Rapport 7 - Groupe d'étude de l'accès à l'information

L'INFORMATION : GESTION ET ACCÈS
REGARDS SUR L'AVENIR

10. L'environnement de la gestion de l'information

Les sections précédentes du présent rapport ont mis en relief les tendances et les enjeux qui ont une incidence sur l'orientation prise par le gouvernement fédéral en vue de créer une infrastructure durable permettant d'assurer l'accès à l'information du gouvernement à l'heure actuelle et à l'avenir.

La section suivante se divise en deux parties. La première partie décrit les facteurs dont le gouvernement doit tenir compte avant de prendre des décisions au sujet du type d'infrastructure à mettre en place pour se conformer aux principes de la " transparence" et de " l'information partout et à tout moment ". La deuxième partie est une explication des composantes de l'infrastructure qui sont déjà mises en place afin d'accélérer les progrès du gouvernement vers une infrastructure globale, pertinente et efficace de gestion de l'information.

10.1 Facteurs externes

10.1.1 Facteurs sociaux

En 1999, John Seely Brown, qui était alors Chercheur principal auprès de la société Xerox et Directeur du Centre de recherche à Palo Alto, avait présenté une communication à la Conférence sur l'enseignement supérieur de l'American Association for Higher Education Conference on Higher Education.¹³ Dans ce rapport, il abordait la question du Web et son incidence sur les organisations et le personnel employé par ces dernières. En comparant l'avènement de l'électricité à celui du Web, il faisait remarquer qu'il avait fallu près de 30 ans pour créer l'infrastructure (sociétés de services publics, centrales et câblages électriques) et transformer le comportement social avant d'introduire l'électricité dans les quartiers d'habitation. Il considère que nous sommes à présent aux stades préliminaires de ce genre de transformation pour ce qui est de l'implantation du Web.

Le Web offre de nouvelles possibilités sur le plan de la création, transmission et gestion de l'information, alors que les infrastructures de soutien se trouvent au stade de la "transition ". Le gouvernement devra reconnaître qu'en même temps que les changements s'accélèrent quant à la façon dont la société accède et utilise l'information du gouvernement, ces changements peuvent se révéler lents à pénétrer et à modifier la culture et le comportement sous-jacents qui influencent le mode et l'ampleur de l'accès à l'information par le citoyen.

Des mesures doivent être prises pour s'assurer que les stratégies de gestion de l'information du gouvernement sont créées et mises en œuvre à un rythme qui s'harmonise avec la nature de cette transformation sociale et que les initiatives de gestion du changement organisationnel tiennent compte de ces constatations.

10.1.2 La mondialisation

L'harmonisation apportée par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électronique ¹⁴ a créé un précédent en éliminant les frontières traditionnelles entre le secteur public et le secteur privé, ainsi qu'entre les administrations publiques fédérale et provinciales. De plus, elle n'était pas motivée par les exigences du Canada mais par la mondialisation du commerce et des affaires.

Les initiatives sur le plan de la mondialisation couvrent une large gamme de domaines qui influencent la création d'une infrastructure de gestion de l'information. L'organisation internationale de normalisation (ISO) publiera en septembre une norme pour la gestion des documents, qui sera adoptée par le Canada et qui constituera la base des politiques et pratiques de la collectivité de gestion des documents. Elle figure dans la norme I Information électronique à titre de preuve de l'Office des normes générales du Canada, et elle a été adoptée par un certain nombre d'institutions comme point de départ pour la création de programmes de gestion de l'information.

Cette norme, créée à l'origine pour être utilisée à titre de norme complémentaire avec les séries de documents ISO 9000 et 14000, comporte un cadre qui

• définit les exigences en matière de gestion des documents;
  
• fournit des renseignements détaillés sur la conception et la mise en œuvre d'un système de classement documentaire;
  
• décrit les processus et contrôles de la gestion des documents;
  
• traite de l'accès et de la récupération;
  
• examine la surveillance et la vérification;
  
• aborde la formation.

On s'attend à ce que la norme soit utilisée comme document de référence pour la gestion de l'information dans les institutions du gouvernement et comme document d'appui à l'amélioration de l'accès à l'information.

