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Rapport 15 - Groupe d'étude de l'accès à l'information
LA SIGNIFICATION DE " PUBLIÉ " AUX FINS DE LA LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION
Publié: octobre 2001
Table des Matières
Résumé
Historique et introduction
Résultats
Solutions à étudier
Conclusion
Rapport
Historique
Méthodologie
Cadre de la politique gouvernementale et « publié »
Exigences législatives
Politique et lignes directrices connexes
Les répercussions
d'Internet sur le concept de « publication »
Considérations pour les publications sur
le Web
Guide d'Internet du gouvernement du Canada, 3e
édition
Conservation à long terme des publications
gouvernementales
Mise en œuvre des modèles de publication - Le modèle britannique
Résultats
Recommandations et solutions proposées
Conclusion
Annexe A Définitions standard de « publié »
et « document publié »
Annexe B Politiques et lignes directrices actuelles concernant l'édition et les publications
gouvernementales
Annexe C Sources de recherche et documents de
référence
Annexe D Détails de la définition
Résumé
Contexte et introduction
Le Groupe d'étude de l'accès à l'information étudie actuellement les éléments du cadre d'accès à l'information, y compris la Loi sur l'accès à l'information, ainsi que la réglementation, les politiques et les procédures en la matière. Le Groupe de travail souhaite déterminer si l'utilisation du terme « publié » dans la Loi est encore judicieuse et, en particulier, quand on tient compte des nouvelles technologies de l'information, si sa signification devrait être précisée dans la législation ou ailleurs pour s'assurer qu'elle s'applique aux diverses formes de documents publiés sur les sites Web du gouvernement.
L'article 68 de la Loi précise que celle-ci ne vise pas les « documents publiés ou mis en vente dans le public » alors que l'article 26 met en place une dérogation dans le cas des documents qui doivent être publiés « dans les 90 jours suivant la demande ». Comme ces deux articles définissent des dérogations au droit général d'accès à l'information en vertu de la Loi, il est important de préciser ce qu'on entend par « publié » (1).
La façon dont l'information gouvernementale est mise à la disposition du public évolue rapidement à la suite de l'accès à Internet et du développement des sites Web du gouvernement. D'ici 2004, le gouvernement veut avoir mis en place un modèle de gouvernement électronique. On s'attend à ce que, à l'avenir, la publication d'information sur les sites Web devienne l'un des principaux moyens auxquels aura recours le gouvernement pour diffuser l'information. Il flotte cependant une incertitude si les documents publiés sur les sites Web du gouvernement répondent aux critères de « publié » en vertu des dispositions actuelles de la Loi sur l'accès à l'information. Des indications claires sur ce qu'est une publication officielle du gouvernement et les modalités de sa préparation et de sa diffusion sont souhaitables pour un certain nombre de raisons, en particulier parce que de telles précisions contribueraient à la mise en place d'un cadre favorisant une diffusion plus courante et proactive de l'information gouvernementale en dehors des modalités fixées par la Loi.
Tout un ensemble de lois et de politiques du gouvernement du Canada fixe les modalités de préparation et de diffusion des publications que doivent suivre les organismes gouvernementaux. Parmi ces textes, on peut citer :
- La Loi sur l'accès à l'information;
- La Loi sur la Bibliothèque nationale;
- La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux;
- La Loi sur le droit d'auteur;
- La Politique sur les communications du gouvernement du Secrétariat du Conseil du Trésor;
- La Politique sur les services communs du Secrétariat du Conseil du Trésor; et
- La Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement.
Résultats
Un examen des définitions connexes montre que « publié » a un sens large qui va bien au-delà de mettre de l'information dans la bibliothèque d'un ministère ou sur un site Web du gouvernement. Le processus de publication consiste à créer un produit d'information gouvernemental, à le réviser, l'approuver, le commercialiser, le diffuser et le mettre à la disposition du public pour le rendre accessible à ce dernier.
Le terme « publié » et « document publié » était déjà largement utilisé avant l'apparition d'Internet. Au fur et à mesure que de nouveaux moyens de diffuser l'information gouvernementale sont adoptés et mis en œuvre, et que le public a accès à de nouveaux canaux de diffusion, la capacité à diffuser l'information gouvernementale augmente.
Pour décider si quelque chose est « publié » ou non, il faut tenir compte des processus d'approbation et de diffusion, ainsi que de l'auditoire visé et de la présentation du produit fini.
