|
|
|
|
|||||
|
||||||||
|
|
|
|
|||||
|
Rapport 22 - Groupe d'étude de l'accès à l'information
ENQUÊTE MENÉE AUPRÈS DES SERVICES D’ACCÈS À L’INFORMATION DES INSTITUTIONS FÉDÉRALES
ANNEXE 7
| 6) Évaluer la place qu’occupe
le personnel de l’AI au sein des institutions Question
6.1 Quelle est la délégation de pouvoir qui existe
dans votre ministère ou organisme pour le traitement des
demandes d’accès? |
L’administrateur général autorise les demandes qui sont considérées comme étant de visibilité élevée, alors que le sous-ministre adjoint de la direction autorise toutes les autres demandes. L’administrateur général et les sous-ministres adjoints ont le pouvoir de signer pour toutes les exemptions et les exclusions, sauf pour ceux tombant sous le paragraphe 19(1). Le coordonnateur de l’AI est autorisé à signer les demandes portant sur le paragraphe 19(1). Le coordonnateur de l’AI a un pouvoir délégué à l’égard de tous les autres articles de la Loi, sauf l’article 22 qui est réservé à la Présidente.
DÉLÉGATION au chapitre de la communication : Agents principaux de l’AI (PM-5)
DELEGATION au chapitre des exemptions : la plupart (sauf l’article 14), agents principaux de l’AI
DELEGATION au chapitre de l’article 14: Coordonnateur de l’AI (PM-6)
Le secrétaire général et le coordonnateur de l’AI sont dotés d’un pouvoir de signature à l’égard de tous les articles de la Loi.
L’instrument de délégation signé par le ministre s’applique au sous-ministre, au sous-ministre adjoint, aux directeurs généraux, au coordonnateur de l’AI et aux gestionnaires de l’AI. Le Sous-ministre a pleine délégation de pouvoir. Le sous-ministre adjoint et le directeur général de la direction qui comprend l’AI, plus le coordonnateur de l’AI, ont également pleine délégation de pouvoir. Les gestionnaires de l’AI ont pleine délégation, à l’exemption des dispositions 14, 15, 16(1)(2)(3), 17, 18, 20 à 23 inclusivement, 25 à 29 inclusivement, 33,43,44 and 71.
Les articles 6, 8, 9, 11 et 27 sont délégués au conseiller en chef et aux agents principaux, alors que la délégation à l’égard de tous les autres articles est conférée au secrétaire général, au coordonnateur de l’AI et au coordonnateur adjoint.
Le directeur, Secrétariat ministériel, et le coordonnateur de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels du ministère sont dotés des pleins pouvoirs à l’égard de tous les articles de la Loi sur l’accès à l’information. Afin d’accélérer les dossiers, tous les conseillers en AI ont le pouvoir d’accepter et d’étendre les demandes. Ils peuvent aussi transférer les demandes à une institution ayant un plus grand intérêt dans le dossier, imposer des frais aux demandeurs et envoyer des avis de consultations aux tiers, en vertu des articles 6, 8, 9, 11 et 27 de la Loi.
Le coordonnateur de l’AI est doté d’un pouvoir délégué pour les fonctions administratives. L’approbation des exemptions est déléguée au sous-ministre adjoint principal et au sous-ministre.
Les dispositions 13 à 20(1), 20(6) à 24, 26, 71(1) et 71(2) sont déléguées au sous-ministre et les chefs de groupe, alors que le pouvoir à l’égard des autres articles est conféré au coordonnateur l’AI.
Le coordonnateur est doté de pouvoir délégué pour les fonctions administratives quotidiennes et pour répondre aux réponses nulles. Le coordonnateur a également le pouvoir à l’égard des dispositions 8(1), 9 à 12(2), 27(1), 28(1) à 33, 43, 44(2) de la Loi.
Le SM et le SMA principal sont dotés de pouvoir à l’égard des dispositions 7, 13 à 26, 29(1) 37(4), 69 et 71(2) de la Loi.
