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Rapport 7 - Groupe d'étude de l'accès à l'information
L'INFORMATION : GESTION ET ACCÈS
REGARDS SUR L'AVENIR
11. Éléments requis pour aller de l'avant
Le rapport décrit un scénario pour la gestion de l'information
à l'avenir. Il n'a pas focalisé la technologie, car la solution
ne dépend pas uniquement que de cette dernière. Face au
volume accru de l'information créée, stockée et maintenue
de façon électronique, il faudra davantage s'assurer qu'elle
est saisie, maintenue et éliminée conformément à
un ensemble approuvé de politiques et de normes. De plus, il faudra
absolument que le personnel soit au courant de ses rôles et responsabilités
vis-à-vis de la gestion de l'information. En renforçant
l'infrastructure de gestion de l'information, le gouvernement sera en
mesure d'offrir un meilleur accès à ses ressources d'information.
Les mesures nécessaires au développement et à la
mise en œuvre d'une infrastructure de gestion de l'information ont
été énoncées dans les documents suivants :
- Gestion de l'information au sein du gouvernement du Canada - Analyse
de la situation (2000);
- chapitre 2 du rapport annuel du Commissaire à l'information
pour 2001 où l'on propose une série de mesures destinées
à " raviver la gestion de l'information ";
- le " cadre de travail de la gestion de l'information au gouvernement du Canada ", tel qu'il est décrit par la Direction du dirigeant principal de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Les deux premiers documents soulignent l'importance des enjeux de la GI et recommandent que le SCT joue un rôle de premier plan quant à la création d'une infrastructure de GI efficace et pertinente. Ces deux documents proposent aussi que le SCT se dote d'un plan d'action global soutenu par des organismes principaux, tels que les Archives nationales et la Bibliothèque nationale, ainsi que par des groupes consultatifs composés de cadres supérieurs représentant un large éventail d'institutions gouvernementales. Le SCT a réagi à ces recommandations par la création d'une unité de GI au sein de la Direction du dirigeant principal de l'information et par le développement d'une ébauche de cadre de GI intégrant la stratégie du gouvernement en matière de gestion de l'information.
Le cadre de la GI envisagé permettra :
- de fournir une orientation quant à la gestion de l'information
du gouvernement en tant que ressource clé, conformément
aux lois et politiques en vigueur;
- d'accroître la sensibilisation et la compréhension, et
de suggérer des approches pratiques quant à la façon
d'aborder l'information;
- de gérer les ressources du gouvernement à travers les
canaux, programmes et juridictions;
- de fournir une orientation aux personnes qui accomplissent des tâches sur les ordinateurs de bureau, à celles qui préparent les produits d'information à l'intention des clients et à celles qui assurent la garde et la gestion des ressources en GI.
Ces efforts de la part du SCT doivent être soutenus de façon active. Mais ils doivent aussi être soutenus par une approche globale quant à la création et à la maintenance d'une infrastructure de gestion de l'information, cette infrastructure étant elle-même soutenue comme suit :
- un engagement quant à la transparence du gouvernement;
- des ressources visant à soutenir l'infrastructure " ravivée
" de gestion de l'information;
- un personnel sensibilité au fait que l'information constitue
un bien ministériel aussi bien pour le gouvernement que pour
le public canadien;
- un environnement coopératif favorisant le partage de l'information;
- un cadre d'imputabilité en ce qui a trait à la gestion
de l'information du gouvernement, qui tienne compte du droit des Canadiens
à accéder à cette information;
- un ensemble de buts et objectifs à l'échelle du gouvernement
pour ce qui est de l'accès à l'information et la gestion
de cette dernière;
- une architecture technologique à l'échelle du gouvernement
offrant aux Canadiens un accès effectif à l'information
de ce dernier;
- un système de récompenses et de reconnaissance à
l'intention des fonctionnaires qui gèrent et qui partagent l'information;
- un système d'appréciation du personnel sanctionnant les fonctionnaires qui ne gèrent ni ne partagent l'information de façon efficace.
