Rapport 14 - Groupe d'étude de l'accès à l'information

ÉTUDE SUR LES DOCUMENTS ÉPHÉMÈRES

Publié: mars 2001

Christine M. Ardern

Table des Matières

Introduction
Portée du projet
Méthodologie
Gestion et élimination des documents
Orientation actuelle à l'égard des documents éphémères
Constatations
Les documents éphémères : définition proposée
Types de documents ayant un caractère éphémère

Duplicatas/ copies additionnelles
Documents publiés
Ébauches et documents de travail
Notes d'acheminement et correspondance
Formulaires vierges et autres documents imprimés
Documents mécanographiques

Durée de conservation des documents éphémères
Quels documents correspondent à la catégorie des "documents éphémères"
Recommandations
Conclusion

Introduction

Lors de la conférence annuelle de 1998 de l'ARMA International (Association des administrateurs et des gestionnaires des documents), certains conférenciers avaient prédit qu'avant l'an 2000, plus de 80 p. 100 de l'information en milieu de travail serait créée par des moyens électroniques et conservée à la fois en version électronique et sur support papier. Depuis, chaque employé est pour ainsi dire devenu un " gestionnaire de l'information ", créant, saisissant et éliminant les documents et les courriers électroniques depuis son poste de travail. On utilise couramment, dans le milieu de travail, diverses expressions pour décrire les divers originaux et versions des documents créés chaque jour, telles que copie de travail, copie administrative, document officiel, copie d'archive, copie pour information, versions, etc.

Divers documents sont créés dans le but d'appuyer le fonctionnement quotidien des institutions gouvernementales, que l'on retrouve par la suite dans les services d'archives, dans les tiroirs des bureaux, ou stockés dans les ordinateurs personnels et dans les espaces de travail électroniques des groupes ou des institutions. Ces documents sont créés, transmis et stockés, sur papier, dans les intranets des ministères, dans les systèmes de gestion des images et des documents, dans les systèmes électroniques de conservation des dossiers, dans des archives de gestion de la connaissance ou encore dans les systèmes de courrier électronique.

Les progrès technologiques ont influé sur la façon de créer et de gérer l'information dans l'ensemble des institutions gouvernementales. Du point de vue de la gestion, tous les supports d'information doivent être gérés afin de conserver les documents officiels conformément aux exigences réglementaires ainsi que pour éliminer les copies de travail en temps voulu, une fois le besoin administratif comblé. Dans ce nouveau contexte, on peut se demander de quelle manière les archives sont identifiées et si l'expression " documents éphémères " est utilisée de manière uniforme dans l'administration fédérale.

La facilité avec laquelle les documents peuvent être créés, copiés, modifiés, transmis et stockés complique la tâche des institutions gouvernementales dans la prise de décisions sur l'élimination des documents. Les " documents éphémères ", comme tout autre document, sont reçus, transmis et saisis sur un grand nombre de supports d'information. Peu importe cependant le support utilisé, ces documents devraient être conservés conformément à certaines politiques et méthodes de gestion prédéfinies, et éliminés dès qu'ils ont rempli les fins pour lesquelles ils ont été créés.

Portée du projet

Lors de ses consultations avec les coordonnateurs et coordonnatrices de l'accès à l'information ainsi que dans plusieurs autres consultations, le Groupe d'étude de l'accès à l'information a établi qu'il existait un malaise élevé dans les institutions gouvernementales au sujet des " documents éphémères ". Celles-ci ne sont pas certaines de ce qui constitue un document éphémère et de la période après laquelle ces documents devraient être détruits. Les effets sont multiples dans le contexte de l'accès à l'information.

1. Les documents éphémères sont visés par la définition de documents dans la Loi.
   
2. L'élimination appropriée de documents éphémères et la bonne gestion des dossiers représentent d'importants éléments d'un processus efficace d'accès à l'information.
   
3. Aux termes de l'article 67.1, adopté en 1998, la destruction de documents dans le but de faire obstacle au droit d'accès en vertu de la Loi est une infraction ; la relation entre l'article 67.1 et l'élimination de documents éphémères crée un dilemme pour les fonctionnaires.

