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Compte rendu - Table ronde sur l'accès à l'information (Ottawa) - 6 juin 2001

Menée par le Forum des politiques publiques

Animateur : Paul Lepsoe

Les participants se présentent et ils mentionnent leurs principaux sujets de préoccupation. Voici les questions qu’ils soulèvent :

• L’esprit de la Loi et le secret professionnel des avocats
  
  
• L’exception du secret professionnel est-elle utilisée conformément à l’esprit de la Loi , ou étendue à toute discussion où il y a « un avocat dans la salle »?
  
  
• Le besoin d’un accès à l’information plus rapide et plus facile
  
  
• L’impression d’un manque de «culture de la transparence » au sein du gouvernement
  
  
• L’impression «d’un manque d’une Loi sur l’accès à l’information »
  
  
• Des retards dans la réception de l’information et des incohérences quant à l’information reçue
  
  
• La censure, le non-dévoilement pour exception, ou le refus de communiquer de l’information
  
  
• La protection des renseignements de tiers, surtout de renseignements se rattachant à des entreprises privées
  
  
• L’ironie de la tenue de séances à huis clos pour discuter de la Loi sur l’accès à l’information. (Un participant mentionne que de nombreux autres participants lui ont formulé ce commentaire avant la réunion, et il désire ardemment que le format des consultations proprement dites fasse l’objet d’une discussion.)
  
  
• Le besoin d’une responsabilisation, surtout en ce qui concerne les soins de santé
  
  
• L’information n’est jamais reçue avant 30 jours.

Nancy Averill donne un aperçu des commentaires soumis par les intervenants sous forme de mémoires ou lors d’entretiens téléphoniques :

Contexte

• Étant donné l’augmentation du nombre de documents électroniques, il y a davantage d’information disponible et il y a de nouvelles méthodes de repérage des documents.
  
• La mondialisation a des conséquences sur l’accès à l’information (AI).
• De quelle façon le nouveau processus de l’AI complète-t-il la diversification des modes de prestation des services, la nouvelle gestion publique et la prestation des services axée sur les citoyens? Quel est le parfait équilibre?

Portée

• Il y a un manque d’uniformité dans l’AI dans les différents ministères du gouvernement.
• Un système proactif de divulgation est suggéré.
  
• L’exclusion de la Loi des sociétés d’État, des Premières nations et des partenariats entre le secteur public et le secteur privé constitue un problème.
• Il y a des lacunes dans la protection des renseignements personnels, qui est en rapport d’opposition avec l’accès à l’information.
• Le rapport entre la protection des renseignements personnels et le secret commercial constitue une question importante.

Mise en oeuvre

• L’exécution de la Loi n’est pas uniforme dans les ministères du gouvernement.
• La question des frais doit être examinée : devrait-il y en avoir? La structure devrait-elle correspondre aux frais? Sont-il toujours calculés selon la même formule?
• Les retards découragent le public.

Correction de la situation

• Les retards dans les décisions constituent un problème.
  
• Le rôle et les pouvoirs du Commissaire à l’information devraient faire l’objet d’une discussion.
• Il faudrait prendre en considération la possibilité de combiner les rôles du Commissaire à l’information et du Commissaire à la protection de la vie privée.

Préoccupations générales

• L’absence d’une norme gouvernementale générale pour l’interprétation constitue un obstacle.
• En raison de la complexité et de la diversité du système, certaines demandes sont confiées à des consultants.
• Comment la Loi peut-elle être utilisée pour favoriser la confiance?

Les participants discutent d’abord du contexte et de la conception de la Loi , s’intéressant à l’article 2, qui porte sur l’objet de la Loi :

• L’objet de la Loi ne sera pas respecté, à moins que les bureaucrates croient en une information gratuite et transparente. Ce qui avait été prévu comme constituant le minimum de renseignements à divulguer est devenu le maximum. La notion de transparence doit venir du haut; il faut récompenser la transparence des employés, « contrairement à ce qui se passe dans le système actuel ».
  
  
• Il ne faudrait pas aborder les questions selon le critère de l’appartenance « au secteur public ou au secteur privé ». Ainsi, avec la diversification des modes de prestation des services, puisqu’il y a utilisation des fonds publics, la population a le droit de savoir comment l’argent est dépensé.
  
  
• De nombreux scandales ont porté sur les avantages indirects des cadres supérieurs. Ceux-ci touchent maintenant des avantages financiers confidentiels, ce qui leur confère le pouvoir « perdu » en raison de la Loi sur l’accès à l’information.
  
  
• L’objet de la Loi était de permettre la participation du public et la responsabilisation du gouvernement.
  
  
• La sensibilité entourant le processus décisionnel est liée en grande partie à une question d’organisation et à une question administrative. Le contexte initial de la Loi était axé sur la transparence, tandis que les postes et l’économie sont maintenant axés sur l’information, celle que l’on doit posséder et utiliser. Il en est résulté de nouvelles tensions, puisque le gouvernement est le seul détenteur important de renseignements sur l’économie.
  
  
• La Loi a-t-elle entraîné une amélioration quelconque de la situation? Les tentatives précédentes d’aborder la question des réunions à huis clos n’ont pas permis d’obtenir une réponse.

L’animateur mentionne avoir entendu d’un certain nombre de participants des commentaires au sujet de la nature du processus de consultation et il accepterait d’inscrire cette question à titre de point distinct à l’ordre du jour si le groupe acceptait de prolonger la séance en retardant l’heure du déjeuner. Tous les participants acceptent de retarder leur repas du midi pour pouvoir consacrer du temps à ce point, en terminant d’abord la discussion de fond en respectant l’ordre du jour et les délais préétablis.