Il est permis de penser que dans les 10 prochaines années, à mesure que les infrastructures de gestion de l'information deviendront compatibles avec l'environnement local et global et qu'elles seront implantées dans de multiples administrations publiques pour refléter l'homogénéité sur le plan de la conception et du niveau d'intégrité, les mêmes phénomènes se produiront dans l'environnement de l'accès.

10.1.3 Facteurs intergouvernementaux

À l'heure actuelle, l'information est gérée dans les silos du gouvernement, à travers les niveaux fonctionnels, au sein des ministères et aux niveaux provincial et municipal. À mesure que la responsabilité concernant les services gouvernementaux sera partagée entre différents paliers de gouvernement, le public ne saura plus à quel palier de gouvernement est détenue l'information qu'il recherche. Les citoyens voudront accéder à l'information à partir d'une seule source, quel que soit le palier de gouvernement qui leur fournit le service. Ces exigences auront une forte incidence sur la conception et l'administration de l'infrastructure de gestion de l'information et feront appel à une participation intergouvernementale pour la création et la mise en œuvre de cette dernière.

L'un des principaux aspects de l'accès à l'information est la façon dont le public recherche l'information. Le public n'étant pas familiarisé avec l'infrastructure du gouvernement, il aura tendance à faire ses recherches de façon thématique, en accédant à l'information par sujet, quel que soit l'endroit où elle se trouve dans l'infrastructure du gouvernement (ou dans les multiples infrastructures gouvernementales). Par conséquent, il faudra aménager des points d'accès par thème/par sujet, en plus de permettre la recherche par ministère.

À l'heure actuelle, toute personne désirant se renseigner au sujet de la Loi sur l'accès à l'information et sur toute ressource connexe doit connaître l'institution gouvernementale responsable de cette fonction et trouver le site approprié dans le site Web du ministère. Un site d'" accès à l'information " dans le site Web O Canada serait de loin préférable, car il offrirait un accès plus facile aux ressources telles que la Loi, la foire aux questions, la façon de rechercher l'information, etc., sans que l'on ait à naviguer à travers l'entité organisationnelle.

Le public faisant ses recherches par sujet, il faudra normaliser la terminologie et se pencher sur les questions spécifiques de langage. Il se peut qu'il faille créer des outils tels que systèmes de classification et répertoires, thésaurus et vocabulaires contrôlés, afin de faciliter la recherche et la récupération des ressources d'information du gouvernement.

Mais qu'arrive-t-il si tous les mécanismes sont en place et si les utilisateurs ne peuvent se servir des outils parce qu'ils ne savent pas lire? Peut-on envisager une telle éventualité?

10.1.4 L'alphabétisation

Dans le discours du Trône, en janvier 2001, la Gouverneure générale annonçait le lancement d'une initiative ayant trait à l'apprentissage et aux compétences (" Learning and Skills Initiative ") qui précisait entre autres :

" À l'heure actuelle au Canada, bon nombre d'adultes n'ont pas toutes les capacités de lecture et d'écriture avancées qu'exige la nouvelle économie. Le gouvernement du Canada invitera donc les provinces et les territoires, ainsi que le secteur privé et les organisations bénévoles, à lancer une initiative nationale destinée à augmenter de façon importante la proportion des adultes possédant ces compétences avancées. "

L'alphabétisation peut présenter un défi de taille et devenir un facteur déterminant lors de l'adoption d'initiatives reliées à la gestion de l'information et à l'accès, surtout à la lumière des études démontrant que les Canadiens analphabètes ont de la difficulté à naviguer dans les sites Web. Le téléphone demeure leur canal d'accès privilégié. Mais cela ne constitue qu'un seul aspect du défi en question.

Qu'est-ce que l'alphabétisation? Le rapport final de l'Enquête internationale sur l'alphabétisation des adultes (EIAA) ¹⁵ de 1994, publié en juin 2000 par Statistique Canada et l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), définissait l'alphabétisation comme suit :

" La capacité des adultes d'utiliser des renseignements écrits pour fonctionner en société, pour atteindre des objectifs ainsi que pour améliorer leurs connaissances et leur potentiel. "

Le Canada figurait parmi les 20 pays ayant participé à cette enquête qui a mesuré la lecture courante, la capacité de lecture de textes schématiques et la capacité de lecture de textes au contenu quantitatif¹⁸ . L'enquête a permis de constater que 22 p. 100 des Canadiens éprouvent de la difficulté à lire, que 26 p. 100 ont des compétences limitées, qu'ils peuvent lire avec difficulté et qu'ils ne peuvent aborder qu'un matériel simple et clairement présenté.

