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Présentation d'observations au Groupe d'étude de l'accès à l'information
RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS / PROPOSITIONS / COMMENTAIRES SOUMIS PAR ÉCRIT AU GROUPE D'ÉTUDE DE L'ACCÈS À L'INFORMATION
5. PROCESSUS D'ACCÈS
Accès simplifié
... Les modifications à la Loi existante doivent viser à faciliter et à encourager l'accès à l'information et la transparence du gouvernement, deux éléments essentiels de toute société démocratique.
Société historique du Canada
La Loi sur l'accès à l'information se lirait comme suit : « Permettre au public de consulter en ligne tous les documents, sauf ceux du Cabinet fédéral et ceux relatifs à des domaines comme la sécurité nationale, les conseils au gouvernement, les secrets industriels et les enquêtes policières ».
Simon Sunatori
Nous appuyons sans réserve la modification législative proposée qui exige la divulgation régulière de renseignements gouvernementaux de base, y compris une description des entités, des activités, des programmes du gouvernement ainsi que de renseignements qui aideront le public à faire valoir leurs droits, à s'acquitter de leurs obligations et à comprendre ceux du gouvernement. Nous proposons d'élargir la portée de ces principes à d'autres documents qui peuvent être divulgués régulièrement ou diffusés activement sans demandes officielles d'accès à l'information.
Ann Cavoukian, Commissaire à l'information et
à la protection de la vie privée de l'Ontario
Les droits d'auteur de la Couronne devraient être étudiés et peut-être même supprimés de manière à ce que les obstacles à la redistribution des renseignements créés par la Couronne et obtenus par l'entremise du mécanisme d'accès à l'information soient éliminés. Pour favoriser cette redistribution, il faudrait que le gouvernement publie ses renseignements en temps opportun et de façon économique; compte tenu des possibilités de concurrence. La diffusion à plus grande échelle des renseignements gouvernementaux faciliterait l'accès général à ceux-ci.
Ad IDEM - Advocates In Defence of Expression in the Media
Le gouvernement du Canada devrait chercher des façons d'engager les citoyens dans le processus gouvernemental grâce à l'élaboration de nouvelles politiques cohérentes en matière d'accès à l'information pour engager davantage la population canadienne dans le processus démocratique. Le gouvernement peut atteindre cet objectif en effectuant, entre autres, de la façon suivante :
- rendre accessible en ligne un plus grand nombre de renseignements détenue par le gouvernement;
- fournir des sites web qui visent à connaître le point de vue de la population sur tous les programmes gouvernementaux et toutes les questions relatives à l'État;
- créer des dépôts de données accessibles en ligne ou non pour les informations anciennement retenues une fois divulguées, en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels; il faut prévoir un délai de grâce , de six mois peut-être, avant de permettre l'utilisation par le demandeur original;
- élaborer des serveurs de liste et des groupes de discussion sur des questions d'importance nationale;
- offrir des subventions aux organismes à la recherche d'activités démocratiques en ligne;
- élaborer des projets communautaires à l'échelle locale qui visent tous les niveaux de la société;
- concevoir des moteurs de recherche intelligents;
- s'assurer que les informations contenues dans les sites web sont facilement accessibles, dans un format connu du citoyen et facile à télécharger;
- offrir les outils et les liens électronique.
Thomas B. Riley, Commonwealth Centre for Electronic Governance
La majorité des renseignements sur les projets de la Société pour l'expansion des exportations et de l'Agence canadienne de développement international devraient toujours être accessibles en ligne de manière à ce que les citoyens n'aient plus besoin d'avoir recours à la Loi sur l'accès à l'information pour obtenir les renseignements.
Probe International
Il faudrait renforcer les dispositions sur le Programme des services de dépôt (PSD) pour garantir la distribution des publications gouvernementales, sous tous formats, par l'entremise du programme. L'enchâssement du PSD et de ses activités dans la loi accompagné d'un financement adéquat garantirait la continuité de ce programme essentiel en matière d'accès à l'information.
Association canadienne des bibliothèques
Il faudrait modifier la Loi sur l'AI pour obliger toutes les institutions gouvernementales à participer pleinement au Programme des services de dépôt (PSD) de manière à garantir que toutes les publications du gouvernement, peu importe le format, soient régulièrement et uniformément mises à la disposition du public en les intégrant au réseau de bibliothèques canadiennes visées par le programme.