Le directeur de l’AI a plein pouvoir délégué par le ministre pour l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.
Le coordonnateur de l’AI, le coordonnateur adjoint, le SMA, Finances, et le sous-ministre sont dotés de pleins pouvoirs en vertu de la Loi. Les trois chefs d’équipe de l’AI ont le pouvoir de réponse aux réponses nulles et à l’égard des articles 9, 11, 27 et 28.
| Question 6.2 - Où est situé
l’unité ou le bureau de l’AI dans l’organigramme
de votre ministère ou organisme? Question
6.3 - Combien de pas séparent l’unité ou le
bureau de l’AI de la haute direction (SMA et SM) dans votre
ministère ou organisme? |
Président - VP, Affaires publiques - Directeur, Affaires parlementaires et du Cabinet - Coordonnateur de l’AI
Le directeur, Administration des droits publics (AI) relève du DG, Services exécutifs, qui relève du SMA, Services ministériels, qui relève du SM et du SM adjoint.
L’unité de l’AI relève du Secrétaire général, qui relève du président qui relève du ministre.
La Division de l’AI relève du directeur général qui relève du sous-ministre adjoint. Toutefois, le directeur de l’AI a un rapport hiérarchique fonctionnel avec le sous-ministre adjoint.
L’unité de l’AI relève du Secrétaire général, qui relève du sous-ministre, qui relève du ministre.
Le directeur de l’AI relève du directeur général, Services de l’administration, qui relève du sous-ministre adjoint des Services de l’Administration et des Finances, qui relève du sous-ministre.
Il fait partie de Coordination et Liaison, qui fait partie de la Direction générale des opérations stratégiques. Le directeur général, Opération, relève directement du sous-ministre.
Le coordonnateur de l’AI relève du directeur général, Services exécutifs, qui relève du sous-ministre adjoint, Services ministériels, qui relève du sous-ministre.
Le directeur de l’AI relève directement du directeur général, qui relève du sous-ministre adjoint.
Le coordonnateur de l’AI relève du SMA, Direction juridique, qui relève du sous-ministre.
Le bureau de l’AI relève directement du sous-ministre adjoint, Services ministériels, qui relève du sous-ministre.
Le coordonnateur de l’AI relève du SMA, Finances, qui relève du sous-ministre, qui relève du ministre.
Le coordonnateur de l’AI relève directement du SMA, Finances, et donc aucuns pas ne séparent l’unité de l’AI des hauts cadres.
| Question 6.4 - Quels sont les titres des postes, les classifications et les niveaux du coordonnateur de l’AI, des analystes de l’AI et du personnel de soutien de l’AI? |
Coordonnateur de l’AI – PM6 (1)
Analyste principal de l’AI – PM4 (2)
Analyste subalterne de l’AI – PM2 (2)
Coordonnateur et directeur de l’AI – EX-1
Analystes de l’AI :
1) Administrateurs principaux des droits publics (PM-5)
2) Analystes des droits publics (PM-3)
3) Agents des droits publics (PM-2, PM-1)
Soutien à l’AI :
1) Spécialistes du soutien aux droits publics (CR-4)
Coordonnateur de l’AI – AS 7
Conseiller principal de l’AI – PM 4
Conseiller de l’AI – PM 3
Analyste de l’AI – PM 2
Adjoint – CR 5
Directeur de l’AI PM6
Gestionnaire de l’AI PM5
Consultants principaux de l’AI PM4
Consultants de l’AI PM3
Agent de traitement des demandes d’AI PM1
Commis à l’AI CR4
Coordonnateur de l’AI – AS 8
Coordonnateur adjoint – PM 6
Conseiller en chef – PM 5
Conseiller de l’AI – PM 4
Analyste de l’AI – PM 3
Agent de l’AI – PM 2
Gestionnaire de projet – PM 3
Administrateur des demandes – AS 2
Commis à l’AI – CR 4
Directeur de l’AI
- EX1
Chef d’équipe - PM 5
Analyste de l’AI - PM 3
Chef, analyse des politiques - PM 2
