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Rapport 22 - Groupe d'étude de l'accès à l'information
ENQUÊTE MENÉE AUPRÈS DES SERVICES D’ACCÈS À L’INFORMATION DES INSTITUTIONS FÉDÉRALES
ANNEXE 4
| 3) Évaluer les mécanismes
en place pour sensibiliser l’AI et informer la haute direction
et autres employés au sujet de leurs rôles et responsabilités
en vertu de la Loi sur l’accès à l’information
Question 3.1 - Quels mécanismes (formation,
séances d’information, politiques et lignes directrices)
sont en place dans votre ministère ou organisme pour informer
et inciter les employés à se conformer aux exigences
et à l’esprit de la Loi? À quelle fréquence
les employés ou la haute direction sont-ils invités
à participer à des séances de formation ou
d’information? |
Dans tous les bureaux régionaux, des personnes-ressources de l’AI agissent comme points de contact pour le personnel de l’organisme. Elles assurent la liaison entre le bureau de l’AI et le BPR et répondent aux questions touchant l’AI.
De la formation ou des séances d’information ont lieu tous les mois à l’administration centrale. Dans les régions, la formation et les séances d’information ont lieu tous les deux ans à raison de deux ou trois séances dans chaque province.
Tous les membres de la direction doivent obligatoirement assister à des séances de sensibilisation.
Les mécanismes de sensibilisation en place sont le guide de la
politique en matière d’accès à l’information,
les séances d’information notamment pour les nouveaux employés,
les notes/bulletins concernant la politique et les séances d’information
à l’intention de la haute direction.
La fréquence de la participation des employés/haute direction dépend de l’inscription des employés à des cours particuliers. Les breffages à l’intention de la haute direction portent habituellement sur des questions particulières qui font l’objet de discussion en petits groupes. La division de l’AI fait également des présentations à différents groupes de haute direction et de gestionnaires intermédiaires (lors des réunions des cadres régionaux, du comité de la politique et des opérations du ministère, du comité de gestion ministériel).
Au cours des dernières années, très peu a été
fait dans le domaine de la formation et des séances d’information
en raison de l’augmentation du nombre et du volume de ces demandes
qui minent les ressources disponibles. Quelques directions ont eu droit
à des séances d’information informelles, sur demande,
mais aucune séance formelle n’a vraiment eu lieu. Le ministère
vient d’embaucher un analyste qui sera chargé d’offrir
de la formation et des séances d’information.
Le personnel de la division de l’AI a accès à des lignes directrices pour utilisation interne. L’observation de l’AI fait également partie des ententes de responsabilité de la haute direction.
Les personnes-ressources de l’AI ont toutes droit à de la formation. Elles sont situées dans tous les secteurs opérationnels et les administrations centrales et sont responsables de la communication de documents à la division de l’AI.
Les séances d’information sont disponibles dans tous les secteurs relativement aux questions touchant la Loi sur l’accès à l’information comme l’adoption récente de la disposition 67.1.
Le dirigeant de l’institution a avisé tous les secteurs que pour respecter les échéances prévues dans la Loi, tous les documents demandés par la division de l’AI doivent lui parvenir dans un délai de huit jours civils à compter de la date de la demande. Des rapports sont publiés périodiquement pour assurer un suivi du temps pris par chaque secteur de l’institution.
La direction a prévu des séances d’information sur différentes questions touchant la Loi sur l’accès à l’information à plusieurs groupes de cadres supérieurs de l’administration centrale. La formation est également offerte au personnel de l’administration centrale chargé de l’examen des manuels en vue de leur inclusion dans les salles de lecture, comme le prévoit la Loi sur l’accès à l’information.
De plus, la haute direction a élaboré un cadre de contrôle pour assurer que tous les manuels sont inclus dans les salles de lecture.
Le bureau est présentement en voie d’établir une unité sur la politique, les consultations et la formation en matière d’AI afin de mieux répondre aux besoins de l’institution.