• Les fonctionnaires semblent maintenant surveiller ce qui est docusulé, prenant soin de coder et de protéger les documents qu’ils ne désirent pas voir publier. Ils se préoccupent de ce qui pourrait leur arriver si l’information était divulguée. Il faudra concevoir de nouveaux styles de gestion de l’information qui incluront la gestion des documents électroniques.
  
  
• Il y a une « mentalité de siège » fondée sur l’hypothèse que l’information est demandée en vue d’une « attaque ». Étant donné que la plupart des demandes d’accès à l’information reposent sur un véritable besoin de renseignements, il n’y a lieu de s’inquiéter que si l’on a quelque chose à se reprocher.
  
  
• Les gens ont appris à se protéger de la Loi . Ainsi, une institution dans le domaine nucléaire a modifié sa façon de rédiger ses comptes rendus après avoir constaté que ceux-ci étaient accessibles en vertu de la Loi . L’organisation ne consigne maintenant que les décisions, et non les discussions qui mènent à ces décisions. Cette situation n’est pas souhaitable, tant du point de vue journalistique que du point de vue administratif. Il n’existe maintenant aucun dossier sur les motifs des décisions, ce qui pourrait compromettre, dans l’avenir, la sécurité des installations.
  
  
• À moins que leurs questions ne soient formulées « exactement de la bonne façon », les personnes qui demandent de l’information ne reçoivent aucune réponse. Un terme ou un titre manquants entraînent la non-divulgation de l’information. Les personnes à l’extérieur du gouvernement connaissent souvent les programmes mieux que celles qui travaillent à l’intérieur du gouvernement, car il arrive souvent que les fonctionnaires soient affectés à un nouveau poste tous les 24 mois.
  
  
• La formulation de la Loi de 1983 correspond à l’état d’esprit de l’époque. On entend toutefois dans les conversations sur le sujet, même autour de la table aujourd’hui, des mots comme «guerre » et «état de siège ».
  
  
• La disposition sur l’objet de la Loi ne devrait plus faire mention des «documents de l’administration fédérale », mais plutôt des «documents de l’administration fédérale ou des documents détenus en partenariat ». Cela donnerait accès à une certaine partie de l’information des entreprises privées qui participent aux travaux publics, mais non à l’ensemble de cette information. Cet article de la Loi n’a pas été conçu pour faire allusion aux documents, mais plutôt à l’information, et il sert à préciser qu’il s’agit d’information publique.
  
  
• Un participant du secteur privé mentionne que la valeur et la formulation des contrats du gouvernement avec le secteur privé pourraient généralement être divulguées.
  
  
• L’imputabilité doit être définie dans la Loi .
  
  
• Bien que le mot «imputabilité » ne figure pas dans le texte de la Loi , toute la Loi est fondée sur le principe de l’imputabilité devant le Parlement, et porte sur l’imputabilité.
  
  
• Bien que l’imputabilité soit implicite dans la Loi actuelle, elle devrait y être mentionnée de façon explicite. Qui, parmi les législateurs qui ont rédigé la présente Loi, aurait jamais pensé que le Commissaire à l’information allait un jour poursuivre le Premier ministre? Pour cette raison, l’imputabilité doit être rendue explicite.
  
  
• Il s’agit l’imputabilité devant le public ; le Parlement n’est qu’un simple intermédiaire.
  
  
• Avec la privatisation des organisations du secteur public, l’accès à l’information disparaît, et il faut s’attaquer à ce problème grave.
  
  
• Les sociétés d’État ne devraient pas être exclues. Les déchets de plutonium à Chalk River n’étaient pas enlevés, et pourtant, l’information sur la situation était exclue de la Loi , parce que l’installation nucléaire est une société d’État. Les salaires des animateurs d’émissions de télévision constituent un autre exemple. Les salaires des animateurs de télévision ontariens sont divulgués en vertu de la loi provinciale, tandis que ceux des animateurs de la CBC ne le sont pas, car cette dernière est une société d’État fédérale qui n’est pas visée par la Loi . Le Conseil de révision médicale, dont les membres ne sont pas payés et qui communique tous les renseignements demandés, a été comparé avec la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI), organisation dont les membres du conseil sont payés, mais qui ne communique aucun renseignement, même si elle utilise les fonds publics et agit « pour le bien du public ». C’est précisément pour cette raison que les renseignements sur la FCI devraient être accessibles.
  
  
• Un participant mentionne les conséquences de l’augmentation du nombre de «quangos », qui ne sont pas visées par la Loi . L’animateur explique que «QUANGO » est un acronyme pour «Quasi-Autonomous Non-Government Organization » (organisation non gouvernementale quasiautonome).
  
  
• Il faudra inclure dans la Loi une définition fonctionnelle des institutions et axer davantage la Loi sur la protection des données. On devra aussi envisager d’exclure des renseignements en raison du contenu, plutôt qu’en fonction des institutions qui détiennent les renseignements.
  
  
• La CBC a souffert de ne pas avoir été visée par la Loi toutes ces années : une « culture du secret a étouffé le milieu ». Il s’agit d’un exemple de ce qui arrive aux institutions qui ne sont pas transparentes, et la CBC doit être incluse pour cette raison.
  
  
• Étant donné les lacunes dans la conception et l’objet de la Loi , devrait-il y avoir une clause de primauté de l’intérêt public ? Comme certains ont modifié leurs documents dans un effort pour s’« adapter » à la Loi , il faudrait limiter les exceptions.
  
  
• Les organisations sans but lucratif hébergées dans les bureaux de Corrections Canada ne sont pas assujetties à la loi. Il n’y a aucun renseignement disponible sur la façon dont elles dépensent les fonds publics qu’elles reçoivent.
  
