Rapport 22 - Groupe d'étude de l'accès à l'information

ENQUÊTE MENÉE AUPRÈS DES SERVICES D’ACCÈS À L’INFORMATION DES INSTITUTIONS FÉDÉRALES

ANNEXE 5

• La demande est reçue au bureau de l’AI
• Une note est envoyée aux bureaux de première responsabilité appropriés demandant de rechercher les documents pertinents et de transmettre la réponse dans une période de huit jours.
• Une fois que les documents sont reçus, le bureau de l’AI a six jours pour traiter la demande, à moins que des extensions soient nécessaires en raison du volume ou de consultations.
• Une fois que le bureau de l’AI a traité la demande, deux jours sont réservés pour la préparation d’infocapsules.
• Deux jours sont prévus pour obtenir la signature du sous-ministre adjoint.
• Lorsque la réponse proposée est signée par le sous-ministre adjoint, elle est envoyée au sous-ministre aux fins d’approbation et de signature.
• Lorsque la réponse proposée est envoyée au sous-ministre adjoint pour signature, elle est aussi envoyée au cabinet du ministre à titre d’avis
  

• INDEXATION DANS LE ATIP FLOW
• RÉCUPÉRATION DES DOCUMENTS
• EXAMEN DES DOCUMENTS
• CONSULTATIONS
• AUTORISATION

• Récupération des documents – le personnel de programme reçoit une note demandant que toute l’information pertinente soit récupérée, photocopiée et envoyée avec recommandations à l’unité de l’AI, dans une période de sept jours suivant la date de la note. Lorsque le personnel de programme estime qu’il faudra plus de cinq heures pour récupérer les documents, il fait parvenir une estimation du temps à l’unité de l’AI.
• Traitement des demandes par les analystes de l’AI – une fois que les documents sont reçus du personnel des programmes, les analystes de l’AI traitent les demandes. Si des extensions sont nécessaires en raison du volume, de consultations à l’échelle internationale ou de consultations avec des tiers, les analystes de l’AI envoient un avis au demandeur l’informant qu’il faudra étendre les délais de traitement de sa demande. Au besoin, des consultations sont menées en vertu des articles 27, 28 et 44 de la Loi sur l’accès à l’information.
• Approbation de la réponse par le coordonnateur de l’AI et la haute direction – lorsque l’examen initial est terminé, le coordonnateur de l’AI doit approuver les documents devant être communiqués. Si le coordonnateur estime que la haute direction devrait prendre connaissance de la réponse, celle-ci est transmise aux fins d’approbation.
• Préparation de la réponse au demandeur – lorsque l’examen et le processus d’approbation sont complétés, et selon le nombre de pages et d’exemptions, l’analyste de l’AI ou le personnel de bureau apposera du ruban adhésif sur l’information exemptée et fera des copies des documents. Si des frais de préparation ou de photocopie s’appliquent, le demandeur est informé des coûts. Si les frais ne s’appliquent pas, le coordonnateur de l’AI signe la lettre de réponse et les documents sont communiqués au demandeur.

• La demande est reçue et un accusé de réception est envoyé. Si une demande n’est pas complète, on demande l’information qui manque.
• Une demande est envoyée aux BPR pertinents afin d’obtenir les documents. Ces derniers sont regroupés et envoyés à l’AI. Les BPR font des recommandations concernant les exemptions et les breffages nécessaires. Les documents sont envoyés dans une période de huit jours civils.
• Si les BPR procèdent à des recherches, la Division de l’AI est contactée pour confirmer les facteurs de la recherche. Un avis de frais est alors préparé et envoyé au demandeur.
• Si aucune recherche n’est nécessaire, le dossier est alors envoyé aux fins de traitement dès la réception des documents. On détermine si des extensions s’imposent au moment où le dossier est transmis aux fins de traitement, en vertu des lignes directrices du Conseil du Trésor et des renseignements internes à l’égard de la taille moyenne des dossiers.
• On détermine également les frais de reproduction soit par voie d’une estimation préalable au traitement de la demande ou au terme de celui-ci.
• Une fois que le dossier est approuvé, les documents sont envoyés au demandeur.
• La Division de l’AI retournera également aux BPR, un document énonçant les exemptions particulières qui ont été appliquées aux documents, à titre documentaire.

