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Compte rendu - Table ronde sur l'accès à l'information (Ottawa) - 26 mars 2001

Menée par le Groupe d'étude de l'accès à l'information

Animateur: Paul Lepsoe

Le 26 mars 2001, le Groupe d'étude de l'accès à l'information a tenu la première d'une série de tables rondes portant sur un cadre pour cet accès.

Les tables rondes s'adressent aux personnes qui s'intéressent à l'accès à l'information ou à des questions connexes. Elles font partie du processus de consultation que le Groupe d'étude utilise pour sonder le public sur l'accès à l'information.

Les participants à la première table ronde se composaient principalement de bibliothécaires, archivistes, historiens et généalogistes. Les membres du Groupe d'étude tiennent à remercier les personnes qui ont contribué au succès de cette première table ronde. Leur intervention a été très précieuse.

Voici les points saillants de la table ronde du 26 mars 2001.

CONSULTATION PUBLIQUE SUR LE CADRE D'ACCÈS À L'INFORMATION

TABLE RONDE -1
Ottawa - le 26 mars 2001

Animateur: Paul Lepsoe, Avocat

Participants: Dr. Janis Apse, Avocat
Diane Baillargeon, Division des archives, Université de Montréal
Aileen Baird, Public History Inc.
Martin Foss, Bibliothécaire, Carleton University
Chad Gaffield, Président, société hitorique du Canada
Denis Gélineau, Président, ARMA
Joan Holmes, Président, Joan Holmes Associates
Richard Kurland, Lexbase
Michel Lalonde, Centre de Recherche en civilization
David MacKenzie, Ontario Genealogical Society
Michel Prévost, Archiviste en chef, Université d'Ottawa
Marilyn Rennick, Canadian Library Association
Donald Richan, University Archivist & Freedom of Information & Protection of Privacy Office, Queen's University
Laine Ruus, President, Canadian Association of Public Data Users
Gordon Watts, Contributor, Global Gazette
Paul Wiens, University Librarian, Queen's University
Lyndall Winters, Kanata

Observateurs: Mary Anne Stevens, Groupe d'étude de l'accès à l'information
Marta Khan, Groupe d'étude de l'accès à l'information
Valerie Lasher, Groupe d'étude de l'accès à l'information

Rapport sur les discussions

Le présent rapport résume les discussions tenues lors d'une première série de tables rondes sur les questions touchant le cadre d'accès à l'information. Les tables rondes s'inscrivent dans le cadre de consultations publiques menées sous le mandat du Groupe d'étude de l'accès à l'information. Le Groupe d'étude examine actuellement les composantes des processus législatifs et administratifs touchant l'accès à l'information dans le gouvernement fédéral en vue de soumettre ses recommandations à l'automne 2001.

Voici les faits saillants des discussions du 26 mars 2001.

Contexte de l'accès à l'information

En général, les participants étaient d'accord pour dire que la Loi sur l'accès à l'information avait eu un effet positif sur les Canadiens. D'aucuns estimaient que la Loi avait sensibilisé les Canadiens à leurs droits en matière d'information, qu'elle faisait en sorte que le gouvernement devait rendre des comptes et être plus transparent et qu'elle avait changé la culture gouvernementale pour le mieux en la rendant plus ouverte. Un participant a fait remarquer qu'il n'y avait rien qui n'allait pas dans le paragraphe 2(1) de la Loi (objet de la Loi), mais que les problèmes étaient plutôt au niveau de la mise en application.

On reconnaissait que le gouvernement avait évolué vers une plus grande accessibilité de l'information grâce à ces numéros " 1-800 " et l'Internet. L'initiative du Gouvernement en direct devrait avoir un effet positif sur la publication informelle d'information. Ces commentaires étaient toutefois tempérés par le fait qu'il restait encore beaucoup à faire et que certains ministères étaient plus ouverts que d'autres à rendre l'information disponible volontairement. On a suggéré de consolider les rôles des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale.

Les participants ont proposé des changements à la Loi et ont fait valoir que la rapidité de publication était importante pour inviter le public à participer aux débats stratégiques. Plusieurs participants ont également mentionné que, depuis l'entrée en vigueur de la Loi, l'accès aux cahiers de recensement a toujours été limité.

On estimait que la gestion de l'information était cruciale pour donner un accès efficace à l'information et qu'il faudrait améliorer la gestion des dossiers et y affecter les ressources nécessaires. Certains étaient d'accord pour que le gouvernement procède à un inventaire complet de ses dossiers, fournisse un index et informe le public de l'information disponible. On a également suggéré que le gouvernement indique la forme dans laquelle l'information est disponible, soit papier ou CD-rom.

Les participants s'inquiétaient au sujet de la destruction des dossiers. En général, on s'entendait pour dire que le gouvernement ne devrait pas conserver tous les dossiers, mais certains affirmaient que des dossiers, surtout des documents électroniques, étaient détruits parce que le gouvernement n'avait pas adopté de procédures ou politiques pour garantir la conservation de l'information. Le gouvernement devrait élaborer des politiques et autoriser des procédures relatives à l'information électronique de sorte à conserver et à protéger l'information pour le futur.