Personnel de soutien - AS 1, CR 3 ou 4
Chef de l’unité de l’AI – PM6
Analyste de l’AI – PM3
Agent administratif – AS1
Coordonnateur de l’AI – PM 6
Conseiller de l’AI – PM 4
Personnel de bureau – CR 4
Directeur - EX-1
Chefs d’équipe – PM-5
Analystes -PM-3
Personnel de soutien, de AS-1 à CR-4
Coordonnateur de l’AI – EX-1
Analyste de l’AI – PM 4
Analystes subalternes de l’AI – PM 2
Personnel de l’administration – CR 5
Directeur de l’AI, EX 1
Avocat, LA 2
Conseiller principal de l’AI, PM 4
Conseiller de l’AI, PM 4
Analyste de l’AI, PM 2
Adjoint au traitement, CR 5
Coordonnateur de l’AI – EX1
Coordonnateur adjoint – PM 6
Chefs d’équipe – PM 5
Analystes principaux – PM 4
Analystes – PM 3 & PM 2
Chef d’équipe, politique et formation – PM 5
Conseiller en communications – IS 4
Personnel administratif – CR 3 et CR 4
| Question 6.5 - Sans nommer de personnes en particulier, quels sont les origines professionnelles ou les cheminements de carrière habituels des analystes de l’AI qui travaillent dans votre ministère ou organisme? Lorsque des analystes de l’AI quittent votre unité, vers quel type de poste vont-ils normalement? (Exemple : AI dans un autre ministère, administration) |
Le bureau de l’AI existe seulement depuis un peu plus d’un an. Les analystes principal et subalternes avaient de l’expérience préalables dans d’autres ministères et organismes.
Habituellement, les analystes de l’AI ont de l’expérience antérieure en administration ou prestation des programmes. Certains agents de niveau PM-5 ont une formation juridique et de l’expérience dans le domaine, alors que d’autres ont travaillé au sein des programmes régionaux ou de l’administration centrale. Quelques employés ont acquis de l’expérience dans le domaine de l’AI au sein d’autres ministères, mais il s’agit d’exemptions non pas de la norme. Comme 85 % de nos demandes portent directement sur les dossiers de clients, une forte connaissance des programmes aide les agents à bien comprendre le sens des documents.
Au cours de la dernière année, les déplacements dans le secteur de l’AI se sont produits principalement vers d’autres bureaux de l’AI dans le gouvernement ou dans des secteurs connexes à l’AI. Quelques employés sont passés à des fonctions opérationnelles ou administratives dans le ministère ou dans d’autres ministères.
Dans les dernières années, seulement un employé provenait du secteur de l’AI, tous les autres étaient de l’intérieur de l’institution. Ces derniers occupaient des postes de chefs de cabinet ou de gestionnaires de programmes. L’institution a retenu les services d’un consultant en AI pour aider avec le volume.
Le personnel est composé en majorité de personnes qui proviennent de différents secteurs opérationnels. De plus petites tranches d’employés proviennent d’organismes de l’extérieur de notre organisation.
Le personnel qui quitte la division va habituellement vers une unité de l’AI d’un autre ministère/organisme, vers le bureau du commissaire à l’information ou vers un secteur de l’administration centrale ou des opérations de l’institution.
Un total de sept personnes proviennent de la collectivité de l’AI. Elles occupaient des postes dans les domaines de la sécurité, de la gestion des documents, des réclamations et des programmes gouvernementaux. Certains ont occupé des postes d’agents de liaison pour un secteur ou une région avant de se joindre à l’unité de l’AI. Ceux qui ont quitté sont passés à d’autres ministères pour travailler dans le domaine de l’AI, ont pris leur retraite ou ont complètement quitté le domaine.