L’unité de l’AI a élaboré et offre maintenant des séances d’information et de sensibilisation mensuelles dans les deux langues officielles afin de satisfaire aux besoins et de répondre aux questions de tous les employés. Cela améliore la compréhension et l’acceptation de la Loi, ce qui permet à l’unité de l’AI de mieux remplir son mandat envers le public canadien en général et les demandeurs en particulier. Les séances d’information et de sensibilisation sont également données sur demande des directions. L’unité de l’AI travaille également en vue de mettre en oeuvre des fonctions liées à l’AI dans toutes tous descriptions de travail du ministère et d’obliger tous les nouveaux employés à suivre une séance de sensibilisation à l’AI.
L’institution a instauré des mécanismes pour informer et inciter les employés à se conformer aux conditions de la Loi. Entre une et trois séances de sensibilisation et d’information ont lieu régulièrement. L’horaire des séances de sensibilisation/information est envoyé une fois par année, mais des séances sont aussi données sur demande. Les personnes-ressources régionales participent à une séance de formation de deux ou trois jours. Il existe aussi un site intranet de l’AI où les employés peuvent obtenir de l’information au sujet de la Loi.
Un manuel « comment faire » sur le site intranet du ministère explique la Loi en général et aide les fonctionnaires dans le cadre de l’examen des documents. Des séances d’information sont données de manière sporadique, habituellement à la demande d’une direction générale. Des conseils sont fournis dans le cadre du traitement de demandes ponctuelles.
Le ministère offre des séances de sensibilisation et de l’information sur place aux employés. Plus de 1 000 employés ont reçu de la formation. Un breffage sur l’AI est offert aux nouveaux employés lors des séances d’orientation du ministère.
Des séances de formation régulières sont disponibles, et les employés sont encouragés à y participer, mais ne sont pas obligés. Les comités exécutifs, les sous-ministres adjoints et les chefs de direction participent à six séances d’information par année d’une durée d’une demi-heure à trois heures. Les nouveaux employés sont invités à participer à des séances d’orientation où ils reçoivent un feuillet informatif d’une page sur l’AI.
Un guide sur la politique en matière d’AI est disponible, ainsi que les notes envoyées au sujet des procédures d’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Des séances de formation ont été offertes sur le terrain, ainsi qu’une formation à l’intention de la haute direction, mais aucun d’entre eux ne s’est présenté le jour de la formation; au lieu ils ont envoyé leur adjoint administratif.
Une visite de la division de l’AI est organisée pour les nouveaux employés et des séances d’information leur sont données. Des séances de sensibilisation sont données aux employés du ministère, au besoin. Des conseils sont dispensés régulièrement au personnel concernant les questions touchant l’accès à l’information. Chaque année, la division de l’AI s’assure que des séances de formation ciblent différents secteurs, ce qui est inscrit dans le plan de travail annuel de la division.
Le bureau de l’AI donne régulièrement des conseils sur l’application de la loi aux employés qui doivent examiner les documents requis par des demandeurs. Des séances d’information sont également données. Ces séances insistent sur des aspects de la Loi qui concernent directement la zone de responsabilité des employés. De plus, un guide de l’utilisateur de 35 pages sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information a été élaboré par le bureau de l’AI, et tous les employés peuvent en obtenir une copie papier ou le consulter sur Internet.
L’institution a récemment instauré un nouveau programme de formation et de sensibilisation pour informer et encourager les employés à adhérer aux conditions et à l’esprit de la Loi. Une section spéciale au sein de l’unité de l’AI a été chargée d’élaborer et d’offrir de la formation. Elle offre maintenant trois produits de formation et de sensibilisation. Le premier est un cours d’introduction d’une journée et demie qui est offert à l’ensemble des employés, tous les trois mois. Le deuxième est une séance générale d’une heure qui est offerte à la haute direction. Le troisième produit est un breffage de trois heures qui est ouvert à tous les employés. Ces produits sont destinés au ministère seulement, les exemples et les exercices sont donc fondés sur les activités et les expériences de l’institution.
Bien que la participation à ces séances de formation et de sensibilisation soit facultative, une fois par année (en mars), le sous-ministre adjoint responsable de l’AI envoie une note informant de la tenue des séances au cours de l’année à venir. Cette note est suivie, environ six mois plus tard, d’un rapport à l’intention de la haute direction pour l’informer de la formation qui a été offerte et est offerte et à qui.