• Quand l’unité de l’AI reçoit une demande, un appel est lancé aux BPR responsables, qui ont sept jours pour récupérer les documents. Si une question est considérée comme étant sensible, un avis est envoyé. Une fois que le BPR fournit les documents pertinents, le personnel de l’AI entame le processus d’examen, ce qui peut nécessiter des consultations avec des tiers et auprès d’autres gouvernements. Une fois que le processus d’examen est terminé, la réponse est préparée et l’approbation sollicitée. Si la demande est considérée comme sensible, la réponse proposée est examinée par le personnel des communications, une note d’information est envoyée aux parties intéressées, des avis de communication sont envoyés et, finalement, les documents sont transmis au demandeur.

• Récupération de documents – le personnel de programme reçoit un avis par courriel demandant que les documents pertinents soient récupérés, photocopiés et envoyés avec les recommandations relatives à la divulgation et aux exemptions. Le personnel doit également signaler les questions sensibles. Huit jours sont alloués pour la récupération des documents.
• Le personnel de programme détermine si des frais s’appliquent et si des extensions sont nécessaires en raison du volume, il renvoie les demandes aux régions (au besoin) ou fournit des réponses nulles.
• Une fois que la Division de l’AI reçoit les documents, elle les examine, procède à des consultations (au besoin), appliquent les exemptions et prépare le dossier qui sera communiqué.
• Il faut mentionner qu’à compter du 4e jour du traitement, le personnel de programme et le personnel des communications sont chargés de préparer le matériel d’information et de communications afin qu’ils soient prêts lorsque le dossier sera lui aussi prêt à être communiqué. À cette étape, le matériel d’information et de communication est préparé pour tous les dossiers, même lorsque les réponses sont nulles.
• Une fois que la Division de l’AI a examiné les documents devant être communiqués, ces derniers sont envoyés aux secteurs des programmes qui les examinent à leur tour et les autorisent avant de les retourner à la Division de l’AI.
• Une fois que les différentes approbations sont données, les documents sont communiqués au demandeur.

• Lorsqu’une demande est reçue, l’unité de l’AI détermine les secteurs du ministère qui pourraient avoir en leur possession les dossiers/documents pertinents. Dans la plupart des cas, l’unité de l’AI envoie une demande concernant les documents aux bureaux des documents, à une direction ou plus et aux services exécutifs.
• Lorsque l’unité de l’AI reçoit les documents, elle crée un dossier d’examen comprenant tous les documents. L’unité de l’AI détermine si des exemptions et des exclusions s’appliquent et fait également des recommandations relativement aux consultations à l’extérieur du ministère.
• Le dossier est envoyé à la direction générale qui l’examine en profondeur. La direction générale recommande d’autres exemptions et exclusions, s’il y a lieu, ainsi que les autres consultations qui s’imposent, et elle fournit des observations au sujet de l’examen mené par l’unité de l’AI. Le dossier est retourné à l’unité de l’AI.
• Cette dernière procède ensuite à des consultations auprès d’autres organisations, au besoin. Lorsque l’unité de l’AI reçoit des réponses à l’égard des consultations, le dossier est retourné à la direction générale pour un examen de suivi. Cet examen de suivi permet à la direction générale de revoir les recommandations faites par d’autres organisations. Lorsque la direction générale accepte les recommandations, le dossier est acheminé au sous-ministre adjoint pour examen, puis retourné à l’unité de l’AI.
• Cette dernière prépare un dossier aux fins de l’approbation des exemptions par le sous-ministre. En même temps, une copie des documents devant être communiqués est envoyée au cabinet du ministre.
• Une fois que les exemptions sont approuvées, l’unité de l’AI envoie des documents, desquels toute l’information exemptée et exclue aura été supprimée, au demandeur.