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12. Recommandations
Les auteurs avaient pour tâches de se projeter sur 10 ans et de considérer l'avenir en ce qui concerne la gestion de l'information. Indépendamment des changements apportés par la technologie, il faudra toujours assurer la gestion et la disponibilité de l'information du gouvernement. Se fondant sur les constatations de ce rapport et sur l'hypothèse selon laquelle une infrastructure efficace de gestion de l'information permet un meilleur accès à cette dernière, ils formulent les recommandations suivantes :
- les comités parlementaires appropriés devraient accorder
une plus grande attention aux efforts du gouvernement en vue de créer
et de maintenir une infrastructure globale, pertinente et durable pour
ce qui est de l'information, destinée à soutenir, en partie,
un meilleur accès à l'information;
- les diverses initiatives en matière de gestion de l'information
qui sont en cours à travers le gouvernement devraient être
mieux coordonnées (si possible par un groupe central) de façon
à optimiser l'utilisation des ressources, assurer l'homogénéité
au niveau du développement des politiques et des normes et offrir
un " guichet gouvernemental unique " pour les questions en
rapport avec la gestion de l'infrastructure de GI du gouvernement;
- la responsabilité de la mise en œuvre de l'infrastructure de gestion de l'information abordée dans le présent rapport devrait être confirmée, documentée et évaluée;
- la responsabilité des fonctionnaires, à tous les niveaux,
en rapport avec la gestion de l'information devrait être codifiée
et largement diffusée à travers la fonction publique en
vertu d'un code de pratique semblable à celui utilisé
en Grande-Bretagne;
- les initiatives entreprises en réponse aux recommandations
contenues dans le rapport " McDonald " du SCT et des AN et
dans le rapport du Commissaire à l'information, de même
que les initiatives dirigées par le SCT, telles que le cadre
de la GI, devraient occuper une place plus importante dans le rapport
annuel soumis au Parlement par la Présidente du Conseil du Trésor.
Les contributions des organismes principaux à la création
et à la maintenance de l'infrastructure de GI devraient également
se refléter dans leurs rapports respectifs au Parlement;
- le cadre de travail de la gestion de l'information, dirigé
par le SCT, et les résultats des autres initiatives connexes,
dirigées par le SCT et les organismes principaux, devraient être
soutenus par des groupes et comités pertinents du gouvernement
tels que le Comité sur la prestation électronique des
services et le Sous-comité du Comité consultatif supérieur
du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la gestion de
l'information (SCGI);
- une approche coordonnée et durable devrait être adoptée
en vue de promouvoir la mise en œuvre de la nouvelle politique
de GI du gouvernement (après son approbation) et des normes et
pratiques de soutien, des systèmes (y compris les solutions relatives
aux systèmes de GI partagés, comme le SGDDI) et des stratégies
en matière de ressources humaines;
- des séances de sensibilisation à la GI, y compris l'information
au sujet des stratégies connexes, devraient être organisées
à l'intention des fonctionnaires à travers le gouvernement
afin d'encourager l'émergence d'une culture de partage de l'information
et de définir les responsabilités de chacun en rapport
avec une saine gestion de l'information;
- des stratégies de vérification devraient être
adoptées afin de mesurer et d'évaluer le degré
de mise en œuvre et de conformité avec les politiques, normes
et pratiques de gestion de l'information, y compris celles qui soutiennent
un meilleur accès à l'information du gouvernement;
- des stratégies en matière de ressources humaines doivent être élaborées et mises en œuvre afin de s'assurer que l'on dispose d'un effectif multidisciplinaire de spécialistes de l'information pour soutenir et maintenir l'infrastructure de GI en permanence, et de veiller ainsi à ce que l'AI soit considérée comme une partie intégrante du processus de la GI.