En conséquence, le Groupe d'étude a retenu les services de la firme The Information Management Specialists pour entreprendre une étude à court terme visant à :

• examiner les orientations actuelles au sujet des documents éphémères
  
• effectuer une recherche sur les politiques et pratiques connexes adoptées par d'autres gouvernements et à dresser une liste de tels documents
  
• préciser la définition de " document éphémère "
  
• élaborer un recueil d'exemples actuels et exhaustifs pour aider les institutions gouvernementales à définir leurs documents éphémères.

Méthodologie

Le consultant a effectué une recherche sur l'utilisation de l'expression " documents éphémères " (transitory record) et a relevé des expressions semblables utilisées dans d'autres administrations. Il aussi recueilli des renseignements sur le type de documents qui correspondaient à la définition de " documents transitoires ". On trouvera à l'annexe A une liste des personnes contactées à cette fin et la description de ces communications.

Les données ont été recueillies auprès de diverses sources, tel qu'indiqué ci-dessous :

• entrevues avec des fonctionnaires des Archives nationales du Canada et du Secrétariat du Conseil du Trésor,
  
• entrevues et échanges de courrier électronique avec des spécialistes de la gestion d'archives et de dossiers du Canada, du Royaume-Uni, des États-Unis et de l'Australie,
  
• échange de correspondance avec des enseignants des domaines de la gestion des archives et des dossiers,
  
• recherche sur Internet de politiques et de procédures d'archivage et de gestion des dossiers, afin d'y relever les expressions transitory et transitory records,
  
• examen des publications et des normes en matière de gestion des dossiers et d'archivage,
  
• recherche auprès d'Inform (bibliothèque de la faculté des études sur l'information de l'University of Toronto).

L'annexe B présente des exemples de définitions et de lignes directrices actuelles ayant servi à établir la définition proposée de " documents éphémères ".

Gestion et élimination des documents

Toute discussion sur la gestion et l'élimination des documents nécessite une compréhension des responsabilités inhérentes à la gestion des documents, responsabilités qui visent à combler tant les besoins de gestion des institutions gouvernementales que les exigences de la Loi sur les Archives nationales du Canada.

Les Archives nationales du Canada accordent aux institutions gouvernementales des autorisations de disposition de documents, en vertu d'autorisations s'adressant soit à une institution fédérale en particulier, soit à plusieurs institutions fédérales à la fois. Ces autorisations ne prévoient pas, ni n'autorisent, de période de conservation précise des documents mais permettent plutôt aux institutions ainsi habilitées d'éliminer des documents en se conformant à certaines conditions.

Les extraits suivants du site Web des Archives nationales présentent les rôles respectifs de l'archiviste national et des institutions gouvernementales aux chapitres de la conservation et de l'élimination des documents :

" ….l'Archiviste national du Canada peut émettre des Autorisations de disposition de documents… .qui habilitent un ministère ou organisme du gouvernement fédéral à disposer des documents dont il n'a plus besoin pour fonctionner. L'Archiviste national du Canada établira que ces documents peuvent être éliminés … ou encore il exigera que ces documents soient transférés aux Archives nationales du Canada ou que le ministère ou organisme consente à ce qu'ils passent sous le contrôle d'une entité autre que l'administration fédérale. "

" En l'absence d'une autorisation de disposition des documents ou en cas de doute quant à la disposition, les représentants du service central de gestion des documents et/ou de l'information des institutions devraient consulter les représentants de la Division des archives gouvernementales et de la disposition des documents (DAGDD). "

Les autorisations… " ont été conçues pour libérer les institutions fédérales de l'obligation de préparer individuellement des demandes d'autorisation et de négocier des accords avec l'Archiviste national pour pouvoir disposer de documents essentiellement de même nature - qu'elle soit administrative ou opérationnelle. " Ces autorisations représentent un énoncé de la valeur archivistique du document et non de sa valeur pour l'organisation. On s'attend à ce que les institutions fédérales fixent elles-mêmes leurs critères aux fins de l'établissement de la valeur organisationnelle de tout document transitoire ou autre document n'ayant pas de valeur archivistique.

Orientation actuelle à l'égard des " documents éphémères "

Dans le cadre de cette étude, nous avons passé en revue les exigences se rapportant aux " documents éphémères " des institutions gouvernementales qui figurent dans les lignes directrices des Archives nationales ou celles du Secrétariat du Conseil du Trésor ou encore dans la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement.