  
• Il y a des exceptions d’application obligatoire et des exemptions discrétionnaires ; une clause de la primauté de l’intérêt public devrait s’étendre au-delà de l’exemption pour protection des renseignements personnels.
  
  
• Le Commissaire ne possède pas le pouvoir d’ordonner la divulgation de renseignements. Il peut simplement formuler des recommandations. S’il avait le pouvoir d’ordonner la divulgation de renseignements, le principe de la primauté de l’intérêt public devrait être appliqué uniformément; une application générale n’est pas souhaitable non plus.
  
  
• D’après l’un des participants il doit y avoir des raisons pour l’utilisation des exemptions, «les documents confidentiels du Cabinet ne devraient pas être exclus de la Loi ».
  
  
• Des renseignements dont la communication avait initialement été refusée pour raison de protection des renseignements personnels ont plus tard été enregistrés sur un disque compact qui a été publié et vendu à un « coût exorbitant ». En réponse à une deuxième demande de renseignements, on lui a dit d’acheter le CD. Lorsqu’elle a demandé uniquement les renseignements de base (comme dans sa demande initiale), sa demande a été refusée pour raison de protection des renseignements personnels.
  
  
• Les renseignements sur une entente touchant les membres du syndicat des employés de la fonction publique sont protégés, mais comment des renseignements peuvent-ils être fournis sans nuire à un avantage concurrentiel de nature privée ?
  
  
• L’exclusion générale va à l’encontre de l’esprit de la loi.
  
  
• Le Juge-avocat général (JAG) au ministère de la Défense nationale a utilisé le secret professionnel pour retenir des documents que l’Ombudsman a par la suite publiés. Le JAG n’a toujours pas divulgué l’information. Selon l’Ombudsman, il n’y avait pas de relation de client à avocat : il n’était pas un client et le JAG n’était pas son avocat.
  
  
• Les soins de santé constituent notre plus important secteur de dépenses; pourtant, une grande quantité d’information est exclue et très peu de renseignements, voire aucun, ne sont communiqués. Il faut de l’imputabilité des pouvoirs et des sanctions. Les sous-ministres de la Santé se réunissent, mais il n’est pas possible d’obtenir l’ordre du jour.
  
  
• Un participant se demande qui prend les décisions. Il soutient que ce sont ceux qui ont un intérêt à l’égard du secret qui ont le pouvoir de décider si l’information est divulguée ou non. Le participant ne s’objecterait pas à l’utilisation du critère du préjudice comme outil pour déterminer si l’information peut être communiquée ou non.

L’animateur invite les participants à formuler des commentaires, en termes de droit d’accès, sur le fait que les demandes d’accès à l’information présentées au Canada doivent obligatoirement être soumises par des personnes présentes au Canada.

• Si une personne habite à l’extérieur du Canada, elle n’a qu’à se servir d’un ami comme intermédiaire pour obtenir des renseignements; il n’est pas nécessaire de recourir aux services coûteux d’un avocat.
  
  
• Il est plus facile d’obtenir des renseignements des États-Unis et du Royaume-Uni que d’obtenir de l’information au Canada.

Application

Après une pause, les participants discutent de l’application de la Loi . L’animateur attire l’attention du groupe sur les points de discussion des pages 8 et 9 du document de consultation, particulièrement sur la question 5.1. Les participants énoncent les commentaires suivants :

• Lorsque l’AI a été instauré initialement, il était difficile pour les ministères de répondre à une demande dans les délais prescrits, car l’information était difficile à trouver. La gestion de l’information était déplorable; elle l’est toujours et sa mauvaise qualité contribue aux coûts du programme. La gestion de l’information a souffert des restrictions budgétaires. Il n’y a aucune obligation de rendre compte du temps mis pour répondre à une demande ni de l’état de l’information lorsqu’elle est communiquée. Une solution créatrice consisterait à rendre les fonds documentaires disponibles, à moins qu’il n’existe une raison d’exclure un élément donné. Les documents devraient être publiés dans un système d’information électronique auquel le public aurait accès.
  
  
• Les journalistes ont ri lorsqu’on leur a demandé s’il arrivait que le délai de 30 jours soit respecté. Ils ont fait mention de retards allant jusqu’à deux ans. Le problème ne se limite pas aux retards : aucune raison n’est donnée et aucune indication n’est fournie quant à la date à laquelle l’information pourrait devenir disponible. Les retards sont souvent occasionnés par des problèmes de dotation et de financement, plutôt que par la retenue volontaire de renseignements.
  
  
• Le problème est double. Le gouvernement se montre évasif avec les personnes qui demandent des renseignements et les agents qui sont censés aider au traitement des demandes dans les bureaux d’information n’insistent pas suffisamment pour obtenir ces renseignements.
  
  
• Le gouvernement ne sait pas quels renseignements il détient. Ces renseignements devraient être répertoriés et communiqués régulièrement. Les formulaires utilisés rendent difficile la distinction entre les renseignements personnels et les renseignements généraux. Le système n’apporte aucune attention aux possibilités de demandes; celles-ci devraient pourtant être anticipées. L’engagement de fournir une réponse dans les 30 jours n’est pas respecté et le gouvernement n’est pas capable de le respecter. Il faut mettre en place une meilleure gestion des documents et des méthodes plus proactives.
  
  
• Il devrait incomber au gouvernement d’accroître ses ressources pour s’assurer de respecter ses propres lignes directrices, la promesse d’une réponse dans les 30 jours, par exemple. Le respect des lignes directrices est nécessaire pour assurer la transparence.
  