On se préoccupait également de la recherche donnée à contrat et de la recherche financée. Les données recueillies par un organisme externe dans le cadre d'un contrat conclu avec le gouvernement fédéral ou d'un projet offert par une institution du gouvernement fédéral demeurent en sa possession et non pas en la possession du gouvernement. L'organisme peut utiliser ces données à des fins commerciales ou les détruire en privant ainsi la collectivité de la recherche de l'information.

Selon les participants, Infosource n'est pas adéquat et le gouvernement devrait procéder à un inventaire complet de ses dossiers et améliorer la présentation du système. On a suggéré aussi que le gouvernement se penche sur la question de la conservation étant donné que les ministères doivent disposer d'une grande quantité d'information mais qu'ils n'ont pas les ressources nécessaires pour assurer une gestion efficace de l'information. L'amélioration de la gestion de l'information permettrait d'offrir un accès plus facile, rapide et efficient.

Les participants ont discuté brièvement des coûts associés à l'accès à l'information et se sont demandés pourquoi ils étaient si élevés. Les coûts augmentent lorsque les demandes sont acheminées indûment vers des canaux aux fins de revue et d'approbation. On estimait aussi que la " culture du secret " de certains ministères contribue aux coûts élevés en multipliant le nombre de personnes et le temps nécessaires pour traiter une demande. On a dit que le Programme des services de dépôt (PSD) consolide l'objet de la Loi et qu'une augmentation des ressources affectées au PSD, avec l'assurance que les rapports soient disponibles auprès du PSD, pourrait réduire le nombre de demandes d'accès et le coût.

Champ d'application de la Loi

Les participants ont également soulevé la question de la publication des données historiques de recensement et ont utilisé cet exemple de défi en vue de concilier la protection des renseignements personnels et le droit à l'accès à l'information. Il n'y a pas eu de débat, mais pas d'accord non plus sur le bien-fondé d'intégrer les lois sur la protection des renseignements personnels et sur l'accès à l'information.

On craint qu'avec les compressions, le gouvernement confie de plus en plus de responsabilités aux sociétés privées qui ne sont pas assujetties par la Loi sur l'accès à l'information. Certains ont suggéré que les sociétés privées qui reçoivent du financement du fédéral soient régies par la Loi. On a également proposé que le Cabinet approuve l'inclusion des institutions visées par la Loi et que le Parlement ait voix au chapitre lorsque des institutions ne sont plus assujetties par la loi.

Lors de la discussion sur les dossiers électroniques, on a affirmé que la collectivité de la TI n'avait ni la compréhension ni la formation des règles de gestion des dossiers, particulièrement en ce qui concerne la destruction des dossiers. On a également mentionné qu'il n'existait pas de vision globale sur la manière de gérer des dossiers électroniques et des courriels et que les politiques pangouvernementales ne sont pas uniformes.

On a également suggéré d'élargir l'application de la primauté de l'intérêt public.

Une discussion générale a eu lieu sur les exemptions et les exclusions comprises dans la Loi. Un participant s'est dit en faveur du plus petit nombre possible d'exemptions. Un autre a fait valoir que la plupart des exemptions actuellement inscrites sous la Loi sont raisonnables et que le libellé est logique. Toutefois, on s'entendait pour dire que l'interprétation de ces exemptions pouvait poser des problèmes. Un autre participant estimait que la discussion sur ces articles était prématurée parce qu'il existait encore peu de jurisprudence.

On a discuté quelque peu d'autres modes de publication de l'information du gouvernement à l'extérieur de la Loi sur l'accès à l'information, y compris du Programme des services de dépôt.

Droit d'accès

Les participants étaient massivement en faveur de l'élargissement du droit d'accès au delà des résidents canadiens et de ceux qui sont présents au Canada. On a fait remarquer que certains accords commerciaux latéraux comprenaient des sanctions pour la non divulgation d'information. D'autres se sont fondés sur les exemples de mondialisation et le droit d'accès des Canadiens à l'information des États-Unis en vertu des lois américaines pour justifier l'élargissement du droit l'accès. Un participant a suggéré que le Canada envisage de fournir de l'information à d'autres pays avec lesquels des accords réciproques sont conclus.

Processus d'accès

Les participants étaient généralement d'accord avec le participant qui affirmait que le gouvernement prenait trop de temps pour répondre aux demandes d'information.

On a discuté longuement d'accès informel à l'information. Un participant a suggéré que le gouvernement augmente l'accès informel. Un autre a affirmé cependant qu'il était parfois plus facile pour les ministères de traiter des demandes formelles d'accès que de procéder par voie informelle. Un autre a déclaré qu'il était souvent plus efficient d'appeler un coordonnateur à l'AIPRP avant d'envoyer une demande formelle afin de permettre de cibler le demande et de préparer les ministères aux demandes imminentes.

