Rapport 10 - Groupe d'étude de l'accès à l'information

CONSTRUIRE UNE CULTURE D'ACCÈS À L'INFORMATION DANS LA FONCTION PUBLIQUE FÉDÉRALE

IV. Options à prendre en considération

À travers les échanges des groupes de discussion, les participants ont signalé plusieurs pratiques courantes, qui encouragent une culture d'accès à l'information et qui méritent d'être imitées. Aussi bien les agents que les gestionnaires et les SMA ont formulé des suggestions utiles, susceptibles de faciliter l'instauration d'une culture d'accès à l'information. Cinq grands sujets de préoccupation ont été évoqués, à savoir : la légitimation du travail concernant l'Accès à l'information, l'habilitation des fonctionnaires, une sensibilisation accrue ainsi qu'une formation améliorée, des outils et pratiques améliorés pour la gestion de l'information et, enfin, l'assurance du soutien des gestionnaires. Les 15 propositions énumérées plus bas découlent de ces sérieuses préoccupations.

1. Légitimer le travail concernant l'Accès à l'information

Le principal obstacle à l'instauration d'une culture d'accès à l'information dans la fonction publique réside dans le fait qu'une grande partie du travail demeure invisible. Ce dernier devrait être redéfini et légitimé à titre de « vrai » travail, de travail valorisé et de travail méritant récompense. Comme le faisait remarquer l'un des gestionnaires, « Les employés ne le voient pas le travail d'accès à l'information dans leur description de tâche et l'on n'en tient pas compte quant on mesure la performance ». L'Accès à l'information doit devenir partie intégrante de la routine de travail des fonctionnaires. Si l'on veut intégrer l'Accès à l'information à la culture de l'administration publique, il faudra le légitimer et le sédimenter en tant que routine. Il doit faire partie de tout ce qui va de soi dans la vie organisationnelle de la fonction publique. À cet effet, nous proposons que les options ci-après soient prises en considération :

Option n^o 1

Que la tâche de répondre aux demandes d'Accès à l'information figure dans la description de tâche de tous ceux qui seront ou qui pourront être appelés à faire ce travail.

Option n^o 2

Que la tâche de répondre aux demandes d'Accès à l'information soit incorporée dans les systèmes de mesure des emplois et qu'elle soit évaluée en même temps que les autres éléments figurant dans la description de tâche.

Option n^o 3

Que des estimations de temps soient préparées afin de déterminer le nombre d'heures moyen que les ministères consacrent au travail concernant l'accès à l'information sur une période de temps raisonnable (au moins un an), et que ces heures soient incorporées dans les calendriers de travail des employés œuvrant dans le cadre de l'accès à l'information.

Option n^o 4

Que des estimations soient préparées au sujet des ressources utilisées par les ministères sur une période de temps raisonnable, et que ces ressources soient comprises dans les budgets ministériels de la prochaine année financière.

2. L'habilitation des fonctionnaires

Les fonctionnaires suggèrent qu'une façon de promouvoir la culture d'accès à l'information consiste à accroître leur apport au processus. Cela aurait pour résultat de mitiger le sentiment d'impuissance qu'ils ont à présent lorsqu'on leur demande de répondre à des demandes. L'habilitation des employés est un aspect important de l'instauration d'une culture d'accès à l'information, car les employés ont besoin de sentir qu'ils contrôlent leur travail. L'habilitation a pour effet de promouvoir une identité organisationnelle positive ainsi qu'un milieu de travail attrayant.

Option n^o 5

Que les fonctionnaires soient encouragés à trouver des moyens ingénieux de devenir proactifs dans le cadre de l'accès à l'information, et que ces pratiques soient incorporées à leur routine de travail quotidienne.

Option n^o 6

Que les fonctionnaires soient encouragés à tenir un discours professionnel au sujet de tout ce qui touche l'accès à l'information, et qu'il leur soit accordé du temps et de l'espace pour faire part de leurs perspectives à leurs collègues et à leurs supérieurs.