L’institution a affiché ses politiques et procédures
sur sa page Web. La politique sur les ordres et directives administratives
du ministère et les politiques portant sur le traitement de demandes
formelles et informelles sont disponibles sur la page Web du ministère.
| Question 3.2 Votre institution demande-t-elle au Bureau de première responsabilité (BPR) de proposer l’application d’exemptions à l’égard de l’information demandée? Dans l’affirmative, dans quelle mesure, ses propositions s’avèrent-elles justes? |
Le BPR ne propose pas l’application d’exemptions relativement à l’information demandée, mais il a voix au chapitre après le fait, soit lors de l’étape de l’approbation.
La division de l’AI demande au BPR de proposer l’application d’exemptions, mais dans la pratique le BPR indique les questions sensibles avec des feuillets autocollants ou joint une note d’accompagnement aux questions que la division de l’AI doit revoir. La qualité des recommandations faites par le BPR varie, selon le niveau de personnel du BPR qui examine les faits (s’il s’agit de personnel junior, certaines questions sensibles sont omises, alors que d’autres sont signalées incorrectement; s’il s’agit de personnel très senior, il existe un risque que trop de questions soient signalées comme étant sensibles ou des questions ayant fait l’objet de consultations publiques relevant du domaine public).
On ne demande pas au BPR de proposer l’application d’exemptions.
Notre institution ne demande pas au BPR de proposer l’application d’exemptions. La division de l’AI demande au BPR d’indiquer la sensibilité des documents et d’expliquer pourquoi, à son avis, l’information devrait être exemptée. On lui demande également de déterminer si un breffage a été préparé ou est requis à l’intention de la haute direction.
On ne demande pas aux bureaux de première responsabilité de proposer l’application d’exemptions, mais on leur demande de déterminer les questions chaudes ou toute autre information nécessaire au traitement de la demande.
On demande aux BPR de procéder à un examen de suivi suite à l’examen initial de l’unité de l’AI. En général, les BPR doivent appliquer des exemptions discrétionnaires. Leur application des exemptions est habituellement raisonnable, mais doit parfois être corrigée par l’unité de l’AI.
On ne demande pas aux bureaux de première responsabilité de proposer l’application d’exemptions, mais de signaler à la Division de l’AI tout enjeu ou sensibilité lié aux documents communiqués.
On demande aux bureaux de première responsabilité de proposer des exemptions et de donner des justifications pour l’exemption. L’exactitude de leurs recommandations s’améliore, mais il varie selon les directions. On estime que moins de 5 % des recommandations sont complètement erronées.
On ne demande pas aux bureaux de première responsabilité de proposer des exemptions.
Dans cette institution, les analystes de l’AI proposent l’application d’exemptions relativement à l’information demandée. Les BPR ont toutefois la possibilité de confirmer les exemptions recommandées ou d’en recommander d’autres. Dans la plupart des cas, les BPR acceptent les recommandations portant sur la divulgation ou la non divulgation d’information.
Les conseillers en AI joignent habituellement leur évaluation préliminaire concernant la divulgation de documents lorsqu’ils consultent les BPR. Ces derniers indiquent s’ils sont d’accord avec l’évaluation et font des recommandations. Celles-ci sont souvent justes.
Cette institution ne demande pas aux BPR de proposer l’application
d’exemptions. L’exactitude de leurs recommandations va en
s’améliorant grâce à la formation et la sensibilisation.
On estime que leurs évaluations sont exactes les trois-quarts du
temps environ.
| Question 3.3 - Comment évalueriez-vous la participation de la haute direction aux questions et aux demandes d’AI? a) importante participation b) participation modérée c) faible participation d) aucune participation |
La participation de la haute direction est très importante relativement aux questions et aux demandes d’AI. Les sous-ministres adjoints autorisent toutes les demandes, alors que le sous-ministre autorise lui-même les demandes sensibles.
Participation de la haute direction : généralement, leur participation est modérée et dépend des questions.
La participation de la haute direction est modérée. Ils n’interviennent que pour les enjeux sensibles. Le cas échéant, un breffage a lieu et une copie des documents devant être communiqués leur est fournie.
La participation de la haute direction est très importante au chapitre
des demandes d’AI.
La participation de la haute direction est modérée. Ils
ne participent pas au processus d’examen, mais sont tenus informés.