Le gouvernement doit tenir compte de ces statistiques lors de l'établissement de ses objectifs en rapport avec la création d'une infrastructure de gestion de l'information destinée à améliorer l'accès à l'information, notamment par l'utilisation de canaux d'accès en direct.

10.1.5 Canaux d'accès à l'information du gouvernement

En offrant l'accès aux ressources d'information du gouvernement à l'avenir, il faudra aborder des questions telles que l'alphabétisation, l'accès par l'Internet et les besoins spécifiques des personnes handicapées, dans le cadre de la création de l'infrastructure de gestion de l'information. Quant aux moyens de diffusion de l'information, il faudra tenir compte non seulement des coûts mais aussi des besoins divers des Canadiens qui ont tous le droit d'accéder aux ressources d'information du gouvernement. Étant donné l'évolution constante de la technologie, il est impossible d'envisager une solution en particulier. Les mécanismes d'accès peuvent comprendre la voix, les demandes en personne, les kiosques interactifs dans les bureaux d'accès régionaux, les demandes en direct, etc. Quoi qu'il en soit, on peut d'ores et déjà affirmer qu'en raison de la diversité qui caractérise le Canada, aucun point d'accès ne pourra satisfaire tous les besoins et que le gouvernement devra investir dans les canaux multiservices toujours souhaités par les Canadiens. Par conséquent, il devra aussi investir dans une infrastructure de gestion de l'information pouvant assurer les diverses formes d'information que l'on s'attend à voir générer par l'utilisation de ces canaux multiservices.

10.2 Infrastructure : les composantes

Les facteurs décrits plus hauts sont importants pour un gouvernement soucieux de créer une culture d'ouverture et de transparence, fondée sur le principe que l'information du gouvernement doit être accessible. Cependant, pour se conformer à ces grands principes sociaux, le gouvernement devra se doter d'une infrastructure qui assure l'accès à une information authentique, fiable, pertinente et complète.

De nombreuses composantes sont déjà en place et devraient être exploitées en vue d'accélérer le rythme de la mise en œuvre d'une solide infrastructure de gestion de l'information. Les consultants ont passé en revue les initiatives en cours ou envisagées, qui ne manqueront pas d'avoir une incidence sur la capacité du gouvernement de progresser vers une solide infrastructure de gestion de l'information, comme le fait ressortir le rapport McDonald.

10.2.1 Principes de la GI

De nos jours, même si tous les fonctionnaires sont des gestionnaires de l'information, ils ne sont pas imputables quant à la gestion des ressources d'information qui leur sont confiées; ils ne possèdent pas les compétences pertinentes en matière de gestion de l'information et ils ne bénéficient pas de programmes de formation appropriés.

L'objectif à l'avenir devrait consister à former tous les fonctionnaires afin de leur procurer toutes les compétences et connaissances qui leur permettront d'organiser et de gérer l'information, conformément à un ensemble de normes et de lignes directrices en matière de gestion de l'information.

Les normes et lignes directrices les aideront dans leur travail, leur procureront les compétences nécessaires à la gestion de l'information du gouvernement et assureront que l'accès à l'information demeure une partie intégrante du processus.

Cependant, l'amélioration de l'accès à l'information ne peut être assurée que si l'environnement de gestion de l'information, où l'information est créée, gérée et récupérée, est lui aussi bien organisé, structuré et assujetti à l'application de principes en vertu desquels le gouvernement :

• rend son information entièrement accessible pour les fins du gouvernement, des entreprises et de la collectivité;
  
• soutient l'amélioration continue des services et assure un accès aux ressources d'information en temps opportun et de façon économique;
  
• partage facilement l'information au sein des institutions et à travers ces dernières;
  
• améliore le flux de l'information en vue d'encourager la collaboration à travers les institutions gouvernementales et avec les autres paliers de gouvernement;
  
• protège la vie privée;
  
• crée une information qui est authentique, fiable, exacte et complète;
  
• permet l'accès à cette information;
  
• veille à ce que la formation relative à la gestion de l'information et à l'" l'accès à l'information " soit intégrée à une infrastructure culturelle plus solide, qui reconnaisse la nécessité de la gestion de l'information et qui facilite l'accès à l'information du gouvernement, conformément aux lois et règlements en vigueur.