Certains participants estiment que la l'accès informel fonctionne pour l'information non litigieuse, mais qu'il faudrait toujours avoir une Loi sur l'accès à l'information pour traiter les demandes qui portent sur de l'information litigieuse.

Un participant a fait remarquer que l'information du gouvernement obtenue par le biais du processus formel d'accès à l'information est régie par le droit d'auteur de la Couronne et que, par conséquent, on ne peut en faire qu'une utilisation limitée.

On a suggéré que le gouvernement étudie la situation d'autres administrations pour connaître les pratiques exemplaires, y compris un registre d'AIPRP où les noms des demandeurs seraient laissés en blanc. Afin de rendre le processus d'accès plus efficient, on a également proposé d'établir une méthode uniforme pour le traitement des demandes ou une normalisation du traitement des demandes à travers les ministères.

On était aussi d'accord avec la suggestion d'élaborer des directives relativement à l'information pouvant être publiée sans attendre et sans recours au processus complet d'approbation. Il faudrait faire une distinction entre la diffusion d'information courante et d'information plus complexe.

Lorsqu'on a demandé s'il devrait exister une grille tarifaire distincte pour les différentes catégories d'utilisateurs, peu de participants étaient d'accord. Certains se sont demandés comment il serait possible d'administrer un système comprenant différentes catégories. On a estimé qu'un tel système rendrait le processus encore plus complexe et qu'il augmenterait les coûts. On était grandement préoccupé par le fait qu'un tel système puisse favoriser une catégorie par rapport à une autre.

Il était généralement admis qu'il serait difficile d'administrer des dispositions visant à limiter les demandeurs à grand débit, et un participant estimait que cela serait moralement répréhensible. On estimait que la grille tarifaire serait un moyen de limiter les demandes volumineuses ou de décourager les demandes frivoles.

Les participants soutenaient massivement le maintien de la grille tarifaire actuelle. Un participant estimait que les droits de demande empêchaient les abus, un autre s'opposait à tout droit. Un participant craignait qu'une augmentation des droits de demande pénalise les contribuables à faible revenu. On a suggéré que les utilisateurs commerciaux ou d'organismes à but lucratif paient les coûts réels, mais on a reconnu qu'il serait difficile de faire la distinction entre les catégories d'utilisateurs.

On a discuté brièvement des coûts de l'AIPRP présentés dans le document de consultation du groupe de travail. On s'est demandé comment ces coûts avaient été calculés. On a fait remarquer que les coûts unitaires semblaient élevés.

On a discuté de la manière d'améliorer le temps de réponse. On a suggéré de procéder à une ventilation des demandes selon le degré de difficulté à répondre, c'est-à-dire que l'on pourrait répondre aux demandes faciles dans une période de 30 jours, alors qu'il faudrait plus de temps pour répondre aux demandes plus difficiles ou complexes. Le demandeur serait informé de la période prévue pour répondre.

On s'entendait généralement pour dire que les ministères devaient examiner leurs dossiers et politiques par rapport aux processus en vigueur pour la déclassification de l'information. On a utilisé comme exemple, la publication de l'information après la tenue d'un événement et une fois que les renseignements ne sont plus confidentiels. La discussion a porté notamment sur les ressources qui devraient être affectées pour soutenir les infrastructures de gestion de l'information du gouvernement, pour avoir le personnel nécessaire à l'examen et la déclassification des dossiers gouvernementaux et pour assurer une application adéquate des calendriers de conservation et de destruction des dossiers.

La haute direction devrait rendre des comptes relativement à l'affectation de ressources financières et humaines adéquates pour soutenir le cadre d'accès à l'information.

Recours

Certains participants estimaient que le Commissaire à l'information devrait être habilité à rendre des ordonnances exécutoires. Un autre participant a déclaré que " le Commissaire à l'information avait de fortes gencives mais pas de dents ". Toutefois, d'autres n'étaient pas d'accord et croyaient que le meilleur modèle pour le Commissaire à l'information était celui d'un ombudsman. On a fait remarquer que le fait de doter le Commissaire à l'information du pouvoir de rendre des ordonnances exécutoires pourrait exacerber le climat de conflit et nuire à l'accès.

Les participants étaient généralement d'accord pour dire qu'un rôle d'ombudsman serait plus efficace dans un climat de transparence et d'ouverture. Afin de créer un climat d'ouverture, il faudrait du changement à partir des sphères supérieures du gouvernement vers le bas, et le Premier ministre doit envoyer le message que le gouvernement a comme pratique de ne pas cacher de documents et rendre publics les dossiers. On a également affirmé qu'un élargissement de la pratique de diffusion informelle de l'information contribuerait à améliorer le climat actuel.

On a également suggéré d'adopter une formule de " reconnaissance de retard " qui permettrait aux ministères de reconnaître un retard dans le délai de réponse et éviterait ainsi une enquête du Commissaire à l'information. Une autre idée était de rembourser les frais de traitement des dossiers non fournis à temps ou d'établir une clause de pénalité prévoyant un remboursement pour toutes les heures ou tous les jours dépassant la date limite.

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