  
• Tandis qu’une plus grande quantité de ressources s’avéreraient utiles, elles ne changeront pas le fait que la tâche de la gestion de l’information a été négligée au niveau de l’unité de gestion. (Une unité de gestion est un élément organisationnel, un groupe logique qui relève d’un programme ou d’une activité). Les protocoles de gestion des dossiers n’ont pas été suivis, même s’ils sont en place, et il n’y a pas de responsabilité. Il n’y a aucun inventaire des renseignements; souvent, le seul inventaire est celui qui se trouve sur les lecteurs C des ordinateurs. Cette situation contribue à l’augmentation des coûts, car l’information ne peut être trouvée.
  
  
• Il n’y a aucune anticipation des demandes.
  
  
• Le public ne tolérera pas les méthodes internes du gouvernement maintenant que de nouvelles dispositions législatives régissent le secteur privé. Il ne tolérera pas non plus les frais élevés. Il ne faudrait pas se fier à l’attitude paternaliste de la renonciation aux frais.
  
  
• Ce qui fait cruellement défaut dans la Loi est le manque de mesures d’exécution et l’absence d’incitatifs à l’autodiscipline. La question ressemble à celle du comportement éthique.
  
  
• Tous les coordonnateurs de l’accès à l’information devraient peut-être relever du Commissaire à l’information, tout comme tous les avocats du gouvernement relèvent du procureur général.
  
  
• Quant à la gestion des dossiers et à l’accès à l’information, une grande partie de l’inertie provient du fait que les inventaires et les collections n’existent plus. Dans le passé, un dossier contenait tout l’historique d’une question. Maintenant, lorsqu’une personne se voit attribuer un dossier, elle part à zéro et à son départ, elle n’a personne à qui passer le flambeau. Avec la technologie et les mouvements dans les ministères, il y a un besoin pressant de gestion des documents. La Loi sur l’accès à l’information impose un régime au gouvernement, de sorte que celui-ci offre un service, que les gens l’utilisent ou non. En raison du mauvais état de l’information au sein du gouvernement, les gens sont réticents à se montrer transparents.
  
  
• Au Québec, il est obligatoire de répertorier tous les documents.
  
  
• Le processus est devenu politique. Ainsi, l’établissement d’une liste des demandes d’AI présentées au cabinet du Premier ministre a de profondes conséquences pour la démocratie.
  
  
• Des ressources sont utilisées pour empêcher la communication de l’information à l’extérieur. Une demande déclenche souvent la recherche de fuites, car on croit qu’elle est le résultat de la transmission par un fonctionnaire de renseignements que l’on ne voulait pas rendre publics.
  
  
• Lorsqu’un ministère est responsable d’un retard, il ne devrait pas être autorisé à imposer des frais de recherche. Le Commissaire à l’information devrait être capable de repérer les demandes de façon systématique. Les résultats d’une revue du rendement général de tous les ministères devraient être publiés. Il devrait y avoir un suivi des demandes tout au long de leur traitement dans les ministères. Cette pratique pourrait entraîner des modifications dans les ministères qui respectent le moins la Loi . On pourrait demander, dans le cadre d’une demande d’AI, le suivi des demandes d’AI.

L’animateur attire l’attention du groupe sur les données de la page 15 du document de consultation, et sur la question 5.5. La discussion se poursuit de la façon suivante.

• On ne met jamais en valeur les avantages de l’AI, uniquement ses coûts. Il faudrait prendre une position plus philosophique et éliminer le principe du recouvrement des coûts. Le public a en effet déjà payé pour l’information. À Statistique Canada, le recouvrement des coûts est enchâssé dans sa loi habilitante, mais aux États-Unis, l’accès à ce genre de renseignements est gratuit. La notion d’imposition de frais pour la communication d’information est contradictoire. Le rôle du gouvernement n’est pas de vendre des services; le recouvrement des coûts ne devrait donc pas constituer un principe de l’AI.
  
  
• Le recouvrement des coûts entraîne des frais prohibitifs pour de nombreuses personnes qui cherchent de l’information dans le domaine de la santé et de la sécurité. Elles se tournent donc vers Internet, où l’information n’est pas toujours fiable ou utile.

L’animateur attire l’attention du groupe sur les questions 5.3 et 5.4 du document de consultation. La discussion se poursuit de la façon suivante.

• Il ne devrait pas y avoir de catégories; tous les demandeurs devraient être traités de la même façon. Souvent, la proaction des renseignements est plus extrême lorsque l’on apprend qu’un demandeur fait partie des médias. Ce n’est que lorsque l’on applique le principe de la primauté de l’intérêt public que la nature du demandeur (p. ex. un membre des médias) devient un facteur.
  
  
• Le Groupe d’étude a-t-il découvert des renseignements au sujet des catégories des demandeurs ? Il semble s’agir d’une question sans contexte. Les États-Unis semblent aimer avoir différentes catégories; le processus est probablement efficace pour eux.
  
  
• Le coût de la présentation de 14 340 demandes s’étant élevé à 28 millions de dollars (environ 100 demandes par ministère), le système ne semble pas être surutilisé. Cela n’explique pas les retards ni les coûts. Il n’est probablement pas nécessaire de déterminer des nombres ou de définir des catégories.
  
  
• Les auteurs de demandes fréquentes perturbent le système, mais si les dispositions législatives sur l’accès à l’information étaient efficaces, le nombre de demandes pourrait diminuer.
  