10.2.2 Infrastructure de la GI

Comme le précise le rapport du Conseil du Trésor, intitulé Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada : Analyse de la situation :

"L'infrastructure de la GI n'est pas un élément indépendant. L'infrastructure de gestion du gouvernement est primordiale et établit le contexte pour d'autres infrastructures de soutien. L'infrastructure de la GI soutient les exigences de l'infrastructure de la gestion en matière d'information - elle alimente et documente les fonctions de gestion et les activités de soutien. L'infrastructure de la technologie de l'information sert principalement à soutenir l'infrastructure de l'information. Ces trois infrastructures doivent leur création, leur existence et leur raison d'être à l'infrastructure des ressources humaines du gouvernement. "

Au cours des dernières années, transition des documents sur papier aux documents électroniques, les communications par courrier électronique, l'utilisation accrue de l'Internet et les réductions des ressources affectées à la gestion des documents ont créé une situation où l'information est mal gérée à travers de nombreux secteurs du gouvernement. Les répercussions dues à la réduction de l'expertise dans le domaine de la gestion des documents et l'absence de règles opérationnelles sur le plan de la GI sont exacerbées par un manque de contrôle centralisé des ressources d'information et l'incapacité conséquente de la part des institutions gouvernementales de fournir de l'information exacte et en temps opportun.

De nos jours, l'information est créée, diffusée et éliminée sans trop se soucier des normes et lignes directrices. De plus, lorsque différents paliers de gouvernement s'occupent d'assurer différents aspects d'un service au public, les documents peuvent se trouver en divers endroits et stockés sur une grande variété de médias.

Cette situation risque de s'aggraver si des initiatives telles que le gouvernement en ligne ne considèrent pas la gestion efficace du contenu de l'information électronique comme faisant partie de la conception et mise en œuvre globales de l'environnement en direct. Les institutions gouvernementales ne disposeront pas de copies papier comme solution de rechange. À mesure que l'information électronique s'accroît, le besoin de gérer les versions électroniques deviendra plus critique. De plus, les objectifs de l'accès à l'information ne seront pas atteints en l'absence d'un plan de gestion de l'information durant son cycle de vie, indépendamment du média sur lequel elle est offerte.

Le rapport de John McDonald, intitulé Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada - Analyse de la situation, à l'intention du dirigeant principal de l'information, au Secrétariat du Conseil du Trésor, et de l'Archiviste national du Canada renfermait 21 recommandations divisées en trois catégories : le gouvernement en direct, les documents du gouvernement et la création d'une infrastructure durable. Depuis l'adoption du rapport en juin 2000, un certain nombre d'initiatives ont été lancées pour donner suite à ces recommandations, parmi lesquelles on remarque la création éventuelle d'une infrastructure de gestion de l'information pour les institutions gouvernementales. Le cadre de travail incorpore diverses stratégies destinées à aborder les questions reliées aux politiques, aux normes et pratiques, aux systèmes et au personnel. Une fois mis en œuvre, ce cadre de travail fera migrer les institutions gouvernementales vers l'établissement d'une solide culture qui reconnaisse l'importance de l'information en tant que bien organisationnel.
En outre, le cadre de travail reconnaîtra le lien étroit qui existe entre l'infrastructure de l'information et l'accès à l'information du gouvernement.

10.2.3 Les politiques

Une étude entreprise en 1998 révèle que la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement (GRDG) est en vigueur depuis quelques années, mais qu'elle n'est toujours pas appliquée. La gestion de l'information a généralement reçu une priorité faible dans un environnement caractérisé par la rareté des ressources humaines et financières. Aucun incitatif n'encourageait non plus les cadres supérieurs à mettre en œuvre la politique dans ce genre d'environnement. En l'an 2000, une initiative concernant l'examen de la politique a été lancée, et une nouvelle politique concernant la gestion de l'information du gouvernement devrait être promulguée avant la fin de l'année.

