Rapport 22 - Groupe d'étude de l'accès à l'information

ENQUÊTE MENÉE AUPRÈS DES SERVICES D’ACCÈS À L’INFORMATION DES INSTITUTIONS FÉDÉRALES

ANNEXE 6

• Un volume important de documents sont traités – les demandes sont susceptibles de comporter plusieurs consultations. Il est plus difficile d’assurer une application uniforme de la Loi.
• Un volume important de documents sont assujettis aux consultations avec des tiers. Dans la plupart des cas, le personnel de l’AI manque de connaissances pour déterminer les documents qui doivent ou non faire l’objet de consultations et à qui les envoyer. Il ne sait pas toujours ce qui relève du domaine public et peut ou non être communiqué.
• Incidents internationaux – le personnel de l’AI doit déterminer les documents qui pourraient être préjudiciables aux relations internationales, ainsi que ceux qui doivent être envoyés aux fins de consultation avec d’autres gouvernements. Ces consultations se font par l’entremise du MAECI et ce processus est très lent.

• Susceptible de susciter un intérêt médiatique ou politique (général)
• Les documents contiennent de l’information commerciale de tiers
• Les documents sont assujettis aux consultations (en vertu de l’article 69 exclusions ou exemptions)
• Les documents contiennent de l’information au sujet d’un client influent du ministère ou d’une question sous la responsabilité du ministère à laquelle les médias s’intéressent déjà
• Les documents comportent des renseignements au sujet de mesures envisagées ou de changements prévus à des politiques ou programmesdu ministère qui n’ont pas encore été soumis à des discussions ou consultations publiques
• Les documents portent sur des enquêtes au sujet de clients ou d’employés du ministère
  
  

• Volume (uniformité de l’examen)
• Nombre de consultations et diversité de celles-ci
• Types d’exemptions s’appliquant (exemptions discrétionnaires ou obligatoires)
  

• Niveau 1 - * dossiers de moins de 50 pages * sont habituellement communiqués en entier * nombre minimal d’intérêts dans le dossier * application uniforme des exemptions.
• Niveau 2 - * ces demandes comportent habituellement un nombre important de pages * et mènent normalement à une communication partielle en raison d’exemptions obligatoires, comme celles prévues sous 19(1), 13 et 24(1) * il est plus facile de comprendre les exemptions discrétionnaires, mais des exemptions objectives s’appliquent, comme celles prévues sous 16(1)(a) et 23 * renvoi peu fréquent à des aspects de 16(1)(c).
• Niveau 3 - * nombre important de documents de plus d’un secteur de l’institution * besoin de la participation de la haute direction * nécessité de consulter d’autres institutions et paliers de gouvernement * variété d’exemptions invoquées avec une combinaison d’exemptions obligatoires et discrétionnaires.
• Niveau 4 - * Comprend un nombre important de documents dans lesquels l’information est entrelacée * plusieurs entités sont visées et le droit de communiquer est tributaire d’autres autorisations légales * Besoin d’obtenir un avis des services juridiques * des accusations au criminel peuvent avoir été envisagées, être envisagées ou avoir été modifiées * comprend tous les éléments du niveau 3 de complexité, plus des facteurs comme l’interventionnisme, l’attention des médias ou le caractère sensible, comme le sujet d’une initiative de lobby.
  

• Sujet
• Demandeur
• Rapport de confiance avec les Premières nations
• Volume (uniformité de l’examen)
• Diversité des consultations visées
• Types d’exemptions s’appliquant (exemptions discrétionnaires ou obligatoire)
  

• Nature des documents – s’agit-il de documents stratégiques qui font appel à une discrétion contrairement aux documents qui sont communiqués de manière routinière au public.
• Lorsque des exemptions discrétionnaires sont visées, les BPR ont tendance à vouloir appliquer davantage d’exemptions, comme celle prévue à l’article 21, et des discussions additionnelles doit avoir lieu avec les BPR.
• Lorsque les documents du Cabinet sont visés, le processus actuel pour l’approbation de l’exclusion de documents est laborieux et ajoute à la complexité des demandes.
• Le processus de consultation avec des tiers ajoute à la complexité des demandes, surtout quand il faut envoyer un avis en vertu de l’article 44 de la Loi.
  

• Dans un ministère chargé de l’élaboration de politiques, plusieurs documents font partie d’un ensemble comprenant l’élaboration initiale de la politique, l’ébauche et les notes au Cabinet, et il est souvent difficile de déterminer à quelle étape ils deviennent des documents confidentiels du Cabinet. L’élaboration de politiques fait aussi appel à d’importantes consultations/liaisons avec d’autres ministères, d’autres gouvernements et des organismes non gouvernementaux, ce qui s’ajoute à la complexité du processus de consultation. Un autre facteur est le caractère sensible de l’information, étant donné que le ministère traite de questions touchant les services de police, la sécurité nationale, les services correctionnels et les libérations conditionnelles.