  
• Aux États-Unis, le traitement des demandes qui viennent des médias est accéléré, parce qu’elles desservent l’intérêt public et que la vitesse constitue habituellement une question importante. Cette pratique semble fonctionner. Le système d’imposition de frais devrait être fondé sur le recouvrement des coûts. Les frais de demande de cinq dollars génèrent plus de paperasserie que leur valeur proprement dite. Les frais de repérage et de copie devraient être fondés sur les prix du marché. Le gouvernement ne devrait pas faire de profit en divulguant de l’information.
  
  
• Les auteurs de demandes fréquentes sont les personnes qui vivent de leurs demandes en vertu de la Loi . Si le système fonctionnait bien, ces cas n’existeraient pas.

Correction de la situation

L’animateur attire l’attention du groupe sur la première question de la page 10 du document de consultation. La discussion se poursuit de la façon suivante.

• Les procédures et les pouvoirs du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario sont supérieurs à ceux du Commissaire à l’information fédéral (CI), qui devrait avoir des pouvoirs plus étendus, y compris un pouvoir sur le système de gestion des dossiers. Les chiffres du document de consultation ne montrent pas les causes des retards ; il semble qu’il s’agisse d’un problème interne de gestion des dossiers. Il faudrait que les pouvoirs du Commissaire à l’information lui permettent de corriger cette situation.
  
  
• Le CI devrait avoir le droit de recueillir des renseignements sur le processus de repérage, la conformité et les retards. Il lui serait alors possible de déterminer où se situent les problèmes. Le CI devrait avoir la possibilité de retracer une demande.
  
  
• Le CI devrait posséder davantage de pouvoirs. L’imputabilité va de pair avec le pouvoir, comme dans le modèle du ministère de la Justice, où les coordonnateurs de l’AI relèveraient du CI. Devant qui le CI devrait-il être responsable, le Parlement ou les Canadiens?
  
  
• En fournissant une formation suffisante aux employés et en assurant l’uniformité des pratiques, on réaliserait des économies. Le CI devrait être responsable devant le Parlement.
  
  
• Puisque c’est le Conseil du Trésor qui a établi le budget, le sous-financement semble politiquement motivé. Si le budget du CI était voté séparément au Parlement, plutôt que dans le cadre du budget global, il serait exposé à un examen plus minutieux.
  
  
• Le CI devrait avoir le pouvoir d’imposer des pénalités. L’absence de pénalités encourage les retards, les exemptions et la non-conformité. Les pénalités devraient ressembler à une amende de bibliothèque et augmenter avec le nombre de jours de retard. Il y a actuellement un shérif en prison en Floride pour non-conformité à l’AI.
  
  
• La Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi sur le recensement des électeurs prévoient des amendes et des peines d’emprisonnement pour non-coopération. Il serait toutefois difficile de déterminer, en bout de ligne, qui est responsable du retard et qui n’a pas trouvé les renseignements demandés.
  
  
• Le gestionnaire d’une unité de gestion devrait être autant responsable de la gestion de l’information que de son budget. Actuellement, les gestionnaires ne connaissent pas l’inventaire de leurs documents et n’attachent pas la même importance à ce domaine d’activité qu’à la gestion de leur budget. Il faudrait examiner la possibilité d’instaurer un incitatif pour modifier la mentalité du gouvernement. Quelle quantité de renseignements sont disponibles sans l’AI, déjà sous forme électronique? Il faut faire disparaître la mentalité de la protection.
  
  
• Il faut prévoir une protection pour les employés qui dénoncent d’autres membres du personnel (leur supérieur, par exemple) qui contreviennent au processus de l’AI, comme la protection du dénonciateur. Cette mesure aiderait au processus de redressement.
  
  
• Le fait de donner au CI le pouvoir de rendre des ordonnances légitimise le processus de l’AI, élargit l’accès à l’information et crée des précédents d’application obligatoire.
  
  
• À la question 6.3 du document de consultation, on présume que l’on conserve le même modèle. Cette décision de rester avec le modèle actuel d’ombudsman et de la Cour fédérale n’est pas judicieuse. Il serait préférable de conférer des pouvoirs élargis à un tribunal spécialisé.

Processus de consultation

Un sujet additionnel, le processus de consultation, est ajouté à l’ordre du jour. On informe les participants que la formule de la table ronde se poursuit et qu’ils se réuniront après la pause du midi. L’animateur et M me Averill décrivent les processus de l’établissement du Groupe de travail et de la consultation auprès des intervenants.

Les participants formulent les commentaires suivants au sujet du processus de consultation.

• Le député John Bryden a annonce que 14 députés siégeront pendant l’été à des séances ouvertes sur l’AI dans la salle 306 de l’édifice de l’Ouest. Les séances ne seront pas rapportées dans le compte rendu officiel des Débats de la Chambre des communes, mais on en fera probablement la transcription.
  
  
• La décision des ministres au sujet de la structure du processus de l’étude est préoccupante. Les institutions s’examinent elles-mêmes. Ces organismes sont des parties en cause dans des litiges et ils défendent l’interprétation stricte de la Loi . Cela remet en question l’impartialité, l’intégrité et l’équité du processus. Les facteurs qui favoriseraient une bonne consultation sont absents : les ressources font défaut, le comité consultatif externe a été nommé tard, les délais sont comprimés. Ce processus contrevient aux lignes directrices provisoires sur la façon de mener des consultations auprès du public, qui sont actuellement sous examen devant le Conseil du Trésor. Le processus se situe au bas de l’échelle de participation des citoyens; il se situe en effet au niveau de la manipulation par le gouvernement. Le participant mentionne qu’il est présent pour protester; sa participation ne constitue pas une approbation du processus. Il dit qu’il espère que la présente table ronde ne sera pas la seule occasion de consultation, que le public sera consulté d’une façon appropriée, conformément aux pratiques exemplaires en matière de consultation des citoyens.