• La demande est reçue et inscrite dans la base de données ATIP FLOW.
• Six jours sont alloués pour la récupération des documents par la direction appropriée et l’expédition de ces documents au bureau de l’AI. Le délai prévu pour ces étapes peut être étendu si la loi le permet.
• Le bureau de l’AI dispose d’un total de huit jours pour examiner les documents. Le délai prévu pour ces étapes peut être étendu si la loi le permet.
• Le groupe des communications dispose de huit jours pour examiner les documents, s’il y a lieu.
• Deux jours sont prévus pour l’étape de l’approbation par l’autorité déléguée.
• Deux jours sont également alloués pour la préparation d’une réponse au demandeur et l’examen des dossiers sensibles, le cas échéant.

• Tâches administratives de l’AI pour la récupération – 1 jour
• Une note portant sur la récupération de documents est envoyée aux directions concernées et ces dernières ont dix jours ouvrables pour fournir une réponse.
• Processus d’examen– 4 à 10 jours
• Acheminement – Coordonnateur de l’AI – 1 jour
  > Communications – 2 jours
  > Sous-ministre adjoint responsable de l’AI – 1 jour
  > Sous-ministre délégué – 1 jour
  > Réponse de l’AI – 1 jour

• En comparaison avec un autre ministère, notre processus est semblable, sauf que nos demandes ne subissent pas de retards en raison du cabinet du Ministre ou de la haute direction.

• Analyse des demandes – Lorsqu’une demande est reçue, le bureau de l’AI s’assure qu’elle respecte les exigences de la loi et des règlements, c’est-à-dire que le demandeur a le droit d’accéder aux documents, qu’il a joint les frais de demande, etc. La demande est également analysée pour en établir le sujet et la portée. À cette étape, il est souvent nécessaire de communiquer avec le demandeur et les employés ministériels du bureau de première responsabilité (BPR) qui ont une bonne connaissance du sujet.
• Demande de collecte des documents – Une fois que la portée et le sujet de la demande sont clairement établis, le bureau de l’AI envoie une note et la liste de contrôle de la demande d’AI afin de demander aux BPR appropriés de fournir tous les documents sur le sujet, quel que soit le nombre, le contenu ou le format (copie papier ou format électronique). L’identité du demandeur est considérée comme un renseignement personnel et son nom est supprimé de toutes les copies de la demande qui est envoyée à l’extérieur du bureau de l’AI.
• S’il y a des questions au sujet de la portée ou de la pertinence des documents, le BPR consulte le bureau de l’AI immédiatement. Le bureau de l’AI détermine de manière définitive si les documents sont pertinents, en consultation avec le BPR et le demandeur.
• Réception des documents – Une fois que le bureau de l’AI a reçu les documents qui ont été récupérés de différentes sources, des copies sont faites et les originaux sont retournés.
• Examen des documents et consultations – Un examen complet des documents pertinents commence à cette étape. Le bureau de l’AI examine chaque dossier pour déterminer s’il peut être communiqué ou s’il doit être exempté ou exclu. Les consultations sont envoyées aux ministères qui ont un intérêt à l’égard des documents et aux BPR pour obtenir des commentaires et des recommandations relativement à la communication des documents. Le BPR doit fournir une explication écrite au sujet des documents qui, à son avis, ne devraient pas être communiqués.
• Le bureau de l’AI examine la recommandation reçue du BPR et, en cas de désaccord, en discute avec le BPR. On tiendra compte de l’avis du BPR pour déterminer si les circonstances justifient de protéger les renseignements qui font l’objet d’une exemption discrétionnaire. La décision finale revient au directeur de l’AI, à l’exemption de la communication de documents contenant de l’information privilégiée entre un avocat et son client. Seul le client peut autoriser la communication.
• Approbation – Suite au processus d’examen et de consultation, le bureau de l’AI fait une recommandation finale relativement au traitement de la demande au directeur de l’AI. Ce dernier examine ensuite les recommandations et décide, au nom du ministre, quels documents peuvent être communiqués, en partie ou en totalité, au demandeur. Ce dernier sera alors informé par écrit de la décision du ministère et recevra une copie des documents qui peuvent être communiqués. Il sera également informé de son droit de déposer une plainte relativement à la réponse auprès du Commissaire à l’information.
  