Bien que la Politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement ne traite pas spécifiquement des " documents éphémères ", elle stipule cependant qu'il incombe aux institutions gouvernementales de gérer leurs ressources informationnelles.

La politique mentionne :

" Les institutions fédérales doivent s'assurer que tous les renseignements… fassent l'objet d'un plan de conservation et d'élimination " (article 6).

Pour sa part, l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information indique :

1. 67.1 Nul ne peut, dans l'intention d'entraver le droit d'accès prévu par la présente loi :
   
   1. détruire, tronquer ou modifier un document;
      
   2. falsifier un document ou faire un faux document;
      
   3. cacher un document;
      
   4. ordonner, proposer, conseiller ou amener de n'importe quelle façon une autre personne à commettre un acte visé à l'un des alinéas a) à c).

Pour sa part, l'article 5 de la Loi sur les Archives nationales stipule que les institutions gouvernementales doivent obtenir l'autorisation de l'archiviste avant d'éliminer ou d'aliéner leurs documents et que les documents ayant une valeur archivistique doivent être confiés à la garde et au contrôle des Archives nationales, lorsque l'institution n'en a plus besoin pour son fonctionnement.

Les Archives nationales du Canada ont diffusé l'Autorisation de détruire des documents éphémères en 1990 pour conférer aux institutions fédérales l'autorisation de disposer de leurs " documents éphémères ". Ce document aborde la question des " documents éphémères " du point de vue des Archives nationales du Canada. Selon les critères des Archives nationales, les " documents éphémères " n'ont aucune valeur archivistique.

L'article 4 de l'Autorisation de détruire des documents éphémères définit ainsi un " document éphémère ".

• Les documents éphémères sont les documents dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d'achever des mesures courantes ou de rédiger d'autres documents. Les documents éphémères ne comprennent pas les documents nécessaires aux institutions fédérales ou aux ministres pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, pour prendre des décisions ou pour rendre compte d'activités du gouvernement.

À l'heure actuelle les " documents éphémères " comprennent les types suivants de documents, qui sont énoncés dans l'Autorisation de détruire des documents éphémères :

• les documents personnels, notamment des curriculum vitæ et l'information communiquée de manière informelle;
  
• les ébauches initiales qui ne sont pas diffusées à l'extérieur du bureau de l'auteur;
  
• les courriels servant à communiquer de l'information de manière informelle;
  
• les ébauches annotées si les renseignements additionnels font partie intégrante d'une version ultérieure et ne constituent pas une preuve de décisions se rapportant à l'évolution du document final;
  
• les copies faites uniquement à titre documentaire ou pour des raisons de commodité;
  
• les documents électroniques utilisés pour produire une copie papier conservée dans le dossier des copies papier;
  
• les exemplaires de publications;
  
• les documents ne comportant aucune valeur ministérielle, juridique ou archivistique.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a diffusé un document intitulé Renseignements et conseils additionnels sur l'application de l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information pour expliquer de façon plus détaillée la notion de " document éphémère ". La ligne directrice fait fond sur les définitions fournies par les Archives nationales dans l'Autorisation de détruire des documents éphémères et renferme des exemples d'application de la définition de l'expression " document éphémère ".

Constatations

L'expression " document éphémère " est utilisée au Canada pour désigner les documents de nature temporaire et de valeur à court terme que l'on trouve dans des documents administratifs et opérationnels créés par une institution fédérale.

La majorité des réponses à une recherche en direct sur l'expression " document éphémère " renvoient à des politiques et procédures d'organismes canadiens assujettis à la législation régissant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. En Australie et au Royaume-Uni, ces documents sont définis comme étant " de nature éphémère ", " administratifs " et " éphémères ". On n'y utilise pas l'expression " document éphémère ". Aux États-Unis, ces documents sont réputés " documents non officiels ", " temporaires " ou " correspondance éphémère et fichiers éphémères ". L'expression " document éphémère " ou des expressions semblables qui désignent des documents de valeur temporaire et limitée, sont utilisées dans le contexte d'un cadre global de politiques et de procédures concernant la gestion des documents et des archives, et non du point de vue archivistique.