Chacune de ces recommandations aura une incidence sur le succès d'une infrastructure de gestion de l'information à l'échelle du gouvernement, conçue pour assurer une exécution des programmes et une prestation des services du gouvernement à un niveau supérieur d'efficacité tout en améliorant les possibilités d'accès par les Canadiens à l'information du gouvernement. Certaines recommandations peuvent être mises en oeuvre immédiatement, alors que d'autres exigeront plus de temps. L'important c'est de considérer chacune de ces recommandations comme faisant partie de la solution et non comme une solution en elle-même. Si les diverses composantes, c.-à-d. le personnel, les normes et pratiques, les systèmes et la technologie, ainsi que les politiques, ne sont pas prises en considération comme un ensemble, il en ressortira une infrastructure fragmentée et inefficace.
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13. Conclusion
Dans un environnement caractérisé par un rythme effréné des activités, un remarquable surcroît d'information et l'habilitation par l'Internet, en cette première décennie du 21e siècle, l'ouverture, la transparence et le flux ininterrompu de l'information, ainsi que le concept d'information partout et à tout moment, sont devenus des réalités plutôt que des notions abstraites.
De même qu'un grand nombre d'organisations à travers le monde, le gouvernement s'est retrouvé dans une situation où la seule issue vers le progrès est un gouvernement centré sur le citoyen et soutenu par une infrastructure de gestion de l'information qui encourage l'ouverture et la transparence. Cet objectif ne peut être atteint qu'en éliminant les barrières qui inhibent la capacité des Canadiens d'accéder à l'information du gouvernement. Cela signifie qu'un changement doit intervenir au niveau de la culture organisationnelle, de sorte que chacun puisse répondre aux exigences redditionnelles et apprécier l'information en tant qu'un bien.
Comme nous le faisons remarquer dans ce rapport, un grand nombre de composantes de l'infrastructure de gestion de l'information, qui sont nécessaires pour refléter ces notions et concepts, sont actuellement mises en place. À présent, il est important de s'assurer qu'une fois ces composantes en place, les citoyens considéreront la gestion de l'information comme une pièce maîtresse d'une gouvernance couronnée de succès et d'un gouvernement responsable.
Même si les défis sont de taille, les fonctionnaires du gouvernement (au fédéral et dans les autres juridictions) reconnaissent la nécessité d'adopter une approche globale en vue de bâtir une infrastructure où les considérations d'ordre technologique seraient contrebalancées par d'autres considérations en rapport avec les politiques, les normes et pratiques et, par-dessus tout, la culture organisationnelle.
L'infrastructure de gestion de l'information, telle qu'elle ressort des études comme le rapport du Conseil du Trésor (McDonald, juin 2000) et se trouve confirmée par le nouveau cadre de travail de la GI du Secrétariat du Conseil du Trésor, doit être envisagée de façon globale, y compris l'intégration des politiques, des normes et pratiques, des systèmes et du personnel. Elle doit aussi être envisagée comme une composante de l'infrastructure globale assurant l'exécution des programmes et la prestation des services du gouvernement, y compris ceux qui habilitent le citoyen à accéder à l'information du gouvernement.
Comme nous le mentionnons ailleurs dans le présent rapport, la
création de cette infrastructure constitue un défi, surtout
dans un environnement influencé par la technologie où la
culture gouvernementale est encore caractérisée par le cumul
plutôt que par le partage de l'information. C'est pourquoi nous
recommandons instamment que le Commissaire à l'information ainsi
que les autres intervenants (par ex., l'Archiviste national, le Bibliothécaire
national, etc.) ayant un intérêt dans la gestion de l'information
du gouvernement assument un rôle actif par la supervision des progrès
réalisés quant à la mise sur pied d'une infrastructure
de la GI - infrastructure qui donnera une vision non seulement de la gestion
de l'information, mais aussi, et de façon plus large, d'un gouvernement
véritablement caractérisé par la transparence et
l'ouverture.
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