La nouvelle politique concernant la Gestion de l'information gouvernementale (GIG) a pour objet " d'assurer que l'information détenue par le gouvernement du Canada est gérée de façon efficace durant son cycle de vie ". Elle fait état de dispositions s'appliquant à un large éventail de sujets, allant de l'imputabilité quant à la gestion de l'information, en passant par le rôle des organismes centraux et principaux, jusqu'aux exigences sur le plan de la gestion de l'information, de sa création à son élimination définitive. L'une des principales dispositions de la proposition faisait état de la nécessité de faciliter l'accès à l'information de manière à favoriser la confiance des citoyens et à optimiser la réutilisation et le partage de l'information, dans le respect des obligations conférées par les lois et les politiques.

La publication et la promotion de cette nouvelle politique, parallèlement à la création et à la mise en œuvre du nouveau cadre de travail de la GI dirigé par le SCT, sont appelées à jouer un rôle de catalyseur pour accroître la sensibilisation et mieux faire comprendre l'importance de la gestion de l'information parmi les fonctionnaires, notamment aux échelons supérieurs.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor, de concert avec les organismes principaux tels que les Archives nationales (AN) et la Bibliothèque nationale (BN), devrait tirer parti de l'avènement de cette nouvelle politique pour encourager un changement culturel susceptible de mieux faire comprendre le rôle de l'information, non seulement sur le plan de l'exécution des programmes et de la prestation des services du gouvernement mais aussi sur celui de la facilité d'accès à l'information du gouvernement.

L'infrastructure de gestion de l'information constitue toujours l'une des grandes préoccupations du Commissaire à l'information. Au chapitre 2 du rapport annuel du Commissaire à l'information pour 2001¹⁶, une série de mesures étaient proposées afin de " raviver la gestion de l'information " au sein du gouvernement du Canada par suite des recommandations contenues dans le rapport McDonald. Le rapport du Commissaire à l'information renferme plusieurs recommandations au sujet des mesures à adopter en vue d'améliorer le processus de gestion de l'information. Il décrit aussi plusieurs éléments clés d'une politique de GI, ainsi que les principes qu'elle devrait sous-tendre :

" Un cadre ou une politique en matière de gestion de l'information peut tenir en un seul document présentant les éléments essentiels, ou alors constituer un ensemble interdépendant de principes, d'objectifs, de politiques, de normes et de lignes directrices. Peu importe la forme qu'il prend, il doit clairement indiquer aux responsables et aux employés des institutions gouvernementales l'importance d'une saine gestion de l'information ainsi que les mesures à prendre pour assurer sa mise en application.

Il doit communiquer une vision de l'administration publique qui est centrée sur la gestion responsable de même que l'utilisation judicieuse de l'information et des connaissances et qui appuie les objectifs de gestion et de reddition de comptes. Il devrait se fonder sur les principes de base en matière d'information, comme les suivants :

1. Disponibilité : les renseignements et les données doivent être créés, obtenus et conservés de manière à bien documenter les activités et les décisions importantes;
   
2. Accessibilité : l'information doit être accessible et transmise aux personnes qui ont besoin et qui ont le droit de la consulter;
   
3. Intendance : les ministères doivent être tenus responsables de voir à l'exactitude, la véracité, la pertinence et la fiabilité de leurs sources d'information;
   
4. Création et conservation : l'information du gouvernement ne doit être créée, obtenue et conservée que pour répondre à des besoins valables liés aux activités, aux affaires juridiques, aux politiques, à la reddition de comptes et aux archives;
   
5. Confidentialité et sécurité : la sécurité de l'information doit être garantie pour assurer la protection des renseignements personnels, la confidentialité et l'intégrité des renseignements, conformément aux exigences administratives, juridiques et stratégiques en la matière;
   
6. Gestion du cycle de vie : l'information de tout média et format doit être gérée en tant que ressource stratégique tout le long de son cycle de vie (du moment où elle est créée ou recueillie jusqu'à ce qu'elle soit utilisée, puis éliminée ou archivée). "

L'examen de la politique et le processus de développement, le développement du cadre de la GI et les recommandations contenues dans le rapport annuel du Commissaire à l'information offrent la possibilité d'établir un ensemble clair de priorités et de focaliser la gestion de l'information au sein des institutions gouvernementales. De plus, et à mesure que ces politiques et cadres de travail sont développés, d'autres possibilités s'offrent à nous d'accroître la sensibilisation non seulement sur le plan des politiques mais aussi sur celui des rôles et responsabilités des fonctionnaires quant à leur mise en œuvre en vue d'améliorer les pratiques de gestion de l'information à travers le gouvernement.