La plupart des employés de l’AI proviennent des programmes ministériels ou du bureau de l’AI d’autres ministères ou organismes. Ceux qui ont quitté notre bureau de l’AI ont été promus à des postes de PM4 dans des bureaux de l’AI d’autres ministères ou dans le bureau d’un des commissaires.
Le travail effectué par le passé était la correspondance ministérielle et le travail administratif. Ceux qui quittent demeurent généralement dans le domaine de l’AI.
Le personnel de l’AI est recruté auprès de sections de l’AI d’autres institutions et le personnel de programme, au sein du ministère. Ces derniers sont généralement des agents des programmes.
Tous les analystes qui ont été embauchés sont nouveaux dans le domaine de l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Ceux qui ont quitté sont généralement demeurés dans le domaine. Ils sont devenus des enquêteurs auprès du Commissaire à la protection de la vie privée ou ont accepté des postes mieux rémunérés dans des unités de l’AI d’autres ministères.
Plusieurs analystes ont récemment été embauchés, la plupart détiennent des diplômes universitaires, ce qui démontre que le niveau d’entrée PM-3 est intéressant et que de plus en plus de gens s’intéressent à l’AI.
Le personnel de ce ministère a été assez stable au cours des années. La majorité des nouveaux employés sont formés à l’interne et proviennent du ministère. La plupart étaient des agents des programmes ou du personnel administratif. Comment mentionné précédemment, le personnel a été stable et donc peu de personnes ont quitté le ministère.
Les conseillers proviennent de différents domaines. Au cours des deux dernières années, un conseiller s’est réinstallé dans une autre ville, un autre a été muté à l’unité de l’AI d’un autre ministère (classification supérieure) et un autre a accepté un poste comme enquêteur au bureau du commissaire à l’information.
L’institution s’est donnée du mal pour combler ses
besoins en personnel en recrutant des personnes compétentes qui
n’ont pas toujours l’expérience de l’AI. Par
le passé, l’institution faisait beaucoup appel aux services
de consultants et, même si elle utilise toujours les services de
consultants, ces derniers s’occupent seulement de dossiers particuliers
pour des périodes déterminées. Cette nouvelle philosophie
a permis au personnel de bureau de l’AI de participer à des
concours pour des postes d’analystes. Il faut mentionner que l’institution
avait auparavant de la difficulté à conserver ses employés
parce que ceux-ci acceptaient des postes dans les unités de l’AI
d’autres ministères. Cependant, depuis les 12 dernières
années, le personnel a été très stable. Les
employés en poste dans le secteur de l’AI proviennent d’unités
de l’AI d’autres ministères; ils étaient des
agents de griefs, des agents des programmes et l’un d’eux
vient du secteur privé.
| Question 6.6 – Quels sont les origines professionnelles ou les cheminements de carrière présents et passés des coordonnateurs de l’AI qui occupent ou qui ont occupé le poste dans votre ministère ou organisme? **Veuillez noter qu’à l’étape du rapport toute référence à une personne en particulier et à un ministère ou organisme sera supprimée** |
Aucun des coordonnateurs de l’AI de l’institution n’a
suivi un cheminement de carrière axé sur l’AI, depuis
1995.
Les coordonnateurs qui occupaient ce poste dans les dernières années provenaient de postes de direction dans l’unité de la correspondance, du bureau des relations parlementaires et d’agents de liaison pour le Cabinet du ministre. Deux de ces personnes sont passées à des postes à l’extérieur de la collectivité de l’AI.
Origines professionnelles des coordonnateurs qui occupaient le poste par le passé. Les origines sont inconnues pour deux d’entre eux et un avait occupé un poste dans l’AI d’une autre institution. Deux étaient passés à des emplois dans une autre direction des programmes de l’institution (l’un d’eux a quitté depuis pour un autre ministère (poste inconnu). Un était journaliste avant de se joindre au gouvernement.
Les coordonnateurs ont différents antécédents professionnels.
Retour à la Table des matières
