Rapport 29 - Groupe d'étude de l'accès à l'information

UN NOUVEAU CADRE POUR FAIRE RAPPORT SUR LE RENDEMENT DU PROGRAMME D'ACCÈS À L'INFORMATION

Annexe A - Mandat

Projet de recherche - Utilisation des statistiques sur l'accès à l'information

Contexte :
Le Groupe d'étude de l'accès à l'information a entrepris une revue de l'administration et de la législation de l'accès à l'information au sein du gouvernement fédéral. Des recommandations proposeront des améliorations au gouvernement.

Dans le cadre de son travail, le Groupe d'étude a relevé certaines faiblesses dans la détermination, la collecte et l'utilisation de l'information sur le rendement en matière d'accès à l'information. Il aimerait définir une autre approche de l'information sur le rendement desservant mieux la collectivité, offrant une meilleure compréhension du programme d'accès à l'information et appuyant l'amélioration des rapports au Parlement.

Objectifs du projet de recherche :
Le rapport de recherche devrait comprendre une évaluation du système actuel de mesure et de rapport et proposer des améliorations éventuelles. Idéalement, les travaux de recherche entraîneront la formulation de recommandations sur un cadre global de rapport sur le rendement qui tiendrait compte des différents besoins informationnels des ministères, du SCT et du Commissaire à l'information et qui fournirait une information pertinente parlementaires. Même si les exigences varient, on devrait convenir des principes fondamentaux qui sous tendent le cadre. Ce dernier devrait assurer la disponibilité d'une meilleure information, ce qui devrait entraîner une plus grande compréhension du programme d'accès à l'information, de ses progrès, ses défis et ses échecs, par toutes les parties. Le cadre garantirait aussi un meilleur suivi et l'amélioration continue des systèmes et des procédés actuels.

Le rapport de recherche devrait également aborder les incidences de la production d'une information comparable avec des données longitudinales et des points de repère (tant à l'interne qu'avec d'autres provinces et pays) et appropriée à l'appui d'autres examens de la Loi et de son administration.

Contenu du rapport :

• Analyse formelle des données actuellement recueillies et de l'utilisation de celles-ci; forces, faiblesses, efficacité, écarts en termes de validité et d'utilité.
• Brève discussion de la nécessité de bonnes pratique en matière de rapport et des conséquences de l'absence d'un système efficace.
• Détermination des barrières à la collecte et à la présentation d'une information efficace sur le rendement en matière d'accès à l'information.
• Analyse des autres données disponibles et de leur utilité éventuelle dans l'évaluation du rendement du système.
• Recommandations sur un nouveau cadre de rapport (y compris les responsabilités) pratique et capable de soutenir l'examen de tiers.
• Recommandations sur des études ultérieures par les centres de décision.

Retour à la Table des matières

Annexe B - Documents et sites Web consultés

1. Loi sur l'accès à l'information
2. Info Source - en ligne
3. Rapports du Commissaire à l'information - Copies papier
4. Rapport et site Web d'Alasdair Roberts
5. Notes du Groupe d'étude sur les données statistiques
6. Rapport d'étude sur les coûts de CVC
7. Consultations :

• Rapport final du FPP, p. 25 (délai de 30 jours), p. 28 (résolution des plaintes), p. 30 (suivi du CI), p. 62 (commentaire d'un participant), p. 65 (demandeurs récurrents), p. 71 (réparations)
• Résumé des consultations avec la fonction publique (photocopie)

8. Compendium des recommandations antérieures : p. 36 (rapports annuels), p. 40 42 (facilitation de l'accès)
9. Soumissions : p. 18 (pourcentages des retards et motifs), p. 24 (coûts) du synopsis
10. Rapports d'autres territoires

• États-Unis - rapport et site Web
• Australie
• Irlande
• Ontario
• Manitoba
• Alberta
• Colombie-britanniqu
• Québec