Pour éviter que plusieurs participants sentent le besoin de prendre le temps d’exprimer officiellement leur position quant au processus, l’animateur précise (avec la collaboration de Mme Averill, du Forum des politiques publiques) qu’il sera fait expressément mention dans le compte rendu de la table ronde que la participation à ce processus de consultation ne sera pas considérée comme une approbation du processus proprement dit : les personnes n’avaient pas à être d’accord avec le processus pour avoir le droit d’y participer.

• Plusieurs groupes étaient en faveur de la tenue d’audiences publiques. Le fait de choisir les groupes autorisés à participer à la table ronde plutôt que de tenir des audiences publiques équivaut à une semi-privatisation du processus démocratique. Il devrait y avoir un comité parlementaire composé de représentants de tous les partis. La présente table ronde ne devrait pas remplacer le processus démocratique.
  
  
• Bon nombre de personnes ont refusé de participer au processus, parce qu’il y avait des risques que l’on ne tienne aucunement compte de leur opinion. L’un des éminents universitaires du Canada dans le domaine de l’accès à l’information a essayé d’obtenir les documents sur le Groupe d’étude et il a découvert que certains d’entre eux étaient retenus. Il ne prend pas part au processus, parce que sa participation ressemblerait à une acceptation. Les bureaucrates ont eu plusieurs années et disposé d’importantes ressources pour se préparer en vue du présent processus. Pourquoi ne pas avoir affecté de fonds à une étude des avantages, si la table ronde est le seul processus utilisé?
  
  
• Le préavis de trois semaines donné aux participants n’était pas suffisant. Le Groupe d’étude ou le Forum sur les politiques publiques (FPP) devraient envisager de demander l’opinion des 19 000 auteurs de demandes de renseignement de l’année passée. Il s’agirait alors d’un examen systématique.
  

Mme Averill confirme que le Forum sur les politiques transmettra au Groupe d’étude les commentaires sur le processus de consultation. Une ébauche du compte rendu de la présente table ronde sera distribuée dans les sept jours et après que les gens auront eu l’occasion de formuler des commentaires, le compte rendu sera affiché sur les sites Web. Les rapports sur les résultats des tables rondes constitueront le fondement des rapports au Groupe d’étude.

En réponse à une question sur la participation ultérieure, un membre du Groupe d’étude affirme que l’on envisagera d’autres occasions. De plus, on encourage les gens à présenter des mémoires sur le site Web.

Un représentant du Groupe d’étude mentionne que bien que le délai soit assez souple, on ne peut attribuer un trop long délai pour les mémoires. Le manque de temps impose l’établissement de délais pour les mémoires et les tables rondes. Le rapport du Groupe d’étude sera rendu public. Les participants sont informés que le résumé des discussions de la présente table ronde leur sera distribué pour qu’ils fournissent leurs commentaires et ils sont invités à communiquer leur adresse électronique au FPP.

Synthèse

L’animateur invite chaque participant à formuler une conclusion d’une minute. Il répète que la table ronde se réunira de nouveau après le lunch au besoin. Les participants formulent les commentaires suivants.

• La Loi est en général efficace, mais il faudrait apporter des modifications à son administration ainsi qu’aux outils que l’on donne aux personnes. Il faudrait que les intervenants assument une plus grande responsabilité à l’égard du processus. La protection des renseignements personnels doit être maintenue.
  
  
• Il est rassurant de constater que d’autres personnes se voient aussi flouées par l’AI. L’esprit de l’AI n’est pas mis en application, car il n’y a aucune volonté politique en ce sens.
  
  
• La question du bienfait pour le gouvernement d’une plus transparence n’a pas été examinée à la présente table ronde.
  
  
• En raison de l’AI, personne ne conserve de notes, car on craint que ces notes puissent être rendues publiques. Par conséquent, personne ne sait comment les décisions sont prises.
  
  
• La discussion d’aujourd’hui illustre la nécessité de procéder à un examen public en profondeur des dispositions de la loi qui traitent des exceptions et des institutions. Les quelques minutes passées à discuter des exceptions à la présente table ronde ne constituent pas réellement une analyse ni une étude.
  
  
• L’examen devrait comporter trois objectifs : élargir le plus possible l’accès à l’information, rendre l’accès le plus rapide possible et faire en sorte qu’il ne soit pas coûteux ou qu’il soit gratuit.
  
  
• Les participants à la présente table ronde ne représentent qu’un petit segment de la population. La discussion devrait être étendue à tout le pays.
  
  
• L’AI n’est pas seulement un défi; c’est un obstacle.
  
  
• Il est étonnant que l’objectif de la Loi se transpose si peu dans son exécution. Il faudra faire des efforts sérieux pour déterminer quelles institutions et les documents sont visés par la Loi . Il est révoltant que le présent examen soit effectué à la suite d’un si court préavis. On devrait accorder des pouvoirs plus importants et plus étendus au CI. Il faut examiner avec plus de soin la question importante de la prestation de services par le secteur privé.
  
  
• Actuellement, les incitatifs de la Loi qui encouragent la non-conformité et le refus de l’accès à l’information sont plus importants que les incitatifs à la conformité et à la communication de l’information. Si ce déséquilibre persiste, la situation actuelle ne changera pas. Les incitatifs exercent une action cumulative de non-protection de l’intérêt public. Des mesures d’exécution, plutôt que des incitatifs, pourraient s’avérer nécessaires.
  
  
• La question de l’information électronique aurait dû être ajoutée à l’ordre du jour d’aujourd’hui. En cet âge de l’électronique, le CI doit avoir le pouvoir de répondre rapidement aux plaintes.
  
