Rapport 22 - Groupe d'étude de l'accès à l'information

ENQUÊTE MENÉE AUPRÈS DES SERVICES D’ACCÈS À L’INFORMATION DES INSTITUTIONS FÉDÉRALES

ANNEXE 1

QUESTIONNAIRE

Introduction

Le Groupe d’étude de l’accès à l’information (ci-après appelé le « Groupe d’étude ») a retenu les services de Yvon Gauthier Info-Training/Formation afin :

1) de recueillir des renseignements sur les utilisateurs de la loi
2) de déterminer les critères qui, de l’avis des coordonnateurs de l’accès à l’information, pourraient être assimilés à des demandes frivoles, vexatoire ou abusives
3) d’évaluer les mécanismes en place pour sensibiliser à l’AI et informer la haute direction et autres employés au sujet de leurs rôles et responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.
4) de déterminer les étapes que comporte le traitement des demandes d’accès
5) d’établir les facteurs qui peuvent influer sur la complexité des demandes d’accès
6) d’évaluer la place qu’occupe le personnel de l’AI au sein des institutions

Nous avons choisi un échantillon de ministères et organismes représentatifs des différents niveaux d’activités de l’AI. Afin de fournir au Groupe d’étude de l’information sur les sujets énumérés ci-haut, nous avons préparé le présent questionnaire. Nous vous demandons de prendre quelques minutes pour répondre à chaque question, dans la mesure du possible.

Questionnaire :

1) Élaborer le profil des utilisateurs de la loi

1.1 Quelles sont les catégories de demandeurs qui utilisent la Loi sur l’accès
à l’information pour avoir accès à des documents de votre ministère ou organisme? (p. ex. médias, entreprises, partis politiques)

1.2 Au cours de l’exercice 1999, quel pourcentage de demandes provenait de chacune de ces catégories? Les pourcentages ont-ils variés considérablement au cours des cinq dernières années?

1.3 Au cours de l’exercice 1999, quel était le volume approximatif, en nombre de pages examinées, pour chacune de ces catégories?

1.4 Êtes-vous en mesure de déterminer combien de demandeurs relèvent de chaque catégorie? (en tenant compte des demandeurs qui font plus d’une demande )

1.5 Combien de plaintes avez-vous reçues l’année dernière? Pouvez-vous dire combien de demandes ont fait l’objet de plaintes? En tenant compte des demandes qui ont donné lieu à une multitude de demandes, pouvez-vous dire combien de demandeurs ont déposé des plaintes?

2) Déterminer les critères qui, de l’avis des coordonnateurs de l’accès à l’information, pourraient être assimilés à des demandes frivoles, vexatoire ou abusives

2.1 À votre avis, quels critères pourraient servir à déterminer si une demande est frivole, vexatoire ou abusive?

2.2 Veuillez expliquer brièvement pourquoi ces critères ont été choisis.

3) Évaluer les mécanismes en place pour sensibiliser à l’AI et informer la haute direction et autres employés au sujet de leurs rôles et responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

3.1 Quels mécanismes (formation, séances d’information, politiques et lignes directrices) sont en place dans votre ministère ou organisme pour informer et inciter les employés à se conformer aux exigences et à l’esprit de la Loi? À quelle fréquence les employés ou la haute direction sont-ils invités à participer à des séances de formation ou d’information?

3.2 Votre institution demande-t-elle au Bureau de première responsabilité (BPR) de proposer l’application d’exemptions à l’égard de l’information demandée? Dans l’affirmative, dans quelle mesure, ses recommandations s’avèrent-elles justes?

3.3 Comment évalueriez-vous la participation de la haute direction aux questions et des demandes d’AI?
a) importante participation b) participation modérée c) faible participation d) aucune participation

3.4 En moyenne, à quelle fréquence les questions d’AI sont-elles soumises à l’attention du Comité de la haute direction? Le coordonnateur de l’AI ou son personnel participe-t-il régulièrement aux réunions de la haute direction au sujet de questions ou d’enjeux touchant l’AI?

3.5 Quels sont les critères utilisés pour déterminer si une demande ou une question touchant l’AI doit être soumise à l’attention du Comité de la haute direction ou aux cadres supérieurs?

3.6 Quels mécanismes de rapport sont en place au sein de votre ministère ou organisme?

4) Déterminer les étapes que comporte le traitement des demandes d’accès

4.1 Chaque ministère et organisme a élaboré ses propres procédures pour le traitement des demandes. Donnez une courte description de chaque étape suivie dans votre ministère ou organisme pour le traitement d’une demande type.

Exemple : Récupération des documents – une note est envoyée au personnel de programme afin de demander que toute l’information pertinente soit récupérée, photocopiée et envoyée avec des recommandations de l’unité de l’AI, dans une période de sept jours suivants la date de la note. Si le personnel de programme estime qu’il faudra plus de cinq jours pour récupérer les documents, il doit donner une idée approximative du temps nécessaire et faire parvenir cette estimation à l’unité de l’AI sans attendre.

4.2 Qui sont les principaux acteurs dans le processus d’approbation des documents communiqués pour les demandes non sensibles et sensibles? Décrivez brièvement les rôles de chacun de ces acteurs et la place qu’ils occupent dans le processus d’approbation des demandes non sensibles et sensibles.

4.3 Habituellement, combien de temps faut-il pour obtenir l’approbation des demandes non sensibles et sensibles?

4.4 Quels types d’outils ou de ressources sont utilisés pour la gestion et le traitement des demandes? Évaluez brièvement la contribution de chacun.

5) Établir les facteurs qui peuvent influer sur la complexité des demandes d’accès

5.1 Quels facteurs influent sur la complexité des demandes d’accès types traitées par votre ministère ou organisme? Expliquez pourquoi ces facteurs, séparément ou collectivement, ajoutent à la complexité d’une demande.

5.2 Classez par ordre d’importance les facteurs qui, à votre avis, ajoutent à la complexité des demandes traitées par votre ministère ou organisme.

5.3 Définissez ce que vous considérez être une demande très complexe, moyennement complexe ou peu complexe. Quel pourcentage de l’ensemble des demandes reçues par votre ministère ou organisme constitueraient des demandes peu complexes, des demandes moyennement complexes et des demandes très complexes?

5.4 Y a-t-il une catégorie d’utilisateurs en particulier qui présente des demandes très complexes?

6) Évaluer la place qu’occupe le personnel de l’AI au sein des institutions

6.1 Quelle est la délégation de pouvoir qui existe dans votre ministère ou organisme pour le traitement des demandes d’accès?

6.2 Où est situé l’unité ou le bureau de l’AI dans l’organigramme de votre ministère ou organisme?

6.3 Combien de pas séparent l’unité ou le bureau de l’AI de la haute direction (SMA et SM) dans votre ministère ou organisme?

6.4 Quels sont les titres des postes, les classifications et les niveaux du coordonnateur de l’AI, des analystes de l’AI et du personnel de soutien de l’AI?

6.5 Sans nommer de personnes en particulier, quels sont les origines professionnelles ou les cheminements de carrière habituels des analystes de l’AI qui travaillent dans votre ministère ou organisme? Lorsque des analystes de l’AI quittent votre unité, vers quel type de poste vont-ils normalement? (Exemple : AI dans un autre ministère, administration)

6.6 Quels sont les origines professionnelles ou les cheminements de carrière présents et passés des coordonnateurs de l’AI qui occupent ou qui ont occupé le poste dans votre ministère ou organisme? **Veuillez noter qu’à l’étape du rapport toute référence à une personne en particulier et à un ministère ou organisme sera supprimée**

Page Suivante

Retour à la Table des matières