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Rapport 26 - Groupe d'étude de l'accès à l'information
LOI SUR L’ACCÈS À L’INFORMATION
EXAMEN DES LIMITES ADMINISTRATIVES
Publié: juin 2002
Table des matières
BUT
SOMMAIRE
PRINCIPES ET OBLIGATIONS DE L’ACCÈS
À L’INFORMATION
NATURE DES LIMITES
RAISONS ADMINISTRATIVES MOTIVANT
UN REFUS D’ACCÈS QUELQUES
DIFFICULTÉS ÉPROUVÉES
POINTS SAILLANTS DES LOIS DU COMMONWEALTH
But
Le présent document a pour but d’examiner la nature des limites administratives qui ont été imposées au droit d’accès dans les lois sur l’accès à l’information de certains autres pays.
Il a pour but d’établir un cadre pour définir la question et pouvoir formuler des améliorations à la Loi et à sa mise en application.
Il renferme un résumé des principes administratifs associés
aux lois sur la liberté d’information ainsi que des obligations
des institutions fédérales et des demandeurs.
La nature des limites administratives imposées au droit d’accès,
de même que les raisons qui les motivent et les préjudices
qu’elles visent à empêcher sont tirées des dispositions
législatives du Canada et d’autres pays du Commonwealth.
Vous y trouverez un résumé de quelques-unes des difficultés qui ont été rapportées, eu égard au traitement de certains types de demandes bien que la divulgation de l’information ne cause aucun des préjudices visés par les exemptions au droit d’accès général prévu dans la Loi. Voici quelques exemples de ce type de difficultés :
- la demande porte sur un très grand nombre de documents et
accapare une grande quantité de ressources;
- la réponse à la demande nuit à la capacité
de l’institution d’exercer ses fonctions;
- la demande s’inscrit dans une démarche qui a pour but de harceler l’institution.
Vous trouverez dans le présent document une description de quelques-unes des approches adoptées dans certains autres ressorts.
SOMMAIRE
1. La plupart des lois imposent certaines limites au droit d’accès, même lorsqu’aucun préjudice identifiable ne peut être directement associé à la divulgation de l’information. Certains des renseignements en question dépassent les limites du droit d’accès parce qu’ils sont déjà du domaine public ou sont sur le point d’y entrer (c.-à-d. matériel de musée, documents publiés, documents déposés devant le Parlement, documents en vente, renseignements personnels, ou secrets commerciaux n’appartenant pas au gouvernement).
Le cas échéant, les institutions peuvent refuser ou différer l’accès à l’information.
2. Le droit d’accès à l’information se limite généralement à l’information contenue dans les documents qui existent effectivement et que des employés d’expérience peuvent repérer en déployant des efforts raisonnables. Il n’y a pas d’obligation de créer de nouveaux documents, à deux exceptions près. D’abord, une exception est prévue pour les personnes handicapées; on doit leur donner accès aux documents sous une forme qu’elles peuvent « lire », ou les aider à comprendre leur contenu. Au Canada, une exigence semblable peut aussi surgir lorsque les documents ne sont pas disponibles dans la langue du demandeur. Ensuite, il y a, au Canada, obligation de créer un document lorsque l’information existe sous forme de document informatisé et peut être préparée avec les moyens normalement offerts aux employés de l’institution.
3. Il faut que les demandes indiquent clairement l’information demandée et la nature des documents recherchés. Parallèlement, l’institution doit décrire de façon assez détaillée la nature de sa collection de documents et fournir de l’information générale sur les renseignements qu’on peut y trouver. Dans certains cas, avant qu’une institution n’ait le droit de refuser une demande, elle doit aider le demandeur à reformuler sa demande de manière à éliminer les motifs de refus.
4. Certaines limites peuvent aussi être imposées aux efforts que doit déployer une institution pour répondre à une demande. En Australie, en Nouvelle-Zélande, en Irlande et au Royaume-Uni, les institutions gouvernementales peuvent refuser une demande lorsqu’elles peuvent démontrer qu’elle nuirait de façon importante et déraisonnable à leurs activités ou qu’elle accaparerait trop de ressources. L’Australie peut aussi refuser une demande si elle a pour effet de nuire de façon importante et déraisonnable à l’exécution des fonctions d’un ministre. Au Royaume-Uni, certaines dispositions prévoient qu’on peut refuser une demande si la somme à investir pour traiter cette demande dépasse la limite prescrite dans les règlements.
5. Les demandes frivoles et vexatoires peuvent aussi être refusées. Certaines lois sur l’accès à l’information comportent des dispositions explicites à cet égard, mais pas la Loi sur l’accès à l’information du Canada. Au Canada, un refus pour ces motifs doit être basé sur les dispositions législatives plus générales qui réglementent les procédés administratifs. Bien que ce langage soit bien établi dans la législation, de telles dispositions ne sont concrètement appliquées que dans des circonstances inhabituelles et particulières. Il est difficile de formuler des conseils généraux sur le recours à de telles dispositions parce que leur application repose entièrement sur les circonstances propres aux cas.
6. De façon générale, il n’y a pas de limite au nombre de demandes que peut présenter une personne ou à la quantité de documents qui peuvent être demandés sans qu’on ait à faire également la preuve du préjudice causé à l’institution. C’est donc le préjudice causé à l’institution qui sert de motif de refus et non le nombre de demandes présentées ou la quantité de documents en question. Parmi les lois examinées aux fins du présent document, il n’y a qu’au R.-U. qu’une demande peut être refusée si le coût du traitement de la demande dépasse [TRADUCTION] « la limite convenable » (… des coûts de traitement). Aux fins de cette disposition, on peut considérer que plusieurs demandes ne représentent qu’une seule demande dans certaines circonstances. Ainsi, il semble que les demandeurs qui agissent de bonne foi pourraient encore demander l’accès à un grand nombre de documents s’ils sont disposés à payer les frais et/ou à négocier des délais raisonnables avec l’institution. De même, les demandeurs ne sont pas restreints dans le nombre de demandes qu’ils ont le droit de présenter, à moins qu’on puisse faire la preuve d’un type de harcèlement. Finalement, ni l’identité des demandeurs ni l’utilisation prévue de l’information ne doivent être prises en considération dans la décision d’accorder ou non l’accès. Toutefois, l’utilisation prévue ou proposée de l’information peut jouer un rôle important dans l’évaluation des frais.
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