Rapport 7 - Groupe d'étude de l'accès à l'information

L'INFORMATION : GESTION ET ACCÈS
REGARDS SUR L'AVENIR

Publié: novembre 2001

John McDonald, Christine Ardern

Table des Matières

1. Généralités
   
2. Objectifs
   
3. Portée et hypothèses
   
4. Méthodologie
   
5. Vers une gestion efficace de l'information
   
6. Gestion de l'information et accès : le chemin parcouru
   
7. Information du gouvernement et accès - une perspective de l'extérieur
   
8. La gestion de l'information sur la scène internationale
   
9. Gestion de l'information et accès au gouvernement du Canada
   
10. L'environnement de la gestion de l'information
    
11. Éléments requis pour aller de l'avant
    
12. Recommandations
    
13. Conclusion

Annexe A : Domaines des politiques de l'information de DPI
Annexe B : Définitions ayant trait à la gestion de l'information
Annexe C : Ressources
Annexe D : Personnes interviewées
Annexe E : Notes en fin de texte

1. Généralités

En août 2001, l'honorable Lucienne Robillard, présidente du Conseil du Trésor du Canada et ministre responsable de l'infrastructure, et l'honorable Anne McLellan, ministre de la Justice et procureur général, annonçaient la création au sein du gouvernement du Groupe d'étude de l'accès à l'information.

Ce Groupe d'étude a pour mandat de passer en revue toutes les composantes de la structure d'accès à l'information, y compris la Loi, les règlements, les politiques et les procédures. Son rapport final, fera l'analyse des aspects administratifs et législatifs de l'accès à l'information et formulera des recommandations en vue des améliorations pertinentes. Le Groupe d'étude procède à la cueillette des données, mène des recherches et procède à des consultations auprès de personnes, d'organisations, de la fonction publique fédérale, des provinces et d'autres pays. Dans le cadre de son mandat, le Groupe d'étude aborde les recommandations en matière de gestion de l'information, contenues dans le rapport Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada - Analyse de la situation (2000), une initiative conjointe des Archives nationales du Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

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2. Objectifs

La présente étude vise les objectifs suivants :

• donner un aperçu de la gestion de l'information et de son incidence sur l'accès à l'information au cours des dix prochaines années;
  
• décrire l'infrastructure de la gestion de l'information à mettre en place afin d'appuyer l'accès à l'information à l'avenir;
  
• étudier la perspective des experts internationaux dans le domaine, les expériences vécues dans d'autres juridictions et le point de vue des cadres supérieurs du gouvernement du Canada quant à la gestion future de l'information et à son incidence sur l'accès à l'information;
  
• identifier les composantes de l'infrastructure déjà en place, afin de dégager les lacunes quant aux besoins et de formuler des propositions quant à la façon de combler ces lacunes; et
  
• suggérer les mesures immédiates que le gouvernement pourrait prendre afin de se doter d'une solide infrastructure de gestion de l'information, qui serait susceptible d'améliorer l'accès à l'information pour tous les Canadiens.

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3. Portée et hypothèses

Dans le cadre du présent rapport, on entend par gestion de l'information :

la gestion coordonnée des ressources liées à l'information d'une organisation, y compris ses fonds de renseignements et ses investissements dans les technologies connexes (Chapitre 1.1 volume de la Politique sur la gestion de l'information, 1991 - "Orientation stratégique du gouvernement : gestion de l'information ").

La portée de cette définition couvre une série d'activités basées sur l'information, comme on peut le voir à l'annexe A.

Le présente rapport abordera exclusivement les aspects de la gestion de l'information qui ont trait :

• au droit du public d'accéder à l'information du gouvernement, ainsi qu'à l'information relative aux programmes et activités du gouvernement; et
  
• à l'infrastructure des politiques, normes et pratiques, systèmes et personnel requis pour maintenir la capacité du gouvernement d'assurer aux Canadiens un accès effectif à l'information gouvernementale.

L'adoption de pratiques et de méthodologies normalisées, pour ce qui est de la gestion de l'information à travers toutes les institutions du gouvernement, et la gestion efficace de l'information à travers tous les médias auront une incidence marquée sur la capacité du gouvernement d'assurer que l'information est authentique, fiable et disponible. Une infrastructure de gestion de l'information, mise en œuvre de façon adéquate, permettra aux citoyens canadiens de mieux accéder aux ressources d'information fiables du gouvernement.
Les auteurs donnent à l'annexe B quelques exemples de définitions de la gestion de l'information dans d'autres pays.