• Récupération des documents – Une note est envoyée au personnel de programme pour demander que tous les documents pertinents soient récupérés, photocopiés et envoyés avec une recommandation à l’unité de l’AI, dans une période de sept à dix jours.
• Étape de l’examen – Cela comprend l’examen des exemptions proposées par le BPR et ses recommandations relativement à la tenue de consultations.
• Étape de l’approbation – Cette étape comprend deux volets. En premier lieu, un agent des communications responsable de l’AI examine les communications proposées par rapport à la Loi sur l’accès à l’information et détermine les questions pouvant découler de la communication des documents visés. Cet agent des communications est un employé de la direction de l’AI et travaille uniquement sur les questions relatives à l’AI. Il est également responsable de la recherche et de la création des produits de communication appropriés dans un format acceptable par ceux qui les utiliseront.
• Le deuxième volet comprend un examen des documents visés aux fins de communication par une deuxième personne consacrée uniquement à l’identification des questions à caractère sensible. Une fois que la personne responsable estime qu’il n’y a pas de question préoccupante ou que le produit de communication préparé rend bien le contenu du document devant être communiqué, elle appose sa signature et retourne le tout au coordonnateur de l’AI afin que les documents soient communiqués au demandeur. En outre, la personne responsable de ce dernier examen doit informer le personnel du ministre. Les questions préoccupantes sont discutées à cette étape, ainsi que le besoin de préparer d’autres produits de communication, comme des fiches parlementaires.

L’approbation des documents communiqués se fait au niveau du sous-ministre adjoint pour les demandes non sensibles et du sous-ministre pour les questions sensibles.

Demandes non sensibles : personnel de l’AI dans la Division de l’AI approuve tous les documents communiqués (commentaires des programmes peu fréquents). Avis juridiques non sollicités.

Demandes sensibles : personnel de l’AI approuve tous les documents communiqués avec intervention considérable de la part des programmes en ce qui concerne les exemptions et, s’il y a lieu (p. ex. tenir compte des documents sensibles au sujet d’employés actuels ou anciens), de la haute direction. Les services juridiques interviennent rarement.

Pour les demandes non sensibles, les acteurs qui interviennent dans l’approbation sont les analystes de l’AI qui informent le coordonnateur de l’AI qui approuve la réponse. Dans ces cas, le coordonnateur de l’AI examine les exemptions proposées et les préoccupations soulevées par les analystes et prend la décision finale quant à la signature de la lettre de réponse proposée.

Pour les demandes sensibles, les acteurs dans le processus d’approbation sont les analystes de l’AI qui informent le coordonnateur de l’AI. Dans ces cas, le coordonnateur de l’AI examine les exemptions proposées et les préoccupations soulevées par les analystes et les soumettent à l’attention du Secrétaire général. Une fois que la haute direction a discuté de la question et a donné leur approbation, le coordonnateur de l’AI signe la lettre de réponse.

Le processus d’approbation relativement à tout document passe par l’examen du gestionnaire de l’AI. Ce dernier approuve le document sauf lorsque les exemptions qui s’appliquent ne relèvent pas du gestionnaire, en vertu de l’instrument de délégation. Dans ces cas, le coordonnateur de l’AI qui a le plein pouvoir en matière de signature approuve le document.

Pour les demandes non sensibles, les acteurs participant à l’approbation sont le conseiller en chef de l’AI, le coordonnateur adjoint et, en dernier lieu, le coordonnateur (au besoin).

Pour les demandes sensibles, les acteurs sont le conseiller en chef de l’AI, le coordonnateur adjoint et le coordonnateur; ce dernier est en étroite consultation avec les sous-ministres adjoints, le directeur des communications et le sous-ministre (s’il y a lieu) afin de tenir compte de toute préoccupation qu’ils pourraient avoir au sujet d’un dossier particulier.