La participation de la haute direction est très importante. Le sous-ministre est informé de tous les dossiers.
Participation modérée
La participation de la haute direction est très importante.
Participation modérée à faible de la part de la haute direction. Elle dépend des questions enjeu et de la direction qui est concernée.
La participation de la haute direction est modérée.
La participation de la haute direction est modérée parce que les demandes d’AI visent généralement des documents historiques et des documents courants touchant le personnel.
La participation de la haute direction est très importantes.
La participation de la haute direction est très importante. Par exemple, le sous-ministre écrit au Commissaire à l’information une fois par année pour l’informer des développements et de l’état de l’administration de la Loi dans l’institution.
| Question 3.4 - En moyenne, à quelle fréquence les questions d’AI sont-elles soumises à l’attention du Comité de la haute direction? Le coordonnateur de l’AI ou son personnel participe-t-il régulièrement aux réunions de la haute direction au sujet de questions ou d’enjeux touchant l’AI? |
Le coordonnateur de l’AI rencontre un fonctionnaire au niveau du sous-ministre adjoint responsable des affaires publiques une fois par semaine pour discuter des dossiers et questions courants. Des breffages obligatoires sur l’AI sont donnés à la haute direction une fois par semaine.
Les questions relatives à l’AI sont habituellement soulevées au Comité de la haute direction. Les gestionnaires appropriés traitent les questions au fur et à mesure qu’elles surviennent. Le Comité de la haute direction intervient rarement. Certaines questions sont soumises à l’attention des sous-ministres adjoints, mais habituellement elles ne sont pas de nature assez générale pour justifier l’intervention de l’ensemble du Comité de gestion. Le Coordonnateur de l’AI rencontre les directeurs généraux et les sous-ministres adjoints, au besoin, relativement à des questions particulières. Bien que cette participation ne soit pas prévue à l’avance, le coordonnateur de l’AI rencontrera au moins deux DG (autre que son propre DG) dans un même mois et habituellement il a l’occasion de rencontrer le sous-ministre adjoint au moins une fois par mois. Le Coordonnateur de l’AI rencontre également les DG régionaux lors de présentations où on discute de sujets d’intérêt commun.
Occasionnellement, le Secrétaire général, après avoir été informé par le Coordonnateur, soumet les questions relatives à l’AI à l’attention du Comité de la haute direction.
Le coordonnateur de l’AI ou son personnel participent régulièrement aux réunions avec la haute direction relativement aux questions ou enjeux touchant l’AI.
Le coordonnateur ou coordonnateur adjoint de l’AI rencontre toutes les semaines les représentants des bureaux du ministre, du sous-ministre et des sous-ministres adjoints pour discuter des questions d’accès et dossiers sensibles. Le représentants de l’unité de l’AI sont également présents à différentes réunions de comités internes, comme le Comité du Gouvernement en direct, et le Coordonnateur participe aux réunions de la haute direction.
Un analyste principal participe à la réunion hebdomadaire du Comité de la haute direction pour discuter des questions touchant l’AI.
Le rapport sur les demandes d’AI est examiné lors des réunions hebdomadaires du Comité exécutif. Le coordonnateur de l’AI n’y assiste pas. Le coordonnateur ou son personnel rencontre la haute direction, au besoin.
Une liste des demandes est envoyée au bureau du sous-ministre, toutes les semaines. Celui-ci détermine alors quelles demandes devraient faire l’objet d’un breffage avant la communication.
Les questions sont seulement soumises à leur attention lorsqu’elles sont sensibles ou requièrent une décision importante. L’unité de l’AI est consultée régulièrement.
Les questions touchant l’AI sont soumises à l’attention du comité de la haute direction lors des réunions trimestrielles ou si des questions doivent faire l’objet d’une attention particulière. Le personnel de l’AI se réunit toutes les semaines avec le personnel des communications, du bureau du sous-ministre et du cabinet du ministre. Des rapports sur le rendement trimestriels sont fournis aux hauts cadres.
Le coordonnateur de l’AI siège comme membre au comité de gestion de la direction. Ce comité se réunit toutes les deux semaines et on y fait le point sur le travail de la Division de l’AI. En cas de questions pressantes, le coordonnateur informe le DG de la direction en conséquence.