  
• La loi concernant l’accès à l’information reposent sur un objectif louable, mais elle a été conçu comme un mécanisme de dernier recours. La mentalité actuelle doit être modifiée et on devrait éviter que les fonctionnaires soient pénalisés.
  
  
• Il faudrait affecter des fonds publics à des travaux de recherche fondamentale sur les avantages et la valeur de l’AI. Les courts délais de la présente consultation constituent un problème, surtout pour les membres du milieu universitaire. Il faut corriger le manque d’uniformité dans la mise en application et dans l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.
  
  
• Dans la présente table ronde, on n’a pas abordé les exemptions, en particulier les exceptions visant les renseignements de tiers, qui font l’objet d’un abus immense. La Loi établit un ton restrictif, parce qu’elle est fondée sur les exemptions. Il est à espérer que le ton changera à la suite de la révision. Le fardeau de la preuve devrait incomber au gouvernement, et non au demandeur. Il est à espérer que les questions de protection des renseignements personnels ne modifieront pas l’essence de l’AI.
  
  
• Il faudra tenir des discussions approfondies sur les exemptions et le respect de la loi.
  
  
• Le principal problème de l’AI, c’est que les personnes qui ont le pouvoir de modifier le processus sont celles qui profitent le plus de son mauvais fonctionnement.
  
  
• La loi actuelle nuit à la démocratie, parce que les motifs pour lesquels les hommes politiques prennent leurs décisions ne sont pas communiqués.
  
  
• Dans la présente table ronde, on a à peine effleuré le sujet. Il est décevant que le présent exercice constitue un élément clé du processus de consultation publique. Il ne s’agit pas tant d’information gouvernementale que de renseignements publics détenus par d’autres personnes. Les frais devraient se limiter au coût des copies.
  
  
• Le point de départ essentiel est la création d’incitatifs à la conformité. De plus, le rôle du Parlement dans l’élaboration de mesures incitatives devrait être renforcé.

L’animateur suggère une séance de 40 minutes consacrée à une discussion approfondie des exceptions après le déjeuner. Un certain nombre de participants indiquent qu’ils aimeraient rester pour y participer. L’animateur remercie ceux qui ne peuvent rester et il ajourne la réunion pour le déjeuner.

Exemptions

• La province de Québec maintient que le nom d’une personne ne constitue pas un renseignement personnel. La Loi sur l’accès à l’information du gouvernement fédéral stipule toutefois que la mention du nom d’une personne constitue un renseignement personnel.
  
  
• Cette interprétation entraîne une augmentation considérable du nombre d’exemptions. Le fait de connaître un nom n’équivaut pas à fournir un renseignement personnel.
  
  
• Les lignes directrices en matière de consultation publique sont actuellement à l’étape de l’ébauche au Conseil du Trésor. Un participant mentionne que ces lignes directrices constituent davantage des opinions que des directives catégoriques.
  
  
• Les documents confidentiels du Cabinet devraient être énumérés sous la rubrique des exemptions d’application obligatoire.
  
  
• Il y aura des exemptions dans la prochaine Loi /Loi révisée. Comment établit-on des précédents et de l’uniformité dans l’application de ces exemptions ? « Quel est le critère sur lequel est fondée l’exemption », Un nom ? Qu’est-ce qui constitue un manquement à la protection des renseignements personnels? Nous devons connaître l’avantage public que constitue une exemption. Les personnes qui proposent une exemption doivent la justifier.
  
  
• Il faudrait être tenu d’indiquer le dommage que l’on tente d’éviter en appliquant une exemption.
  
  
• Compte tenu qu’il y aura des exemptions dans la prochaine Loi ou dans la Loi révisée, comment assurera-t-on l’application uniforme de ces exemptions et sur quel critère seront-elles fondées ? Les personnes qui proposent une exemption doivent en justifier l’avantage public.
  
  
• Étant donné que le nom d’une personne constitue un renseignement personnel, les gardiens de prison et les agents de la GRC ont exprimé leur préoccupation quant à la mention de leur nom dans des renseignements communiqués en vertu de la Loi . Dans d’autres cas, des employés ont dû travailler 24 heures d’affilée dans la crainte de perdre leur emploi, mais le syndicat n’a pas été capable de consulter les feuilles de présence. L’employeur utilisait la Loi sur la protection des renseignements personnels pour bloquer la divulgation des documents et pour cacher l’exploitation de ses employés et du système. L’affaire s’est rendue jusqu’en Cour suprême.
  
  
• Sans information sur les autres fournisseurs de services disponibles en vertu de la Loi , il s’avère nécessaire d’instaurer un critère du préjudice plutôt que des exemptions générales. Cependant, le « préjudice » est une notion difficile à quantifier; l’embarras ne constitue pas un préjudice.
  
  
• Pour démontrer l’existence d’un préjudice, on devrait utiliser le « critère de la personne raisonnable ».
  
  
• Il devrait être obligatoire de justifier les exemptions fondées sur le critère du préjudice. Le fardeau de la preuve devrait incomber à ceux qui refusent l’accès à l’information, et non à ceux qui luttent pour l’obtenir.
  
  
• Il s’avère nécessaire d’établir des mesures de respect de la loi. Il est difficile de ne pas se préoccuper de la façon dont les demandes sont traitées et dont les décisions sont prises, car les personnes doivent porter leur cas devant le gouvernement et devant les tribunaux pour obtenir gain de cause.
  

L’animateur demande si les bureaux du Commissaire à la protection de la vie privée et du Commissaire à l’information devraient fusionner.

• « Non! » Il y a un conflit clair entre l’accès à l’information et la protection de la vie privée. L’objectif du Commissariat à la protection de la vie privée est de cadenasser l’information, tandis que l’Accès à l’information est fondé sur l’ouverture des sources. Ce sont deux objectifs opposés.