On ne peut pas se contenter de considérer que « publié » et « document publié » renvoient simplement à une question de support ou de présentation dans un contexte technologique en évolution permanente. Pour déterminer si un produit d'information gouvernemental est « publié », il faut aussi tenir compte des raisons pour lesquelles ce produit a été créé, de son contenu et de l'auditoire visé. Toutes les définitions que l'on pourrait proposer pour « publié » et « document publié » devraient donc :
- s'appliquer à n'importe quel support sur lequel des publications gouvernementales sont créées;
- renforcer les politiques et les procédures actuelles pour créer l'information gouvernementale et la rendre disponible afin que les problèmes d'accès soulevés par l'apparition de nouvelles technologies soient pris en compte dès la conception de la nouvelle infrastructure; et
- s'assurer que les modalités de diffusion assurent l'accès nécessaire à court et à long terme.
Il faut, de plus, mettre en place des modalités garantissant l'accès à long terme aux publications gouvernementales.
Solutions à étudier
Aux fins de ce rapport, et en tenant compte du mandat du projet, voici les solutions proposées quant à l'utilisation des expressions « publié » et « document publié » dans le cadre de la Loi sur l'accès à l'information.
Solution 1)
Afin de préciser les dérogations à l'obtention de documents en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, et pour fournir des directives favorisant une diffusion plus courante et plus proactive de l'information gouvernementale, une définition de « publié » figurant dans la Loi inclurait les éléments suivants:
- le processus d'édition;
- la présentation du document publié;
- l'auditoire visé;
- la façon dont les publications sont diffusées et les canaux de diffusion empruntés; et
- la façon dont les publications sont conservées pour assurer leur accès à court et à long terme.
Solution 2)
Afin de permettre une plus grande souplesse dans le temps et de conserver les liens avec les politiques et les programmes connexes du gouvernement, les éléments de « publié » aux fins de la Loi pourraient être définis en détail dans la Politique et les lignes directrices sur l'accès à l'information du Conseil du Trésor.
Solution 3)
Une troisième solution pourrait être de s'inspirer de l'approche structurée qui devrait découler de la Freedom of Information Act récemment adoptée au Royaume-Uni. Cette Loi impose à chaque pouvoir public d'adopter et de conserver un « schéma de publication » précisant les catégories d'information qu'il publie ou destine au public, les modalités de publication et les coûts éventuels pour se les procurer. Au Royaume-Uni, les schémas de publication doivent être approuvés par la Commissaire à l'information qui a précisé que ce concept n'est pas encore tout à fait précis et qu'il y aura une phase d'apprentissage pour toutes les parties concernées (2).
Conclusion
Jusqu'à 1995, la majorité des produits d'information gouvernementaux étaient offerts au public sous forme de livres, de journaux, de brochures, de fichiers informatiques, de microfilms, de microfiches, de CD, de vidéocassettes et d'enregistrements sonores. La façon dont l'information est créée et diffusée a changé considérablement avec l'apparition d'Internet. Aujourd'hui, l'information gouvernementale est non seulement disponible sur les supports utilisés jusqu'à maintenant, mais également sur les sites Web du gouvernement auxquels on accède par des portails. Demain, on pourra y accéder au moyen d'appareils de transmission sans fil et d'autres appareils mobiles.
Comme les articles 26 et 68 de la Loi sur l'accès à l'information font l'hypothèse que l'information « publiée » est en général accessible par d'autres moyens qu'en formulant une demande d'accès à l'information en vertu de la Loi, les critères pour définir ce qu'on entend par « publié » aux fins de la Loi devraient assurer que cette information peut être trouvée facilement par le public.
La signification de « publié » doit tenir compte de la fonction et de l'auditoire, et pas simplement du support. Comme les publications gouvernementales sont de plus en plus accessibles par des moyens électroniques, il sera essentiel de se doter d'un important programme de gestion des publications électroniques pour s'assurer que les publications gouvernementales continuent à être disponibles et accessibles après avoir été retirées des sites Web.
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Notes de bas de page:
1. Le concept de " publié » de l'article 68 s'applique aux publications non gouvernementales et gouvernementales. Ce rapport se consacre, lui, essentiellement à l'accessibilité et à la disponibilité des publications gouvernementales.
2. Preparing for Implementation: Publication Schemes » publié par le UK Office of the Information Commissioner, 31 mai 2001.