Les questions relatives à l’AI ne sont pas soumises à l’attention du comité de la haute direction de manière régulière. Toutefois, des discussions ont lieu avec le sous-ministre adjoint des Services ministériels, au besoin. Les fonctionnaires du cabinet du Ministre et du bureau du sous-ministre examinent les documents communiqués dans le cas de demandes sensibles. De plus, la haute direction est informée des questions relatives à l’AI par l’entremise du rapport hebdomadaire sur les demandes actives et des rapports statistiques trimestriels.
Les questions relatives à l’AI sont soumises à l’attention de la haute direction lors des réunions hebdomadaires. Le sous-ministre adjoint responsable de l’AI, le coordonnateur de l’AI, ainsi que les représentants du bureau du sous-ministre, du bureau des affaires parlementaires et du cabinet du Ministre, assistent à ces réunions. Le directeur de l’AI rencontre également personnellement le sous-ministre adjoint responsable de l’AI une fois par semaine pour discuter des questions pertinentes. Quant au sous-ministre adjoint, il discute de ces questions, de manière formelle ou non, avec les membres du comité de la haute direction.
| Question 3.5 - Quels sont les critères utilisés pour déterminer si une demande ou une question touchant l’AI doit être soumise à l’attention du Comité de la haute direction ou aux cadres supérieurs? |
Toutes les demandes sont soumises à l’attention de la haute direction. Ces derniers sont informés une fois par semaine et le coordonnateur de l’AI rencontre le sous-ministre adjoint une fois par semaine pour discuter des demandes et questions touchant l’AI.
Le besoin de préparer des communications externes ou relations médiatiques : comme la divulgation peut nécessiter la préparation d’infocapsules, de questions à la Chambre des communes et de points de presse, il faut prévoir des notes de breffages et des fiches pour la période de questions. Le besoin de procéder à des communications à l’intérieur du ministère : les communications sur des changements aux procédures et/ou directives ministérielles à l’intention des employés.
Les critères utilisés pour déterminer si une demande doit être soumise à l’attention de la haute direction sont le caractère sensible de la question et des documents devant être communiqués, les questions de principe et les aspects juridiques.
Avant de communiquer des documents en réponse à une demande d’AI, les BPR doivent indiquer si des breffages s’imposent. De plus, les affaires parlementaires doivent également déterminer si un breffage est nécessaire en se fondant sur la ligne de résumé de la demande. Les demandes émanant de partis politiques, de médias et de syndicats, par exemple, sont susceptibles de nécessiter un breffage de la haute direction. Les questions particulières relatives aux activités ou aux développements récents de l’institution peuvent également être considérées comme devant faire l’objet d’un breffage.
Les critères utilisés pour déterminer si une demande doit être soumise à l’attention de la haute direction sont la caractère sensible de la question et des documents et la catégorie de demandeurs .
Le sous-ministre est informé de tous les dossiers d’AI reçus par le ministère.
Toutes les demandes sont soumises à leur attention. Les directeurs généraux et les sous-ministres adjoints autorisent les demandes, et le sous-ministre approuve les exemptions. Comme mentionné précédemment, le Comité exécutif examine toutes les semaines la liste de l’état des demandes. La liste des demandes est envoyée au bureau du sous-ministre, toutes les semaines. Ce bureau détermine ensuite quelles demandes doivent faire l’objet d’un breffage avant leur divulgation.
La demande doit être très sensible, ce qui survient rarement étant donné que les Divisions des communications et des relations parlementaires interviennent dès les premières étapes du traitement.
Les demandes d’AI sont soumises à l’attention de la haute direction, de manière ponctuelle, selon la question concernée.
Aucun critère particulier ne permet de déterminer si une demande d’AI doit être soumise à l’attention du comité de la haute direction. Cependant, les questions seraient soumises à son attention, si elles pouvaient avoir une incidence sur les opérations générales de l’institution, nécessiter une approche coordonnée ou la participation des communications ou nuire à la capacité de l’institution d’atteindre ses objectifs.
On tient compte du sujet et de la source de la demande pour déterminer si une demande doit être soumise à l’attention de la haute direction.