• Voici les facteurs qui influent sur la complexité des demandes d’accès types :
• intervenants externes
• conséquence pour le ministre
• organismes affiliés et tiers
• sécurité et santé publiques (accidents, transport de matières dangereuses)
• changements dans la loi
• vente/cession de grandes entreprises
  

• Sujet – sensibilité, échéance
• Récupération auprès de différentes directions – recoupement, uniformité
• Nombre de pages – complexité, uniformité
• Nombre de sujets requis dans une demande
• Échéance de la demande
  

• Type d’information
• Demandeur
• Communication d’intérêt public
  

• Nature des demandes : les demandes reçues par cette institution portent souvent sur des questions relatives à des litiges, à des poursuites, à des amendements aux lois et à des politiques. Les dossiers comportent souvent des questions très complexes, sensibles et polyvalentes. Les conseillers doivent évaluer l’incidence potentielle de renoncer au secret professionnel de l’avocat.
• Sujet : les demandes portent souvent sur des questions relevant d’autres ministères.
• Portée de la demande : une seule demande peut couvrir une vaste gamme de sujets. Par exemple, une demande concernant l’ensemble des rapports d’un type particulier préparés en septembre 2001 inclurait tous les sujets sans distinction.
• Volume des documents : il est plus difficile d’appliquer les exemptions de manière uniforme pour un volume important de documents.
  

• Types d’exemptions (discrétionnaires par rapport à obligatoires)
• Le volume des documents (il est plus difficile d’assurer une uniformité pour un volume important de documents)
• Le contexte des demandes (les demandes peuvent être traitées différemment suite à des événements, comme celui du 11 septembre 2001).
• Les questions visées dans la demande (les demandes portant sur des sujets controversés sont plus difficiles à traiter que les demandes routinières)
• Les négociations avec le demandeur (il peut être difficile de négocier avec le demandeur)
• Les dossiers faisant appel à des négociations avec le BPR concernant les exemptions, par exemple
  

• Ils sont tous également valables.

• Volume (uniformité de l’examen)
• Nombre et diversité des consultations
• Types d’exemptions s’appliquant (discrétionnaires par rapport à obligatoires)

• Sujet
• Volume (uniformité de l’examen)
• Demandeur
• Diversité des consultations
• Types d’exemptions s’appliquant (discrétionnaires par rapport à obligatoires)

• Nature des documents – s’agit-il de documents stratégiques faisant appel à la discrétion par opposition à des documents qui sont communiqués au public de manière routinière.
• Lorsque des exemptions discrétionnaires s’appliquent, les BPR ont tendance à vouloir appliquer plus d’exemptions, comme celles prévus à l’article 21, et des discussion additionnelles s’ensuivent donc avec les BPR.
• À l’égard des documents du Cabinet, le processus actuel pour approuver l’exclusion des documents est laborieux et ajoute à la complexité des demandes.
• Le processus de consultation avec tiers ajoute à la complexité des demandes, surtout lorsqu’il faut envoyer un avis en vertu de l’article 44 de la Loi.

• Plusieurs documents font partie d’un ensemble comportant l’élaboration initiale d’une politique, l’ébauche de la loi et les MC. Il est souvent difficile d’établir à quel point les documents deviennent des documents confidentiels du Cabinet.
• Les consultations/liaisons avec d’autres ministères, d’autres gouvernements et des organismes non gouvernementaux dans l’élaboration des politiques compliquent davantage le processus de consultation.
• Le caractère sensible de l’information.
  
  

• Intervenants extérieurs
• Sécurité et santé publiques
• Modifications de la loi
• Vente/cession à des tiers importants
• Organismes affiliés et tiers
• Conséquence pour le ministre
  
  

• Type d’information
• Demandeur
• Communication d’intérêt public

• Nature des demandes
• Portée des demandes
• Volume des documents

• Les types d’exemptions (discrétionnaires par rapport à obligatoires)
• Le volume des documents (il est plus difficile d’assurer une uniformité pour un volume important de documents)
• Le contexte des demandes (les demandes peuvent être traitées différemment suite à des événements, comme celui du 11 septembre 2001).
• Les questions visées dans la demande (les demandes portant sur des sujets controversés sont plus difficiles à traiter que les demandes routinières)
• Les négociations avec le demandeur (il peut être difficile de négocier avec le demandeur)
• Les dossiers faisant appel à des négociations avec le BPR concernant les exemptions, par exemple

L’institution classe ses demandes selon des niveaux de visibilité. Les demandes à grande visibilité étant celles émanant, par exemple, des médias, des partis politiques et des groupes de défense. Les questions d’actualité sont également considérées comme étant à grande visibilité. La complexité de ces demandes est augmentée en raison des mesures additionnelles que l’organisme doit prendre pour les traiter, comme des consultations avec tiers. Les demandes à faible visibilité sont considérées comme des demandes routinières portant sur des documents qui sont demandés régulièrement en vertu de la Loi.

Faible complexité : quelques rares exemptions, peu de pages, aucune consultation et aucun document litigieux

Complexité moyenne : certaines exemptions ou besoin erratique d’exemptions, rare besoin de consultations, quelques questions sensibles (demandes faites par des demandeurs multiples pour les boîtes d’arrivée et les boîtes de sortie des employés, du matériel de formation et des données du dépôt des données).