3. Une sensibilisation accrue et une formation améliorée

Les trois groupes d'agents, de gestionnaires et de SMA ont tous souligné l'importance que revêtent la sensibilisation, la formation et l'encadrement dans la promotion d'une culture d'accès à l'information. Pour commencer, les fonctionnaires devraient être mieux informés au sujet des principes et des valeurs qui sous-tendent l'accès à l'information. Ils ont besoin d'une formation accrue et de meilleure qualité pour répondre aux demandes, ainsi que du temps requis pour recevoir la formation! Il faut communiquer aux fonctionnaires l'importance du travail concernant l'accès à l'information comme partie intégrante de leur identité organisationnelle. Comme on nous l'a indiqué, à plusieurs reprises, la sensibilisation est un aspect important de la problématique de l'accès à l'information, surtout si l'on tient compte du roulement élevé du personnel dans la fonction publique.

Option n^o 7

Que les séances consacrées à l'accès à l'information soient incorporées dans tous les programmes destinés des nouveaux employés. Ces séances devraient inclure :

i) l'articulation des principes et des valeurs évoquées dans la Loi sur l'accès à l'information;
ii) le positionnement du travail concernant l'accès à l'information comme partie intégrante du rôle et de l'identité organisationnelle des fonctionnaires;
iii) l'explication de l'importance que revêt une culture d'accès à l'information pour la culture générale dans la fonction publique.

Option n^o 8

Que les séances d'information consacrées à l'accès à l'information soient disponibles tout au long de l'année et qu'elles soient offertes aux employés intéressés. Ces séances devraient inclure les éléments énumérés à l'option no 7 ci-dessus.

Option n^o 9

Que les employés appelés à faire du travail concernant l'accès à l'information se voient accorder le temps nécessaire à l'extérieur de leur routine pour assister aux séances de formation.

4. Améliorer les outils et pratiques de la gestion de l'information

Comme nous l'avons expliqué précédemment dans ce rapport, la tenue des dossiers est un aspect essentiel de la bureaucratie et la condition indispensable d'une culture d'accès à l'information. Dans le cadre de la culture matérielle de la fonction publique, les systèmes de gestion de l'information devraient être conçus de façon à soutenir avec efficience et efficacité l'Accès à l'information.

Option n^o 10

Que des lignes directrices explicites spécifiant ce que constitue un « document relevant d'une institution » soient distribuées à tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada.

Option n^o 11

Que des lignes directrices explicites concernant le classement et la gestion de l'information soient distribuées à tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada.

Option n^o 12

Que des ressources soient rendues disponibles pour assurer l'instauration d'un système de gestion de l'information efficient et efficace dans l'ensemble de l'administration publique.

5. Assurer l'appui des gestionnaires

Les agents, gestionnaires et SMA reconnaissent que le soutien des gestionnaires est indispensable à l'instauration et au maintien d'une culture d'accès à l'information dans l'administration. La fonction de légitimation de la culture organisationnelle fait partie du rôle de la gestion, car sans l'encouragement de leurs supérieurs on ne peut s'attendre à ce que les employés fassent leur travail avec enthousiasme et satisfaction. « Valoriser le partage de l'information initié par les employés » et inspirer un sentiment de fierté en rapport avec la communication de l'information aux citoyens et aux citoyennes. Voici comment les gestionnaires peuvent appuyer leurs employés dans leurs tâches relatives à l'Accès à l'information. La formule est simple : pour répandre une culture d'accès à l'information, les gestionnaires doivent encourager leurs employés à la construire et à la maintenir.

Option n^o 13

Que les gestionnaires déclarent explicitement leur engagement vis-à-vis de l'Accès à l'information en donnant l'exemple, en participant directement au travail concernant l'accès à l'information et en encourageant leurs employés à se conformer à la loi et à l'esprit de la loi.

Option n^o 14

Que les gestionnaires soient sensibilisés aux contraintes de temps des employés et qu'ils les conseillent sur la façon d'établir des priorités pour concilier le travail de l'Accès à l'information et leurs autres tâches.

Option n^o 15

Que les gestionnaires soutiennent ouvertement et aident leurs employés à divulguer l'information ?

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