Habituellement, les BPR exercent leur jugement pour déterminer si les questions doivent être soumises à l’attention du comité de la haute direction. Dans la plupart des cas, la décision dépend de la question.
| Question 3.6 - Quels mécanisme de rapport sont en place au sein de votre ministère ou organisme? |
Le coordonnateur de l’AI rencontre, une fois par semaine, le fonctionnaire du niveau du sous-ministre adjoint responsable des affaires publiques afin de discuter des questions et dossiers courants de l’AI. La haute direction est tenu d’assister à des breffages, une fois par semaine.
Des rapports statistiques mensuels au Directeur général, Services exécutifs. Les nouvelles demandes sensibles (sans les renseignements personnels connexes) sont rapportées au cabinet du ministre toutes les deux semaines.
Un processus (pour information seulement pas pour approbation) permet de signaler les dossiers sensibles qui ont été divulgués au bureau du SM et au cabinet du ministre. Ce processus prévoit l’envoi au cabinet du ministre, par l’entremise de la haute direction, d’une note accompagnée d’une copie des documents communiqués et des infocapsules connexes.
Le Secrétaire général, les communications, les relations parlementaires et le cabinet du ministre reçoivent des copies des notes de recherche afin de les informer des demandes que l’institution reçoit et traite. Le coordonnateur de l’AI reçoit un rapport d’étape hebdomadaire relativement à toutes les demandes courantes et à celles qui sont à l’étape de l’approbation. Il n’existe pas de mécanisme officiel de rapport pour informer la haute direction des décisions à l’égard des communications proposées, mais le coordonnateur de l’AI informe la haute direction de l’état des demandes qui les intéressent particulièrement.
Une fois qu’un dossier est complété, un breffage est préparé, au besoin, et envoyé à la haute direction. Le breffage indique la date à laquelle la divulgation doit se faire, et il contient un résumé du dossier de la demande. En cas de demande sensible, le secteur des communications peut être appelé à préparer des questions et réponses à l’intention de la haute direction.
Des rapports hebdomadaires énonçant les nouvelles demandes reçues, les demandes en attente d’une approbation et les délais relatifs aux réponses sont envoyés au cabinet du ministre, au bureau du sous-ministre, aux bureaux des sous-ministres adjoints, à la Direction des communications, au secrétaire général et au gestionnaire des relations parlementaires.
Le sous-ministre est informé de tous les dossiers d’AI que le ministère reçoit.
Le Directeur général et le sous-ministre adjoint (ou le SMA principal) examinent les demandes, et le Sous-ministre les approuve. Le coordonnateur de l’AI se rapporte au Directeur, qui se rapporte au Directeur général, qui se rapporte au Sous-ministre.
Il n’existe pas de mécanisme de rapport. Le Directeur (AI) autorise les demandes conformément aux pouvoirs qui lui sont délégués. Les Divisions des communications et des relations parlementaires reçoivent toutefois une copie non approuvée des documents après réception du BPR et, pour les demandes sensibles, ils reçoivent également une copie approuvée en même temps que les documents sont soumis à la signature et l’approbation finales du Directeur.
La haute direction reçoit des rapports d’étape périodiques sur les demandes actives et les demandes en souffrance, ainsi que des rapports sur le rendement trimestriels. Le personnel de l’AI rencontre régulièrement le personnel des communications, du bureau du sous-ministre et du cabinet du ministre.
Cette institution utilise un système de mesure du rendement dont chaque employé du ministère est tenu de se servir. Chacun reçoit une mise à jour mensuelle du travail effectué, avec statistiques à l’appui. L’institution prépare également des mises à jour trimestrielles du plan d’activités annuel qui est lié aux priorités et objectifs du ministère.
Une liste de toutes les demandes actives est fournie à la haute direction, toutes les semaines. La liste fait état de la dernière mesure prise dans un dossier et des mesures en souffrance. Des rapports statistiques trimestriels sont également fournis.
La haute direction reçoit, sur une base hebdomadaire, un rapport d’étape des demandes actives. Elle reçoit également un rapport sur le rendement qui détermine si les différentes directions de l’institution respectent ou non les délais du processus de recherche.
Le bureau de l’AI a aussi des mécanismes de rapport internes qui s’appuient sur la base de données ATIP Flow.
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