il faudrait discuter ultérieurement de la division entre l'accès et le respect de la vie privée, et les responsabilités des Commissaires à l'information et à la protection de la vie privée.
Suivi : Point à discuter ultérieurement - responsabilités des Commissaires à l'information et à la protection de la vie privée.

Ce que le Groupe d'étude a entendu- Expérience de la fonction publique

La présidente du Groupe d'étude présente aux membres un aperçu des commentaires et des observations qui ont été reçus pendant les consultations auprès de la fonction publique. Les membres suggèrent que le Groupe d'étude interroge les ministres et leurs personnels pour qu'ils fassent état également de leurs expériences. On a également demandé au Groupe d'étude si l'on pouvait documenter les gains en efficience et en ouverture au cours des 18 dernières années. La présidente du Groupe d'étude indique qu'il n'y a pas de telles statistiques, mais que le Groupe d'étude recueille des données sur les pratiques exemplaires et les améliorations.

Pendant la discussion, la question de la culture est de nouveau soulevée. Les membres estiment que ses répercussions sont cruciales et fondamentales pour mettre sur pied un gouvernement plus ouvert et plus transparent. Ils discutent également de la gestion de l'information et de la classification des documents. On suggère qu'on devrait élaborer une politique proactive sur la classification des documents en vue de leur divulgation automatique, probablement sur le Web.

Droits d'accès des personnes

Les membres s'interrogent si le droit d'accès prévu en vertu de la Loi sur l'accès à l'information devrait continuer d'être restreint aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux personnes présentes au Canada, ou élargi à toutes les personnes. Dans la plupart des administrations publiques, on semble opter pour un droit d'accès plus large. Malgré les réserves qui ont été formulées au sujet d'une augmentation possible du nombre de demandes et des coûts afférents, les membres sont généralement d'accord sur le fait que l'élargissement du droit d'accès à toutes les personnes constituerait en quelque sorte une mesure de réciprocité envers les autres pays qui permettent aux Canadiens d'avoir accès à l'information en vertu de leurs propres lois d'accès à l'information. De plus, cela contribuerait à modifier la perception voulant que le Canada se laisse distancer en ce qui concerne l'accès à l'information.

Droits

La discussion porte sur le barème actuel des droits. On s'interroge sur l'utilité de ces droits et s'ils servent surtout à inciter les demandeurs à mieux cibler leurs demandes. On convient que le barème des droits n'est pas un vrai mécanisme de recouvrement des coûts, et que ce ne serait pas une bonne idée de toute façon. Certains membres se préoccupent de ce que toute augmentation des droits aurait un effet disproportionné sur les particuliers et les petites organisations qui se prévalent des dispositions de la loi. Bien que la majorité des membres soient favorables à l'élimination du droit de demande de 5 $, en partie à cause du caractère symbolique de cette mesure, certains autres estiment par contre que les droits actuellement exigés pour la recherche, la préparation, la copie, etc., constituent le seul moyen de discipline dans le système. Certains membres soutiennent l'idée d'un barème progressif des droits, basé sur la quantité d'information divulguée en réponse à une demande.

Délais de traitement des demandes

Les membres discutent de l'opportunité de modifier les délais prévus dans la Loi sur l'accès à l'information.

Certains membres estiment que les disposions actuelles de l'article 9 semblent offrir la latitude requise et que les organisations devraient se prévaloir de ces dispositions, au besoin. Selon d'autres membres, la question des délais est étroitement liée à celles des ressources adéquates et de la culture qui prévaut au sein d'une organisation. Un membre suggère que le Groupe d'étude étudie l'opportunité d'introduire des délais pour le traitement des plaintes par le Commissaire à l'information.

Quelques membres sont préoccupés de ce que les demandes qui sont présentées par les médias donneraient lieu automatiquement à des réactions plus défensives, exigeant des approbations supplémentaires à différents niveaux, et prendraient donc plus de temps à être traitées.

La discussion porte ensuite sur les sanctions qui pourraient être imposée en cas de non-respect des délais, sous forme de perte du droit d'exiger des frais, ou encore de perte du droit d'appliquer des exemptions discrétionnaires. Au Québec, l'imposition de sanctions a eu un effet très positif sur les délais.

Les membres sont dans l'ensemble d'accord pour que toutes les demandes soient affichées sur le Web et, une fois l'information en question divulguée, qu'elle soit rendue publique dans la plupart des cas, par exemple sur le Web.

Les membres conviennent également que les délais soient comptabilisés non en termes de jours civils, mais de jours ouvrables.

