Rapport 24 - Groupe d'étude de l'accès à l'information

ANALYSE DES DROITS ET FRAIS AFFÉRENTS AUX DEMANDES D'ACCÈS À L'INFORMATION

Annexe A –Barème de droits actuels : Loi, Règlement, Politique et Lignes directrices

Loi sur l’accès à l’information

11. (1) Sous réserve des autres dispositions du présent article, il peut être exigé que la personne qui fait la demande acquitte les droits suivants :

1. un versement initial accompagnant la demande et dont le montant, d’un maximum de vingt-cinq dollars, peut être fixé par règlement;
   
2. un versement prévu par règlement et exigible avant la préparation de copies, correspondant aux frais de reproduction;
   
3. un versement prévu par règlement, exigible avant le transfert, ou la production de copies, du document sur support de substitution et correspondant au coût du support de substitution.

Supplément

11. (2) Le responsable de l’institution fédérale à qui la demande est faite peut en outre exiger, avant de donner communication ou par la suite, le versement d’un montant déterminé par règlement, s’il faut plus de cinq heures pour rechercher le document ou pour en prélever la partie communicable.

Document issu d’un document informatisé

11. (3) Dans les cas où le document demandé ne peut être préparé qu’à partir d’un document informatisé qui relève d’une institution fédérale, le responsable de l’institution peut exiger le versement d’un montant déterminé par règlement.

Acompte

11. (4) Dans les cas prévus au paragraphe (2) ou (3), le responsable d’une institution fédérale peut exiger une partie raisonnable du versement additionnel avant que ne soient effectuées la recherche ou la préparation du document ou que la partie communicable n’en soit prélevée.

Avis

11. (5) Dans les cas où sont exigés les versements prévus au présent article, le responsable de l’institution fédérale :

1. avise par écrit la personne qui a fait la demande du versement exigible;
2. l’informe, par le même avis, qu’elle a le droit de déposer une plainte à ce propos auprès du Commissaire à l’information.

Dispense

11. (6) Le responsable de l’institution fédérale peut dispenser en tout ou en partie la personne qui fait la demande du versement des droits ou lui rembourser la totalité ou une partie du montant déjà versé.

77. (1) Le gouverneur en conseil peut, par règlement :

d) fixer le montant des droits prévus à l'alinéa 11(1)a) et déterminer le mode de calcul du montant exigible en vertu des alinéas 11(1)b) et c) et des paragraphes 11(2) et (3);

Règlement :

7. (Sous réserve du paragraphe 11(6) de la Loi, la personne qui présente une demande de communication d'un document doit payer

1. un droit de 5 $ au moment de présenter la demande;
2. s'il y a lieu, un droit pour la reproduction d'une partie ou de la totalité
   du document, établi comme suit :
   1. photocopie d'une page dont les dimensions n'excèdent pas 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,20 $ la page,
   2. reproduction d'une micro-fiche, sans emploi d'argent, 0,40 $ la
      fiche,
   3. reproduction d'un microfilm de 16 mm, sans emploi d'argent,
      12 $ la bobine de 30,5 m,
   4. reproduction d'un microfilm de 35 mm, sans emploi d'argent,
      14 $ la bobine de 30,5 m,
   5. reproduction d'une micro-forme sur papier, 0,25 $ la page, et
   6. reproduction d'une bande magnétique sur une autre bande, 25 $
      la bobine de 731,5 m;
3. s'il y a lieu, un droit pour le support de substitution sur lequel une
   partie ou la totalité du document est reproduite, ce droit ne dépassant
   pas celui exigible aux termes de l'alinéa b) pour le même document,
   établi comme suit :
   1. version en braille sur papier d'au plus 21,5 cm sur 35,5 cm,
      0,05 $ la page,
   2. version en gros caractères sur papier d'au plus 21,5 cm sur 35,5 cm, 0,05 $ la page,
   3. version sur audiocassette, 2,50 $ l'audiocassette,
   4. version sur disquette de micro-ordinateur, 2 $ la disquette.