11. Fiches de rendement du CIC

• CIC
• MAECI

12. Rapports annuels au Parlement

• MAECI
• CIC
• MDN
• AINC
• DRHC

13. Lignes directrices sur l'AIPRP : AINC, 31 janvier 2000
14. Consultation des fiches de rendement des ministères, le jeudi 30 novembre et le lundi 18 décembre 2000
15. Coordonnateurs de l'accès à l'information, le 19 octobre 2000
16. Commissariat à l'information du Canada
17. Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
18. Conseil du Trésor du Canada
19. Lois annotées de Justice Canada
20. Sysanova Management Consulting Ltd
21. MRPsys Inc., développeurs de la base de données ATIPflow et du système ATIPimage
22. Office of the Information and Privacy Commissioner de la Colombie Britannique
23. Freedom of Information and Protection of Privacy de l'Alberta
24. Site sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée du Manitoba
25. Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
26. Commission d'accès à l'information du Québec
27. Site NovaSource de la Nouvelle Écosse
28. Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
29. Groupe d'étude

Retour à la Table des matières

Annexe C - Guides d'entrevue

Revue des indicateurs de rendement en matière d'accès à l'information

Guide d'entrevue - Ministères :

1. Veuillez décrire le processus d'accès à l'information au sein de votre ministère selon les termes suivants :

• Quels sont votre structure organisationnelle et vos procédés en matière d'accès à l'information?
• Caractéristiques du travail - nombre et nature des demandes? Profil des demandeurs?
• Quelles statistiques recueillez-vous, et dans quel but? Quels systèmes utilisez vous pour collecter ces données?
• Selon vous, quelles sont les forces et les faiblesses de ces statistiques?
• Quelles sont les forces et les faiblesses des statistiques recueillies et publiées par le Commissariat à l'information et le Secrétariat du Conseil du Trésor?
• Est-ce que les statistiques de notoriété publique fournissent une idée adéquate du rendement de l'accès à l'information au sein de votre organisation?

2. Comment mesurez vous le rendement?

• Veuillez décrire les indicateurs que vous utilisez pour mesurer et suivre le rendement. Justification.
• Quelles sont les barrières à la collecte et à la présentation de rapports sur le rendement?

3. Quels rapports fournissez vous :

• À la direction du ministère?
• Au Commissaire à l'information?
• Au Secrétariat du Conseil du Trésor?
• Au Parlement?
• À d'autres parties?

4. Ces rapports sont ils faciles à préparer? Sont ils utiles aux destinataires?

5. Quels sont les ajouts et les suppressions nécessaires à l'égard de l'information recueillie ou présentée?

6. Selon vous, y a t il d'autres questions portant sur le suivi et les rapports sur l'accès à l'information à l'échelle du ministère? Du gouvernement?

Revue des indicateurs de rendement en matière d'accès à l'information

Guide d'entrevue - Commissariat à l'information :

1. Processus et statistiques en matière d'accès à l'information :

• Selon vous, quel est l'objet de la Loi? Quelles sont les obligations du gouvernement (des ministères)? Quelles sont celles du CIC?
• Quels sont votre structure organisationnelle et vos procédés pour l'examen des plaintes en matière d'accès à l'information?
• Caractéristiques du travail - nombre et nature des plaintes?
• Quelles statistiques recueillez-vous, et dans quel but? Quels systèmes utilisez vous pour collecter ces données? Quelles sont vos sources d'information?
• Quels sont les principaux résultats que vous voulez atteindre?
• Selon vous, quelles sont les forces et les faiblesses de ces statistiques?
• Quelles sont les forces et les faiblesses des statistiques recueillies et publiées par le SCT et les ministères?
• Comment votre information est elle reliée à celle du SCT? Comment devrait elle l'être?

2. Mesures de rendement

• Comment mesurez vous le rendement d'un ministère en matière d'accès à l'information?
• Est-ce que les statistiques publiques fournissent une idée adéquate du rendement de l'accès à l'information au sein du gouvernement?
• Suggestions d'améliorations?
• Quelles sont les barrières à la collecte et à la présentation de l'information sur le rendement?

3. Quels rapports fournissez vous :

• À la direction du ministère?
• Au Secrétariat du Conseil du Trésor?
• Au Parlement?
• À d'autres parties?