Le processus d’approbation n’empêche toutefois pas l’unité de l’AI de communiquer l’information dans les délais prévus par la loi.

Aucune distinction n’est faite entre les dossiers sensibles et non sensibles. Tous les dossiers sont approuvés aux niveaux des sous-ministres adjoints et du sous-ministre.

Le Directeur général du BPR approuve la proposition relativement aux exemptions/communications d’information, une fois que l’AI et le BPR en ont pris connaissance, et il reçoit des recommandations dans le cadre d’autres consultations externes. Selon la direction visée, le dossier est signé par le sous-ministre adjoint principal ou le sous-ministre adjoint. Il est ensuite acheminé au Sous-ministre, pour obtenir l’approbation finale, par l’entremise du Directeur, Coordination et liaison, et du Directeur général, Opérations stratégiques.

Le coordonnateur de l’AI, la direction des communications, le sous-ministre adjoint et le sous-ministre délégué principal approuvent toutes les demandes d’AI.

Le directeur de l’AI autorise toutes les demandes, à l’exemption des communications de renseignements personnels en vertu de la disposition 8(2)(m); dans ces cas, l’approbation est donnée par le sous-ministre adjoint responsable.

Analyste – examen initial
Chef d’équipe - deuxième examen
Directeur - approbation finale et signature

Les documents non sensibles sont envoyés au directeur de l’AI pour approbation et signature. Les documents sensibles sont envoyés aux chefs de cabinet, au bureau du sous-ministre et au cabinet du ministre, aux fins d’étude. Ils sont ensuite envoyés au directeur de l’AI pour approbation finale et signature.

Les acteurs principaux dans le processus d’approbation sont les chefs d’équipe et le Coordonnateur adjoint de l’AI.

Un total de deux jours sont consacrés aux demandes non sensibles et de quatre jours, aux demandes sensibles.

Approbation des demandes non sensibles : un à deux jours (parfois plus long selon les goulets d’étranglement)
Approbation des demandes sensibles : un à deux jours (parfois plus long selon les goulets d’étranglement)
Remarque : la délégation de pouvoir a été modifiée en 2000 afin d’accorder aux agents principaux du bureau de l’AI le pouvoir d’appliquer toutes les exemptions non discrétionnaires et certaines exemptions discrétionnaires.

Non sensible : différent pour chaque demande selon le volume, le nombre d’exemptions, etc. Sensible : différent pour chaque demande selon le volume, le nombre d’exemptions et la complexité de la question visée.

Le gestionnaire consacre environ 70 % de son temps à l’examen du dossier, une fois qu’un consultant en a assuré le traitement. Aucune information n’est disponible quant au temps passé par le Directeur de l’AI.

Un total de 10 minutes peuvent être consacrées aux demandes non sensibles et une heure, aux demandes sensibles.

Aucune distinction n’est faite entre les demandes sensibles et non sensibles pendant le processus d’approbation. Le personnel du programme ont 4 jours pour donner leur approbation, ensuite les documents sont soumis à une analyse de l’incidence, ce qui prend en moyenne 34 jours.

Un total de deux jours peuvent être consacrés aux demandes non sensibles et sensibles.

Il n’existe pas de différence entre les demandes sensibles et non sensibles. Pour toutes les demandes, il faut compter cinq jours avant d’obtenir une approbation.

En réalité très peu de temps, parce que cela est toujours déterminé à l’étape initiale et nos Divisions des communications et des relations parlementaires doivent se préparer en conséquence, afin d’éviter les retards. Encore une fois, cela n’est que pour les demandes sensibles.

Documents non sensibles : 1 jour ouvrable.
Documents sensibles : en moyenne, 13,6 jours ouvrables.

Aucune distinction n’est faite entre les demandes sensibles et non sensibles à l’étape de l’approbation. Le processus d’approbation peut prendre tout au plus cinq jours. Au niveau de l’AI, l’approbation prend habituellement une journée.