Dans l'un des manuels les plus répandus sur la gestion des documents et de l'information, intitulé Information and Records Management, Robek, Brown et Stephens définissent ainsi la correspondance éphémère :

• [TRADUCTION]
  la correspondance éphémère se compose de documents courants facilement utilisés, p. ex. des documents de courte durée servant à répondre à des demandes ordinaires d'information ou de publications, à demander ou transmettre des données courantes à d'autres bureaux, à effectuer des réservations de chambre d'hôtel ou à organiser des conférences, etc. L'aliénation de la correspondance éphémère peut souvent être autorisée dans les six mois ou moins. Chaque bureau possède ce type de document et doit les verser dans un dossier distinct. Ces documents doivent être conservés dans des chemises, à l'écart de la correspondance générale, s'ils représentent au moins 5 % de l'ensemble des documents.

L'Agency Services Division, du Office of Records Administration, de la National Archives and Records Administration, a diffusé un document intitulé A Federal Records Management Glossary dans lequel on trouve la définition suivante de l'expression " transitory correspondence files " (fichiers de correspondance éphémère) :

• [TRADUCTION]
  correspondance portant sur des questions d'intérêt à court terme, notamment des accusés de réception pour publications reçues, des demandes de renseignements courantes relatives à des publications et des annonces de campagne d'obligations d'épargne, par opposition à la correspondance administrative et liée aux programmes qui compose les dossiers de correspondance générale.

Le deuxième membre de la phrase " par opposition à la correspondance administrative et liée aux programmes qui compose les dossiers de correspondance générale " définit clairement la " valeur éphémère " de la correspondance.

La New South Wales State Records Act :

• [TRADUCTION]
  prévoit l'aliénation des documents conformément à la pratique administrative normale. La définition des documents qui peuvent être détruits en vertu de cette classification est restreinte et porte sur les documents de nature " << éphémère >>, notamment des documents éphémères et administratifs, et des doubles. Par exemple, il peut s'agir de documents de faible valeur qui ne doivent être conservés que pour une courte période (seulement quelques heures ou quelques jours). "

Cette définition est conforme aux lignes directrices sur la pratique administrative applicable à des types semblables de documents prévus par les Archives nationales de l'Australie.

L'annexe " A " documente certaines observations reçues à la suite de l'étude effectuée par un expert-conseil au sujet de l'expression " document éphémère " ou de l'utilisation d'expressions semblables pour désigner des documents ayant une valeur à court terme.

Documents éphémères : Définition proposée

Dans le cadre du projet, l'expert-conseil doit établir une définition plus précise des documents éphémères et fournir des exemples à jour et élargis pour aider les institutions fédérales à déterminer les " documents éphémères ".

Puisque l'expression " document éphémère " est acceptée au sein du gouvernement du Canada, on a supposé, aux fins du présent projet, qu'elle continuera d'être utilisée. Son utilisation doit tenir compte des besoins des Archives nationales du Canada du point de vue de l'Autorisation de disposer de documents et des besoins des institutions fédérales de gérer leurs documents dans un cadre administratif. S'il est impossible de tenir compte de ces deux points de vue, il convient alors d'envisager l'utilisation d'une expression différente dans un contexte pour éliminer la confusion à laquelle les institutions fédérales sont confrontées.

La section qui suit renferme une définition élargie de l'expression " document éphémère " et propose une liste des types de documents qui pourraient être classés dans cette catégorie. Si l'on décide de modifier la terminologie, les principes qui sous-tendent la définition demeureront valables.

Les documents éphémères sont des documents de nature temporaire, quel que soit le support sur lequel ils sont créés, et qui sont requis pour une courte période pour permettre d'achever une activité ordinaire. Ils ne comportent aucune valeur permanente ou archivistique. Ils ne justifient pas le lancement ou l'exécution d'une activité d'une institution fédérale et ne sont pas requis à des fins réglementaires, juridiques, financières, administratives, opérationnelles ou archivistiques. Ils ne sont pas versés périodiquement dans un système de gestion des documents ou de l'information (y compris des systèmes électroniques ou sur papier de conservation des documents). Les " documents éphémères " n'établissent pas de politiques, de lignes directrices ou de procédures; ils ne documentent pas les fonctions ou activités fondamentales d'une institution fédérale; ils n'exigent aucune mesure officielle et ne comportent aucune valeur documentaire ou probante.