Complexité élevée : nombreuses exemptions, nombreuses consultations, sujets litigieux (sujets couverts par les médias ou les instances politiques) – il peut s’agir de dossiers relatifs à un projet, de résultats d’enquête, qui auraient antérieurement été inclus dans les dossiers de vérification.

Complexité moyenne – les demandes comportant l’examen de 200 à 700 pages, peu ou pas de consultations avec un ou deux tiers différents et aucune consultation avec des états étrangers. Peu ou pas d’application d’exemptions discrétionnaires – 60 %

Complexité élevée – Les demandes comportant l’examen de plus de 700 pages et des consultations exhaustives avec des tiers et des gouvernements étrangers. Application des exemptions obligatoires et discrétionnaires. Avis en vertu de l’article 44 envoyé à des tiers en raison de recommandations inadéquates – 30 %

Dans la Division de l’AI, des lignes directrices ont été établies au plan de la complexité. Il existe présentement quatre niveaux de complexité fondés sur les critères suivants.

• Niveau 1 - * dossiers de moins de 50 pages * sont habituellement communiqués en entier * nombre minimal d’intérêts dans le dossier * application uniforme des exemptions.
• Niveau 2 - * ces demandes comportent habituellement un nombre important de pages * et mènent normalement à une communication partielle en raison d’exemptions obligatoires, comme celles prévues sous 19(1), 13 et 24(1) * il est plus facile de comprendre les exemptions discrétionnaires, mais des exemptions objectives s’appliquent, comme celles prévues sous 16(1)(a) et 23 * renvoi peu fréquent à des aspects de 16(1)(c).
• Niveau 3 - * nombre important de documents de plus d’un secteur de l’institution * besoin de la participation de la haute direction * nécessité de consulter d’autres institutions et paliers de gouvernement * variété d’exemptions invoquées avec une combinaison d’exemptions obligatoires et discrétionnaires.
• Niveau 4 - * Comprend un nombre important de documents dans lesquels l’information est entrelacée * plusieurs entités sont visées et le droit de communiquer est tributaire d’autres autorisations légales * Besoin d’obtenir un avis des services juridiques * des accusations au criminel peuvent avoir été envisagées, être envisagées ou avoir été modifiées * comprend tous les éléments du niveau 3 de complexité, plus des facteurs comme l’interventionnisme, l’attention des médias ou le caractère sensible, comme le sujet d’une initiative de lobby.
  
  

Les demandes de complexité moyenne comporteraient quelques consultations (faciles à identifier), l’application d’exemptions discrétionnaires, la détermination d’exclusions, un volume plus élevé de documents (plus difficile de placer en ordre chronologique, de déceler les recoupements et d’assurer l’application uniforme des exemptions) et feraient appel à des recherches plus compliquées pour trouver tous les documents.

Les demandes de complexité élevée comporteraient un volume important de documents (300 + pages?), couvriraient vraisemblablement des documents portant sur l’élaboration de politiques jusqu’à la rédaction de l’ébauche de la loi ou d’un MC. Il serait alors difficile de déterminer les exclusions et il faudrait procéder à de multiples consultations (pour certains documents, il ne serait pas toujours facile d’établir clairement si l’information provient de sources externes), appliquer des exemptions discrétionnaires faisant grandement appel à un jugement et chercher des documents de sources multiples dans le ministère.

Selon une estimation rapide : 20 % des demandes sont de complexité élevée, 60 % de complexité moyenne et 20 % de faible complexité.

Complexité élevée – 37 % Faible complexité 63 %

Faible complexité – 20 % Complexité moyenne – 75 % Complexité élevée – 5 %

Moyen – Demandes de remboursement de frais de voyage des SMA, nouvelles mesures d’encouragement diffusées publiquement - 20 %

Élevé – Comité d’enquête (institutionnel, régional et national), ce qui comprend les contrevenants qui commettent des actes graves dans la collectivité, comme des meurtres, des évasions, le personnel impliqué dans des activités illégales et la divulgation d’intérêt public – 70 %

Complexité moyenne – le sujet peut être sensible, une clarification au sujet de la nature précise de la demande est nécessaire, le volume de documents est de moyen à élevé. 25 %

Complexité élevée – le sujet est sensible et peut attirer l’attention des médias (p. ex. dossier en litige, sous enquête, étape de projet pilote, etc.), plusieurs clarifications sont nécessaires concernant la nature précise de la demande, volume élevé de documents. 50 %

La catégorie d’utilisateurs qui présente les demandes les plus complexes sont les entreprises parce qu’elles demandent de l’information au sujet de leurs compétiteurs et cela représente un nombre important de consultations complexes avec des tiers.

• Niveau 1 = 359
• Niveau 2 = 178
• Niveau 3 = 51
• Niveau 4 = 1

Cette institution est incapable de définir une catégorie d’utilisateurs qui présente les demandes les plus complexes.

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