ATIP FLOW, une base de données spécialisée est utilisé pour assurer le suivi et aider au traitement des demandes. Ce ministère utilise également un photocopieur spécialisé qui exempte tous les éléments mise en évidence par un marqueur rouge.

ATIP FLOW : le suivi et la surveillance des demandes de l’AI sont faits à l’aide de ce système. Les statistiques générées sont utilisées pour prendre des décisions informées.

AIPRP IMAGE, une base de données spécialisées qui permet de balayer les documents, comme des images, et d’appliquer électroniquement des exemptions. Le ministère a commencé l’utilisation de cet outil il y a seulement quelques mois. Les documents ne sont pas tous traités à l’aide de cet outil pour le moment.

La gestion et le traitement des demandes sont aidés par la base de connaissances des personnes qui participent au traitement des demandes au sein de la Division de l’AI. Un encadrement et une formation sur le terrain, des réunions d’équipe et des réunions de gestion sont également des outils utiles. Des rapports d’étape relativement aux inventaires et aux dossiers complétés, des rapports hebdomadaires à la haute direction, le recours aux services juridiques, au besoin, et au Secrétariat du Conseil du Trésor et l’utilisation des résultats des plaintes.

D’autres outils sont disponibles, notamment les textes standard et la disponibilité de documents de travail en format électronique. Bien qu’il soit difficile d’évaluer la contribution de chacun, le personnel de l’AI participant au traitement des demandes peut déterminer l’état de l’inventaire de leurs dossiers, les dossiers qui ont été fermés et dans quelle mesure les délais prévus par la loi ont été respectés. L’encadrement et les échanges quotidiens entre les consultants et les gestionnaires permettent d’améliorer le traitement des demandes d’AI. Cette année, le respect des délais a augmenté de 500 %.

ATIP FLOW, une base de données informatisée spécialisée sert à assurer le suivi et à traiter les demandes.

ATIP Liaison, une base de données informatisée spécialisée qui ressemble beaucoup au ATIP FLOW mais qui est utilisée par tous les agents de liaison dans les régions et les secteurs.

ATI Consult, une application sur intranet qui agit comme moteur de recherche dont se sert le personnel ministériel pour voir à quelle étape en sont les demandes.

E-print, permet l’envoi de rapports par courriel.

Le logiciel ATIP FLOW, liste de l’état des demandes (mise à jour hebdomadaire), lois et lignes directrices, avis de l’avocat, recommandations émanant de consultations externes et des BPR. Les principaux outils/ressources utilisés au quotidien sont probablement le ATIP FLOW et les BPR. Les lignes directrices du Conseil du Trésor ne sont pas très utiles.

ATIP FLOW, une base de données informatisée spécialisée sert à assurer le suivi et le traitement des demandes. D’autres ressources utilisées sont l’INFO SOURCE, les lois et règlements, les BPR et les agents de liaison.

Nous avons un guide disponible; les politiques et notes qui sont émises au sujet des procédures en matière de protection des renseignements personnels et de l’accès à l’information. La disponibilité d’outils adéquats joue certainement un rôle important pour faciliter le travail des analystes, des commis, du personnel régional, et pour améliorer la connaissance des questions relatives à l’AI au sein du ministère. Les ressources au sein des unités d’AI doivent être évaluées adéquatement par chaque ministère et son personnel afin de respecter les délais prévus par la loi et d’offrir un service raisonnable aux demandeurs.

ATIP FLOW, une base de données informatisée spécialisée sert à assurer le suivi et le traitement des demandes.

AIPRP IMAGE, une base de données informatisée spécialisée permet le balayage optique de documents et l’application électronique d’exemptions.

ATIP Flow sert à assurer le suivi de toutes les demandes traitées par le bureau de l’AI. Le système est convivial, offre un aperçu global de la charge de travail de chacun des agents du bureau de l’AI et émet des rappels visuels des échéances imminentes. Il offre également une bonne capacité en matière de recherche et de rapports.

D’autres outils utilisés sont notamment les ordinateurs personnels, le téléphone, le télécopieur et le courriel.

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