Types de documents de nature " éphémère "

La liste qui suit a été dressée à partir des définitions existantes pour lancer la discussion entre les Archives nationales du Canada et le Groupe d'étude de l'accès à l'information dans le but d'élargir davantage la définition des " documents éphémères ". Cette définition s'applique à tous les " documents éphémères ", quel que soit le support matériel sur lequel ils sont créés et stockés. Les décisions concernant la valeur " éphémère " des documents doivent être prises dans le contexte d'un programme global de gestion de l'information.

Doubles et exemplaires supplémentaires :

• doubles et exemplaires supplémentaires de documents créés et transmis à des fins de référence, de commodité, de lecture ou de suivi : notes de service diffusées dans l'ensemble de la direction; communications destinées à " tous le personnel "; avis de manifestations spéciales et questions administratives courantes;
  
• doubles de documents conservés dans un même fichier;
  
• télécopies si une photocopie a été versée au dossier;
  
• copies pour information de la correspondance courante, de procès-verbaux, de rapports, de circulaires;
  
• documents électroniques ou courriels si une copie papier a été imprimée et versée dans le système officiel de gestion des documents ou si la version électronique finale a été saisie dans un système électronique de conservation des dossiers.

Ébauches de documents et documents de travail

• notes manuscrites, ébauches préliminaires ou informelles utilisées pour préparer la correspondance, des rapports, des notes de service, des statistiques ou d'autres documents, qui ne comportent aucune valeur pour justifier la collecte de données ou indiquer la façon dont les politiques ou programmes fédéraux ont été élaborés ou mis en œuvre.

Documents publiés

• livres, revues, magazines, périodiques, brochures, journaux, bulletins, rapports publiés obtenus à l'extérieur et conservés comme documents de référence;
  
• documents reproduits ou publiés provenant d'autres bureaux et qui n'exigent aucune mesure et ne sont pas requis à des fins documentaires (l'organisme d'origine doit conserver un exemplaire du document);
  
• catalogues, revues spécialisées et autres publications qui n'exigent aucune mesure;
  
• information téléchargée à partir d'Internet à des fins de référence;
  
• copies de coupures de journaux, de déclarations aux médias ou de documents publicitaires utilisés à des fins d'information;
  
• documents de publicité spontanée, y compris des catalogues, des listes de prix;
  
• manuels ou instructions remplacés ou désuets (à conserver au centre des documents);
  
• annuaires téléphoniques.

Notes d'accompagnement et correspondance

• demandes courantes d'information ou de publication, et copies de réponses qui n'exigent aucune mesure administrative, aucune décision stratégique et aucune recherche spéciale aux fins de réponse;
  
• demandes de copies de publicité et de matériel de relations publiques ou d'autres renseignements conservés;
  
• messages personnels et notes (courriels, voix et papier) qui ne sont pas directement liés au travail des fonctionnaires du ministère et qui ne concernent pas des fonctions de programme;
  
• avis quasi officiels, y compris des notes de service au sujet des congés, des campagnes de financement de bienfaisance et des appels, des campagnes de vente d'obligations, etc.;
  
• lettres de remerciement ou de condoléances, ou lettres anonymes;
  
• lettres d'accompagnement qui n'ajoutent pas à l'information contenue dans le document transmis;
  
• ébauches qui n'ont pas quitté le bureau d'origine;
  
• documents diffusés par d'autres organismes à des fins d'information générale;
  
• bordereaux d'envoi.

Formulaires vierges et imprimés

• stocks de formulaires vierges qui deviennent désuets ou périmés en raison de révisions;
  
• stocks d'imprimés, de brochures imprimées et de documents d'information;
  
• documents périmés qui n'ont plus d'utilité.