4. Ces rapports sont ils faciles à préparer? Sont ils utiles aux destinataires?

5. Quels sont les ajouts et les suppressions nécessaires à l'égard de l'information recueillie ou présentée?

6. Selon vous, y a t il d'autres questions portant sur le suivi et la présentation de l'information sur l'accès à l'information à l'échelle de l'organisation? Du gouvernement?

Retour à la Table des matières

Annexe D - Liste des intervenants rencontrés

Sylvie Chaput-Saumis
Chef, Opérations, AIPRP
DRHC

Tom Makichuk
Administrateur supérieur, Groupe des politiques, AIPRP
DRHC

François Arsenault
Secrétaire général, Cabinet du président
ACDI

Sylvain Leblanc
Conseiller, AIPRP
ACDI

Diane Burrows
Directrice, AIPRP
Citoyenneté et Immigration

Anne Brennan
Directrice, Division de l'information et de la politique de sécurité
Secrétariat du Conseil du Trésor

Judith Mooney
Directrice, AIPRP
Défense nationale

Barbara Kirk
Directrice générale
Direction des services de l'entreprise
ADRC

Alan Leadbeater
Sous commissaire
Commissariat à l'information

Dan Dupuis
Directeur général, Enquêtes et examens
Bureau du Commissaire à l'information

Retour à la Table des matières

Annexe E- Format de rapport proposé par le Commissariat à l'information

A : Profil du requérant :

Particulier
Médias
Député/Sénateur
Chercheur
Organisation d'intérêt public
Entreprise commerciale
Autre (préciser)

B : Profil du contenu
Catégorisation du contenu selon les secteurs d'activité du ministère et tendances liées aux demandes.

Politiques
Adm./Pers./Fin.
Marchés
Subventions/Contributions
En vertu d'un règlement
Opérations

C : Profil du temps de traitement de la demande (30 jours)

i) Étapes de traitement :
Réception
Allocation/Examen - Recherche - BPR
Communications
Examen - Décision - service d'AIPRP
Approbation

o BPR
o SM
o BM

Traitement final

ii) Normes :
Nombre total de demandes
Jours nécessaires pour chaque étape
Nombre réel d'heures de recherche et de préparation
Nombre total de jours pour traiter la demande
Nombre de refus présumés
Durée du refus présumé
Nombre et durée des prorogations

D : Profil des prorogations

9(1)a) - Volume (pages)
- BPR

9(1)b) - Autres institutions
- Autres gouv. - À l'étranger
- Au Canada
- Particulier
- Article 69
- Autre - préciser

9(1)c) - 20 jours (Représentations - Tiers)
- 30 jours (de la date de réception de l'avis)

E: Divulgation/Application d'exemptions

Obligatoire :
13(1)a), etc. [] Nombre

Discrétionnaire :
21(1)(a), etc. [] Nombre

% de données demandées divulguées

100
75
30
25
0

- Pages fournies au total
- Pages partiellement fournies
- Total des pages non divulguées

F : Profil des coûts et des droits :

i) Politique <Oui> <Non>

- collecte
- dispense
- remboursement

A - Nombre de requêtes demandant une dispense des frais
B - Source
C - Montant de la dispense des frais (voir A)
Montant de l'évaluation des frais

o Photocopie
o Préparation
o Programmation

Acompte demandé
Acompte versé
Frais remboursés

ii) Total des frais obtenus

o photocopie
o préparation
o programmation

Total de la dispense
Coûts salariaux totaux (AIPRP)
Total des coûts F&E (AIPRP)
Frais opérationnels totaux (selon le nombre d'heures de recherche)
Autres critères vérifiables

G : Profil des communications avec le requérant

Clarification (article 6) et réponse du requérant (nombre de jours depuis la réception)

Estimations des frais et réponse du requérant (nombre de jours depuis la réception)

Autre (nombre de jours depuis la réception)
But

H : Profil du type de réponse

Copies
Visionnement
Abandon du requérant

I : Profil du transfert

Nombre [] en 15 jours

Nombre [] refusés

Retour à la Table des matières