3.1 Hypothèses

Tout au long du rapport, les auteurs utilisent le terme " accès " dans son acception la plus large. C'est-à-dire qu'au lieu de se concentrer spécifiquement sur le régime d'"accès à l'information ", tel qu'il ressort des dispositions de la Loi sur l'accès à l'information, ils ont examiné les moyens plus larges en vertu desquels le gouvernement offre aux Canadiens l'accès à son information.

Les auteurs partent également de la prémisse selon laquelle l'ouverture et la transparence doivent être en équilibre avec l'obligation du gouvernement de se conformer aux exigences des lois et des politiques qui protègent la vie privée ainsi que toute autre information dans l'intérêt public. Le gouvernement livrant un nombre toujours croissant de programmes et de services de façon électronique, les citoyens se familiariseront de plus en plus avec les ressources d'information sur support électronique. Après avoir admis cette hypothèse, les auteurs se disent d'avis que, dans le cadre des paramètres des lois et politiques actuelles et futures, l'information du gouvernement deviendra de plus en plus disponible, accessible et utile, à condition que les problèmes existants en matière de gestion de l'information soient résolus.

La prémisse des autres tout au long du rapport est que le niveau d'accès à l'information du gouvernement dépend entièrement d'un environnement de gestion de l'information où :

• le personnel est au courant de ses responsabilités et qu'il a été formé en conséquence, et que les connaissances concernant les exigences en matière de gestions de l'information (GI) font partie de la culture institutionnelle au gouvernement;
  
• les programmes de mesure de la performance individuelle comprennent des exigences spécifiques quant à la gestion de l'information depuis sa création jusqu'à son élimination, conformément aux normes et aux lignes directrices approuvées par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
  
• les politiques, procédures, normes et pratiques sont mises en œuvre;
  
• un système de mesure est mis en place afin de surveiller le respect des politiques en matière de gestion de l'information;
  
• l'infrastructure technologique permet un accès aux ressources d'information à l'échelle du gouvernement.
  

Les auteurs présument que toute initiative à l'échelle du gouvernement, comme le Gouvernement en direct, abordera non seulement les besoins de nature technologique mais comportera aussi des stratégies et des plans de mise en œuvre pour ce qui est de l'information connexe et de la gestion du contenu.

Pour toute une série de raisons exposées dans le présent rapport, les auteurs se disent d'avis que l'accès à l'information du gouvernement deviendra de plus en plus difficile, à moins d'un sérieux appui à la mise en œuvre d'une infrastructure efficace pour la gestion de l'information.

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4. Méthodologie

Les constatations et recommandations contenues dans le présent rapport découlent d'une étude de la documentation existante et d'entrevues auprès d'experts dans le domaine.

• Les rapports et les études entrepris par les experts reconnus au niveau international ont été examinés, de même que les discussions documentées entre experts au sujet des tendances démographiques, culturelles, économiques, législatives/politiques et technologiques susceptibles d'avoir une incidence sur la gestion de l'information et sur l'accès à l'information du gouvernement par le public.
  
• Les stratégies envisagées pour la gestion de l'information dans d'autres administrations publiques tels que l'Australie, le Royaume-Uni et l'Europe ont aussi fait l'objet d'un examen. Cet examen a été limité à une étude approfondie de trois administrations publiques et à un examen général d'autres pays, à la fois dans le secteur public et le secteur privé.
  
• Les initiatives existantes en matière de gestion de l'information ont été analysées afin de dégager celles qui pourraient devenir des éléments de soutien d'un meilleur contrôle de l'information du gouvernement et, par extension, de l'accès à l'information du gouvernement; une attention particulière a été accordée à l'incidence que pourrait avoir l'orientation du gouvernement sur l'administration actuelle de la Loi sur l'accès à l'information.
  
• Les initiatives émergentes à l'échelle du gouvernement, telles que le gouvernement en direct, ont été examinées du point de vue de leur incidence éventuelle sur la capacité du public d'accéder à l'information du gouvernement et sur la capacité de réponse du gouvernement dans un environnement électronique.

Le rapport contient un sommaire des constatations et des recommandations à l'appui de la création d'une infrastructure pour la gestion de l'information.

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