Documents informatisés

• Les documents informatisés suivants peuvent être aliénés si des mesures ont été prises à leur égard ou s'ils ont été remplacés et ne sont plus requis à des fins administratives permanentes :
  
• copies électroniques d'un fichier maître global ou partiel et qui :
  
  • ont été transférées dans la mémoire principale du système à certaines fins opérationnelles ou à l'égard d'une fonction du système, mais qui deviendront désuètes dès que la fonction aura été achevée et validée;
    
  • sont utilisées pour transmettre de l'information à un autre bureau et deviendront désuètes au lieu de transmission dès que la mesure aura été appliquée;
    
• information contenue dans un fichier d'opérations électronique qui sert à mettre à jour un fichier maître et qui deviendra désuète lorsque la mise à jour ou la saisie des données aura été validée et que la procédure de sauvegarde sera achevée;
  
• information recueillie électroniquement au moyen d'une méthode automatisée et stockée temporairement dans la mémoire du système de collecte, mais qui deviendra désuète dès qu'elle sera transmise à un fichier maître ou à une installation de stockage des données, qu'elle aura été validée et aura été intégrée à un document permanent;
  
• points de vue des utilisateurs de fichiers maîtres qui ne comportent aucune valeur spéciale pour justifier l'élaboration et la mise en œuvre d'une politique fédérale et qui :
  
  • présentent l'information à partir d'un ensemble de fichiers maîtres;
    
  • peuvent être reconstitués à partir des fichiers maîtres;
    
  • ne sont stockés que pour être utilisés au cours de séances de traitement informatique;
    
  • deviendront désuets à la fin des travaux de recherche, de production ou de référence;
    
• répercussions des points de vue des utilisateurs, qui sont utilisées à des fins ponctuelles et immédiates à l'extérieur du cadre des activités normales des systèmes, et qui ne sont pas transmises à une autre personne, et qui pourraient être reconstituées à partir des points de vue actuels des utilisateurs;
  
• résultats de travaux incorrectement interrompus, d'erreurs de programme, de critères de sélection inconvenants ou de la saisie de données infructueuse;
  
• copies supplémentaires de rapports informatisés, de chiffriers électroniques ou de fichiers de traitement de textes électroniques qui ont été créés à des fins de commodité;
  
• présentations entrée-sortie de systèmes de documents mécaniques et électroniques, notamment :
  
  • rapports d'erreur ou de contrôle aux fins de la saisie des données;
    
  • rapports utilisés aux fins de vérification;
    
  • rapports périodiques de lot, rapports de système;
    
  • rapports d'opérations utilisés à des fins de vérification et de contrôle;
    
• copies de référence de manuels d'utilisateurs, etc.;
  
• journaux d'exploitation remplacés;
  
• logiciels remplacés ou désuets, s'ils ne sont pas requis pour consulter des documents archivistiques;
  
• sauvegardes de système;
  
• données d'essai.

Combien de temps dois-je conserver les documents éphémères?

À la suite de l'examen de toutes les définitions, on constate qu'un très petit nombre d'entre elles, s'il en est, prévoient une période de conservation précise; la plupart remettent cette décision entre les mains des ministères et des fonctionnaires. Voici quelques exemples de mentions portant sur les périodes de conservation :

• À conserver pendant une courte période
  
• À la discrétion de l'organisme
  
• À conserver pendant au plus six mois
  
• Documents de nature si éphémère qu'il n'est pas nécessaire de les ordonnancer, mais qui doivent être aliénés sans calendrier de conservation des documents.
  
• La période de conservation se limite à l'intervalle requis pour l'exécution des mesures énoncées dans la communication.
  
• Approuvé aux fins de destruction, que ce soit immédiatement ou après une courte période de conservation désignée.

Les décisions concernant l'aliénation des " documents éphémères " doivent faire en sorte que, le cas échéant, le document officiel ait été saisi dans le cadre du système officiel de conservation de dossiers de l'institution.

Comment puis-je déterminer les éléments faisant partie d'un " document éphémère "?

En raison du passage d'un milieu de travail fondé sur les copies papier à un régime où jusqu'à 80 % des documents et de l'information sont créés électroniquement et stockés sur divers supports, la gestion des divers supports et versions de documents devient de plus en plus problématique. Les questions ci-après portent sur les fonctions et activités administratives globales et sont traitées dans le cadre des politiques et procédures de gestion des documents. Selon les circonstances, les documents peuvent être éphémères dans une situation, mais pas dans une autre, ce qui sème la confusion.

• Sur quel support la copie officielle est-elle conservée? Sur papier ou sous forme électronique? S'il s'agit d'un document électronique, que dois-je faire de la copie papier que j'ai imprimée à des fins de consultation hors du bureau? S'agit-il d'un document éphémère?
  