7 (2) Lorsque le document demandé en vertu du paragraphe (1) n'est pas
informatisé, le responsable de l'institution fédérale en cause peut, outre les
droits prescrits à l'alinéa (1)a), exiger le versement d'un montant de 2,50 $ la
personne par quart d'heure pour chaque heure en sus des cinq heures passées à la recherche et à la préparation.

7 (3) Lorsque le document demandé conformément au paragraphe (1) est
produit à partir d'un document informatisé, le responsable de l'institution
fédérale en cause peut, en plus de tout autre droit, exiger le paiement du
coût de la production du document et de la programmation, calculé comme
suit :
a) 16,50 $ par minute pour l'utilisation de l'unité centrale de traitement et
de tous les périphériques connectés sur place; et
b) 5 $ la personne par quart d'heure passé à programmer l'ordinateur.

Politique et lignes directrices du CT

15. FRAIS. Le gouvernement a pour politique de recouvrer les frais prévus par la Loi pour le traitement des demandes d'accès à l'information, sauf lorsque les frais sont annulés dans l'intérêt public. Toutefois, les institutions fédérales :

• remboursent la différence entre le dépôt exigé à l'égard de travaux à effectuer et le coût réel des travaux;
  
• réduisent les frais exigibles pour la production d'un document informatisé lorsque le coût réel de production est inférieur aux frais prescrits à l'alinéa 7(3)a) du Règlement.

Lorsque le document faisant l'objet de la demande de communication peut être obtenu sans qu'il soit nécessaire de recourir à la Loi, il faut informer l'auteur de la demande que les renseignements en question sont fournis suivant les pratiques normales de l'administration fédérale et qu'une demande d'accès n'est pas nécessaire. Par conséquent, le versement initial accompagnant la demande doit alors être remboursé et aucuns frais ne peuvent être exigés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Cependant, les frais exigibles normalement par l'institution, à sa discrétion, s'appliquent toujours.

Les institutions ne doivent pas renvoyer les personnes qui demandent des renseignements à la Loi sur l'accès à l'information simplement parce que c'est le seul moyen dont elles disposent pour exiger des frais. Si une institution constate une forte demande à l'endroit de documents ne faisant pas l'objet d'une exception, elle devrait mettre ces documents en vente selon les barèmes qu'elle aura fixés conformément aux pouvoirs que lui confèrent les autres lois et règlements.

d) FRAIS : Lorsque des frais sont exigibles, l'institution fédérale doit, conformément aux paragraphes 11(1), (2), (3), (4), (5) et 12(1) de la Loi, fournir à l'auteur de la demande les renseignements suivants :

• le total estimatif des frais (lorsque les frais réels
  sont supérieurs au total estimatif des frais, les ministères
  doivent être prêts à défrayer la différence. De même, dans les
  cas où les frais réels sont inférieurs aux frais estimés, les
  institutions doivent rembourser la différence au requérant);
  
• le montant de l'acompte à verser (s'il y a lieu) avant la
  production ou la préparation des documents;
  
• la mention qu'il est possible d'examiner les documents
  sur place pour économiser les frais de reproduction;
  
• la mention qu'il est possible pour le requérant de
  demander que certaines parties seulement du document soient
  reproduites;
  
• la mention que l'auteur de la demande a le droit de
  déposer une plainte auprès du Commissaire à l'information s'il
  juge que les frais exigés sont excessifs.

Le paragraphe 11(6) prévoit que le responsable de l'institution peut dispenser l'auteur de la demande du paiement des frais exigibles en vertu de la Loi et du Règlement, réduire ces frais ou les rembourser.

Cette décision doit être prise cas par cas après examen des facteurs suivants :

1. la possibilité d'obtenir les renseignements sans frais, normalement;
   
2. l'avantage que présente la communication des renseignements du
   point de vue de l'intérêt public.

Il est à noter que pour décider s'il y a lieu d'accorder une dispense, l'institution peut tenir compte des circonstances entourant la demande et des raisons invoquées par le requérant pour obtenir l'accès aux documents, même si ces facteurs ne doivent pas entrer en ligne de compte dans la décision relative à la communication des documents.

Compte tenu du coût d'administration des frais, l'institution doit envisager de dispenser le requérant du versement des droits autres que le versement initial, si le montant exigible est inférieur à 25 $.

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