L’animateur veut savoir si on confère au Commissaire le pouvoir de déterminer quelle information est privée, alors quel est le rôle du Commissaire à la protection de la vie privée?

• Puisqu’il s’agit de deux structures concurrentes, les différends doivent être réglés en public, et non à huis clos, dans un bureau. « Réglez vos problèmes en public ».
  
  
• Il devrait y avoir des avocats des deux côtés pour équilibrer la force des joueurs. Ils devraient toujours être séparés; la tension entre les bureaux fournit cet équilibre.
  
  
• Les bureaux ne devraient pas fusionner, mais on devrait mettre en place des mesures pour faire en sorte que les responsabilités ne se chevauchent pas. Ce processus inclut l’examen de plus d’une loi. On cite l’exemple de l’Énergie atomique, la façon dont l’organisme a modifié son style de comptes rendus en réponse directe à la Loi sur l’accès à l’information. Il faudrait modifier la Loi pour stipuler que la discussion et le raisonnement qui mènent à une décision doivent être inclus dans les comptes rendus.
  
  
• Une disposition antiéchappatoire est une disposition qui stipulerait qu’une personne enfreint l’esprit de la Loi , par conséquent, la Loi proprement dite, si elle adopte des procédures pour éviter la Loi sur l’accès à l’information.
  
  
• « Qui subit les conséquences? » Le ministre ou « quiconque a pris la décision de poser ces gestes ». L’animateur demande aux participants si cela évacue la responsabilité du ministre.
  
  
• Les personnes qui travaillent au traitement des demandes d’accès à l’information ont un intérêt à ne pas divulguer l’information.
  
  
• Le système est voué à l’échec, car il n’y a pas d’engagement à l’égard de l’accès à l’information. Les employés dévoués devraient être récompensés pour leur bon travail.
  
  
• Bien que des poursuites seraient peu probables, il devrait y avoir une disposition interdisant de contourner la Loi .
  
  
• Même si un cadre intermédiaire ordonne des mesures pour éviter la Loi , les employés respectent toujours la volonté de leur ministre dans l’intérêt de leur carrière, ce qui renforce le principe de la responsabilité ministérielle.
  
  
• Les employés ne volent ni ne cachent des documents, ils ne les créent pas, tout simplement.
  
  
• Dans un cas, l’accès à de l’information a été refusé parce que celle-ci a été considérée comme étant personnelle; les renseignements ont par la suite été publiés et vendus pour 7 500 $, mais l’accès à l’information sous-jacente est toujours refusé. Il s’agit d’un cas d’évitement.
  
  
• Le secret professionnel entre un avocat et son client est aussi utilisé pour éviter la communication d’information. Il est frustrant de voir un avocat défendre une demande d’accès à l’information, simplement pour pouvoir invoquer le secret professionnel comme raison pour refuser de communiquer l’information. Il faudrait que ce soient les détenteurs de l’information qui aient l’obligation de prouver que la communication de l’information causerait un préjudice, et non le contraire; il faudrait stipuler que tous les renseignements devraient être disponibles, à moins que le gouvernement ne prouve que leur communication causerait un préjudice.
  
  
• Le secret professionnel n’a pas besoin d’être mentionné dans la Loi , car il est déjà protégé à l’extérieur de la Loi . La protection accordée au secret professionnel dans la Loi est plus générale que dans la common law, où il s’agit d’une protection très soigneusement formulée.

En bref, l’animateur suggère que le présent groupe semble désirer que toutes les exemptions soient soumises au critère du préjudice.

• La Loi stipule que toute l’information est disponible; « mettons ce principe en pratique! »
  
  
• Certaines exemptions d’application obligatoire (de l’actuel tableau des exceptions) doivent-elles être rendues discrétionnaires ? La Loi devrait être révisée, de sorte que le critère du préjudice soit utilisé pour justifier les exceptions. Cette suggestion a été présentée il y a 15 ans et nous « procédons à la même réflexion 15 ans plus tard ».
  
  
• Avant de prendre part à la présente consultation, un participant s’est vu demander comment on pouvait avoir la certitude que des courriels ne sont pas effacés. À cet égard, la Loi doit règlementer de façon cohérente la tenue des dossiers. Les participants discutent de la question de la surveillance des courriels et des appels téléphoniques des employés, et on fait remarquer que ces courriels ne sont pas la propriété des employés.
  
  
• Pour pouvoir afficher de l’information sur les sites Web du gouvernement fédéral, il faut la traduire, ce qui pourrait s’avérer coûteux.
  
  
• Un participant fait remarquer qu’au Québec, le site Web du gouvernement constitue un outil très efficace pour accéder à l’information détenue par le gouvernement, mais que, malheureusement, l’information est affichée uniquement en français. Ce ne sont pas tous les sites qui sont entièrement bilingues et il y a donc toute une abondance de connaissances en matière d’accès à l’information qui ne sont pas disponibles pour les Canadiens unilingues.
  
  
• Les sites Web du gouvernement doivent être entièrement réaménagés, car le téléchargement est trop lent et l’information est difficile à trouver. Les concepteurs de sites Web devraient être mis en contact avec des personnes qui possèdent des connaissances spécialisées dans le domaine de la communication d’information accessible sur le Web, ce qui permettrait la création de sites plus conviviaux.
  
  
• Il y a un ministère qui donne accès à la copie papier d’une liste de toutes les demandes d’accès à l’information, des auteurs des demandes, des destinataires et de la raison des demandes.
  

L’animateur remercie les participants et il ajourne la réunion.

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