• Qu'est-ce qu'une copie administrative? Qu'est-ce que le " document officiel "? L'un d'eux est-il éphémère?
  
• Que fais-je des exemplaires de fichiers de projet une fois le projet terminé? Quand deviennent-ils éphémères et quand représentent-ils des documents administratifs?
  
• Nous avons créé un certain nombre d'ébauches et nous nous sommes entendus sur la version finale; que fais-je des ébauches précédentes que j'ai reçues? S'agit-il de documents éphémères?
  
• Des exemplaires d'un rapport ou d'un compte rendu de réunion, etc., sont diffusés aux membres d'un groupe de travail pour appuyer un projet et des activités opérationnelles. Quelle est la valeur de tels documents?
  
• L'auteur crée des ébauches de documents avant de les faire circuler aux fins d'observations. Peut-elle les détruire sans autorisation?
  
• Les ébauches sont partagées et discutées par les membres d'un groupe de travail. Qui détermine si le document peut être détruit?

La question des " documents éphémères " doit être envisagée dans le cadre d'une stratégie globale de gestion des documents au sein des institutions fédérales pour dissiper quelque peu la confusion. Les Archives nationales du Canada ont examiné le document Autorisation de détruire des documents éphémères et ont conclu que l'expression " document éphémère " est utilisée pour traiter de questions administratives plutôt que de préoccupations archivistiques. Un document semblable à la ligne directrice sur la pratique administrative normale publiée par le State Records Authority of New South Wales permettrait de donner aux institutions fédérales des exemples de documents éphémères et non éphémères. Il n'éliminerait toutefois pas la responsabilité de la gestion des documents conformément aux besoins administratifs.

Recommandations

D'après les travaux de recherche et des discussions ultérieures, nous formulons les recommandations suivantes aux fins d'examen.

• Que la définition proposée de " document éphémère " et les types de documents connexes soit examinée dans le contexte des exigences de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur les Archives nationales du Canada et de la politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement et des institutions fédérales qui les créent, de sorte que la définition soit utilisée de façon uniforme d'un contexte stratégique à un autre.
  
• Que l'expression " document éphémère " soit examinée en tenant compte des besoins des Archives nationales du Canada et des institutions fédérales pour confirmer qu'elle est encore valable dans le cadre des travaux actuels et qu'elle soit bien comprise du point de vue administratif et archivistique. Si l'expression ne peut être utilisée dans tous les contextes stratégiques, une nouvelle expression devra être adoptée.
  
• Que l'utilisation des termes " éphémère ", " administratif ", " opérationnel " et " archivistique " soit précisée dans le contexte des besoins administratifs des institutions fédérales et des besoins des Archives nationales du Canada.
  
• Que les renvois concernant la conservation, l'aliénation et la destruction des documents dans la politique actuelle soient examinés pour assurer l'uniformité et la clarté des rôles des institutions fédérales dans le cadre de la politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement et du pouvoir conféré à l'archiviste national en vertu des autorisations de disposer de documents.

Conclusion

Pour assurer un accès efficace à l'information et une bonne gestion des documents, il faut que les fonctionnaires comprennent bien ce que l'on attend d'eux.

Il existe un certain nombre de possibilités de collaboration avec les institutions fédérales pour préciser ce qu'elles entendent par " documents éphémères " dans le contexte des autorisations de disposer de documents des Archives nationales du Canada, des exigences administratives de la politique de gestion des renseignements détenus par le gouvernement et des exigences de la Loi sur l'accès à l'information. La définition et les exemples détaillés présentés dans le rapport se fondent sur un certain nombre de définitions existantes ne relevant pas des Archives nationales du Canada, et ils portent sur une faible partie des documents que les organismes créent, conservent et aliènent dans le cours normal de leurs activités.

Puisque la Loi sur l'accès à l'information porte sur tous les documents, elle porte aussi sur les documents éphémères et, une fois qu'une demande d'accès a été reçue, les documents éphémères doivent être traités de la même façon que tous les autres documents.

La méthode actuelle d'élimination des documents, lorsque appliquée correctement, est une pratique saine de gestion des documents et permet un traitement plus efficace des demandes d'accès à l'information. Il est peu probable que la destruction courante de documents éphémères entraîne une allégation en vertu de l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information.