10.2.4 Normes et pratiques

Les normes et pratiques sont essentielles pour assurer le succès de la mise en œuvre au niveau de l'homogénéité des documents et des programmes de gestion de l'information. Les normes et pratiques relatives à la gestion de l'information sont en cours d'élaboration à la fois au sein du gouvernement, par le biais du Forum sur la gestion de l'information à l'échelle du gouvernement, et par des groupes du secteur privé qui ont un intérêt bien défini vis-à-vis des programmes de GI.

Les organismes principaux tels que les Archives nationales du Canada et la Bibliothèque nationale du Canada, sous l'impulsion du Secrétariat du Conseil du Trésor, doivent jouer un rôle de premier plan dans l'établissement de normes et de pratiques en vue de la gestion de l'information au sein des institutions gouvernementales. Bien que nombre de ces normes et pratiques aient été promulguées en collaboration avec le Forum sur la gestion de l'information à l'échelle du gouvernement, il en existe bien d'autres qui se trouvent au stade de la conception ou qui doivent encore être identifiées à des fins de développement.

Malheureusement, le programme de développement de normes destinées à l'infrastructure de gestion de l'information et requises pour une exécution efficace des programmes (sans compter un meilleur accès à l'information), dans un environnement électronique en direct, reste encore à créer. De plus, les normes et pratiques GI doivent encore être reconnues comme préoccupation sérieuse parmi les cadres supérieurs responsables du gouvernement en ligne et de la gestion globale de l'infrastructure GI/TI du gouvernement. Pour atteindre les objectifs du gouvernement en direct et de l'accès amélioré à l'information, une plus grande attention devra être accordée à cette dimension primordiale de l'infrastructure de gestion de l'information.

10.2.5 Systèmes et technologies

Au cours des 20 dernières années, les gouvernements ont migré d'un environnement largement dépendant du papier vers un environnement où les ressources d'information sont électroniques. Même si la technologie continue d'évoluer, le succès de tout programme de gestion de l'information à l'avenir dépendra d'une infrastructure technologique à l'échelle de l'entreprise.

Le Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI), un système partagé acquis en vue de son utilisation par un large éventail de ministères et actuellement au stade de la mise en œuvre, sera intégré aussi bien à l'infrastructure technologique du gouvernement qu'à son infrastructure globale de gestion de l'information au cours des dix prochaines années. Par l'intégration de toutes les ressources d'information du gouvernement sur une plate-forme commune et l'application de normes pour la création, l'utilisation et l'élimination de l'information, le système permettra un meilleur contrôle sur les ressources d'information ainsi qu'un accès plus facile.

Avec l'évolution de la technologie et le lancement de nouvelles initiatives, le succès de la mise en œuvre des programmes de gestion de l'information dépendra du soutien assuré par les plates-formes communes, comme dans le cas de l'initiative du Système de gestion des dossiers, documents et information (SGDDI). Pour que l'accès à l'information du gouvernement devienne plus transparent; il faudra que les ressources d'information ainsi que les infrastructures habilitantes de la technologie de l'information soient gérées selon un ensemble convenu de principes et de pratiques, qui prenne en considération les besoins opérationnels du gouvernement, la protection de la vie privée des citoyens et les attributs et qualités d'un gouvernement transparent.

10.2.6 Le personnel

Dans un environnement papier, les secrétaires, les adjoint(e)s administratif(ve)s et les commis au classement classaient et conservaient l'information. Par suite de la création d'un volume sans cesse croissant d'information électronique sur les ordinateurs de bureau, la responsabilité et l'imputabilité en vue d'assurer la gestion appropriée de l'information du gouvernement réclament la présence de spécialistes de l'information. Le rôle du spécialiste en gestion de l'information se transforme pour passer de celui de gardien d'objets physiques (documents actifs et inactifs) à celui de facilitateur et conseiller procurant orientation et soutien au spécialiste de l'information.