Limites administratives

La discussion porte sur le rôle et la fonction des limites administratives dans la Loi sur l'accès à l'information. Les droits étant actuellement le seul outil pour faire respecter une certaine discipline au niveau de la présentation des demandes, les membres se demandent si, à l'instar d'autres administrations publiques, ou conviendrait d'ajouter des mécanismes additionnels. Les membres ont en général des réserves sur l'impact négatif que pourrait avoir, sur les demandes faites de bonne foi, une disposition visant à contrer les quelques demandes frivoles et vexatoires. Il est suggéré d'ajouter un nouvel article à la Loi mais de ne pas le lier à la motivation des demandeurs. Les membres demandent qu'on leur soumette des exemples de ce que les ministères perçoivent comme étant des demandes abusives afin qu'ils soient mieux en mesure d'en comprendre les impacts. Ils demandent aussi que l'on présente au CCE un aperçu de la façon dont d'autres administrations publiques gèrent cette question.

Les membres discutent des différences entre les demandes systématiques, répétitives, abusives ou très volumineuses, et ils estiment que l'on devrait adopter une approche différente selon le type de demande.

Les membres reconnaissent qu'il faut tenir compte de l'esprit de la Loi, et que l'accès est un droit, mais, comme tous les droits, qu'il y a des limites.
Suivi : Le Groupe d'étude fournira de l'information additionnelle sur ce que l'on entend par demandes abusives. Le CCE doit se pencher sur cette question.

11 mai 2001

Rapport sur les discussions :

Portée - Institutions (Annexe I)

M. Jerry Bartram, consultant pour le Groupe d'étude sur le thème « Portée - Institutions », explique aux membres que la question de savoir quelles institutions sont visées par la Loi est un problème depuis sa proclamation. Il présente au Comité un aperçu des recommandations présentées auparavant et des méthodes adoptées dans d'autres administrations publiques. M. Bartram explique qu'il n'existe actuellement aucun critère pour décider si une institution donnée devrait être assujettie à la Loi sur l'accès à l'information. Il s'ensuit une discussion générale sur les critères possibles et sur les répercussions de l'inclusion de différents types d'entités. La question sera débattue de nouveau.

Interdictions fondées sur d'autres lois (article 24, Annexe II)

Le Comité discute de l'article 24 de la Loi sur l'accès à l'information qui exempte de facto les dossiers contenant de l'information dont la divulgation est restreinte par une ou plusieurs des lois mentionnés à l'Annexe II de la Loi. La question est de savoir s'il faudrait modifier ou abroger l'article 24. Les membres estiment que la question doit être examinée mais qu'en l'absence d'information additionnelle sur les lois mentionnés à l'Annexe II, le CCE n'est pas en mesure d'offrir des conseils éclairés. Les membres recommandent qu'un processus permanent indépendant, comme un comité parlementaire, soit mis en place pour passer régulièrement en revue l'annexe. On demande au Groupe d'étude de fournir plus d'information sur la façon dont la loi canadienne se compare à celle des autres administrations publiques et s'il faudrait prévoir une période de transition en cas de modification ou d'abrogation de l'Annexe II.
Suivi : Le Groupe d'étude fournira une information plus détaillée sur les dispositions dans d'autres administrations publiques.

Délais : Exemptions/Exclusions

Le Comité discute de l'opportunité d'imposer des délais pour certaines exemptions ou toutes les exemptions, prévues à la Loi sur l'accès à l'information. Les membres sont particulièrement intéressés par la règle des 30 ans qui existait avant la Loi sur l'accès à l'information, et par la façon dont elle a été affectée par la Loi. On souligne que la Loi sur l'accès à l'information a effectivement restreint l'accès à de l'information qui était auparavant accessible en vertu de la règle des 30 ans, ce qui a eu d'importantes conséquences sur la recherche historique. Les membres conviennent qu'il y a lieu d'étudier cette question plus à fond.
Suivi : Le Groupe d'étude étudiera les préoccupations spécifiques qui ont été soulevées et en fera rapport au CCE.

Matériel publié

Les membres discutent de l'opportunité d'ajouter à la Loi une définition de ce que l'on entend par matériel « publié », afin d'encourager une diffusion électronique proactive de l'information gouvernementale. Un nombre croissant de ministères et d'organismes affichent de l'information sur leurs sites Web, et la question est de savoir dans quelles circonstances cette information devrait être considérée comme étant publiée au sens de la Loi sur l'accès à l'information. Les membres discutent des progrès de la technologie depuis la promulgation de la Loi sur l'accès à l'information. On se préoccupe du nombre de Canadiens qui n'ont pas accès à Internet et de la difficulté de trouver de l'information sur les sites Web du gouvernement.

Prochaine réunion

Les 28 et 29 mai 2001

Points saillants - Comité consultatif externe