Plusieurs études démographiques ont été entreprises pour démontrer les répercussions dues à la retraite de la génération issue de l'explosion démographique sur les fonctions du gouvernement fédéral. Dans le domaine de la gestion de l'information, au cours des 10 prochaines années, près de 60 p. 100 des CS-05 et 80 p. 100 des EX-01 et EX-02 seront admissibles à la retraite¹⁷. Pour répondre à cette situation, le Bureau de gestion du changement (BGC) du Secrétariat du Conseil du Trésor déploie des efforts afin de s'assurer que la fonction publique disposera des compétences requises pour soutenir le gouvernement en direct et améliorer le service aux Canadiens.

Dans cette étude, le BGC a dégagé une série de fonctions considérées comme se trouvant à la base de la gestion de l'information :

• planification, développement, architecture et maintenance des services d'information;
  
• services informatiques;
  
• télécommunications;
  
• gestion des connaissances/de l'information dans un environnement automatisé;
  
• accès à l'information et services dans un environnement automatisé;
  
• sécurité de l'information dans un environnement automatisé.

Le chevauchement des fonctions entre les divers secteurs fait ressortir le besoin d'un futur professionnel de la gestion de l'information qui réunisse des compétences relevant de la bibliothéconomie, des archives, de la gestion des documents, de la TI et des collectivités d'accès et qui jouera le rôle de créateur/éditeur de contenu, conseiller en GI, producteur en GI et concepteur de processus.

Le rôle des coordonnateurs de l'accès à l'information doit être soigneusement évalué dans ce contexte afin de s'assurer que la fonction de coordonnateur est clairement définie et bien alignée sur les fonctions de la collectivité de gestion de l'information.

Reconnaissant le besoin d'un effectif spécialisé en gestion de l'information, possédant un nouvel ensemble de compétences, dans les 10 prochaines années, à mesure que les professionnels de la GI prendront leur retraite, le gouvernement devra développer une série de processus de planification et collaborer avec le secteur privé ainsi qu'avec les établissements d'enseignement pour s'assurer qu'il y aura des effectifs compétents en mesure de relever les défis de la gestion de l'information et de l'accès à cette dernière.

Il faudra prendre des mesures pour surveiller, aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur du gouvernement fédéral, les initiatives comme celles qui ont trait aux questions de compétences et aptitudes dans le nouvel environnement où se déroule la gestion de l'information. À titre d'exemple, Développement des ressources humaines Canada collabore avec les collectivités responsables de la gestion d'archives, bibliothèques et documents par le truchement du Conseil des ressources humaines du secteur culturel afin de développer les profils de compétences pour le secteur de gestion des ressources d'information. Les résultats de cette collaboration ainsi que ceux d'initiatives connexes devraient faire l'objet d'une étude en vue de leur application au sein du gouvernement fédéral du Canada.

10.2.7 La culture organisationnelle

Tout au long du rapport, les consultants ont fait allusion à la culture organisationnelle et au nouvel environnement créé par suite de l'introduction de la technologie. Mais qu'est-ce que la culture organisationnelle et pourquoi est-il si important de lui intégrer la gestion de l'information?
Random House définit le terme " culture " comme étant les comportements et croyances spécifiques à un groupe déterminé. La culture organisationnelle est la somme des comportements officiels et officieux qu'une organisation adopte et qui constituent la base de sa façon d'opérer. Une culture organisationnelle qui soutient une infrastructure efficace de gestion de l'information est une culture caractérisée par le partage de l'information. La gestion de l'information la moins réussie se retrouve dans les organisations où la culture est dominée par le cumul et l'accaparement de l'information. Pourquoi gérer l'information si elle n'est pas destinée à être partagée?

L'un des principaux défis que doivent relever les gouvernements est la gestion de la transformation obligatoire de la culture organisationnelle en une culture fondée sur une entente parmi le personnel à tous les niveaux au sujet du rôle et de l'importance de l'information et des responsabilités qu'impose une gestion efficace. Les initiatives relatives aux ressources humaines à l'échelle du gouvernement, y compris celles dirigées par le Bureau de gestion du changement (BGC), encouragent les changements à ce niveau, mais les défis demeurent de taille.

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