Open Government Canada
La Loi sur l'AI a eu pour effet de nous confronter constamment à des renseignements dégradés et erronés et de nous offrir des processus de recours lourds et extrêmement peu pratiques.
Robert Bothwell et Patricia McMahon
Le gouvernement s'inquiète à juste titre des coûts élevés de traitement des demandes d'accès à l'information. L'une des solutions possibles consisterait à moins restreindre l'accès aux renseignements gouvernementaux.
Robert Bothwell et Patricia McMahon
Nous demandons au Groupe d'étude de prendre note de l'impasse liée au recensement et d'exhorter le gouvernement à mettre en œuvre les recommandations du Groupe d'experts. Selon nous, l'impasse liée au recensement constitue certes l'enjeu le plus crucial en matière d'accès à l'information avec lequel nous sommes aux prises actuellement. Compte tenu de la promesse de M. Tobin selon laquelle cette question serait étudiée parallèlement à l'examen de la Loi sur l'accès à l'information, nous exhortons le Groupe d'étude à proposer des moyens de faciliter l'accès aux documents des recensements pour les besoins des recherches historiques et ancestrales.
Société historique du Canada
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Rôle et statut des coordonnateurs de l'AIPRP
Il faudrait modifier la Loi sur l'AI pour y définir clairement le rôle, les responsabilités et les obligations juridiques des coordonnateurs de l'accès à l'information de manière à ce qu'ils jouissent d'un mandat et de pouvoirs généraux et discrétionnaires bien établis relativement à la communication des documents conformément à la Loi.
Open Government Canada
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Identité des demandeurs
Les demandes d'accès devraient être confidentielles.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Le processus devrait être entièrement ouvert, sauf l'identité des demandeurs.
Ken Huband
L'interdiction en vigueur prévue à la Loi sur l'AI concernant la divulgation de l'identité d'un demandeur sans son consentement devrait être maintenue.
Open Government Canada
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Demandes officielles aux termes de la Loi,
y compris les demandes « frivoles et vexatoires »
Nous sommes d'avis que dans la plupart des cas seul le fait d'imposer des frais minimes éviterait le dépôt de demandes frivoles ou vexatoires. Dans la mesure où des restrictions s'imposent, elles devraient être exercées avec le plus grand soin et strictement en dernier recours.
Ann Cavoukian, Commissaire à l'information et
à la protection de la vie privée de l'Ontario
Ni la présentation de nombreuses demandes d'accès ni l'usage qui est fait des renseignements demandés devraient avoir la moindre importance en regard de la Loi.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Nous nous opposons fermement à toute mesure qui limiterait le nombre de demandes d'accès à l'information fondée sur des catégories de demandes. La Loi ne devrait pas comprendre de restrictions quant au nombre de demandes qu'un particulier ou un organisme peut présenter.
Robert Bothwell et Patricia McMahon
Il faut des critères, mais ces derniers doivent être établis avec le plus grand soin de manière à ne pas contrevenir au droit d'accès.
Ken Huband
Un barème d'honoraires raisonnables permettrait de régler la plupart des préoccupations relatives aux coûts élevés. Pour ce qui est des cas extrêmes, il y aurait lieu d'accorder aux institutions le pouvoir de refuser une demande si elle est frivole, vexatoire ou déposée de mauvaise foi ou parce qu'y donner suite entraînerait une interruption indue des activités gouvernementales.
Ken Huband
Je ne crois pas qu'imposer par la loi un nombre limite de demandes est la solution au problème. Il vaudrait mieux doter le coordonnateur de mécanismes officiels lui permettant de gérer plusieurs demandes déposées par la même personne et d'établir un calendrier de traitement en fonction des priorités du demandeur et de la charge totale de travail.
Ken Huband
Le gouvernement fédéral ne devrait certes pas modifier la Loi sur l'AI ou le mécanisme d'accès à l'information pour permettre de refuser l'accès à l'information parce qu'il est d'avis qu'une demande est frivole ou abusive.
Open Government Canada
Le gouvernement fédéral ne devrait surtout pas modifier la Loi sur l'AI ou le mécanisme d'accès à l'information de manière à restreindre le nombre de demandes qu'une personne ou une entité peut déposer au cours d'une période donnée.
Open Government Canada
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Frais et dispense de frais
En Ontario, le CIPVP a recommandé au gouvernement de supprimer les frais d'appel et pour les demandes de renseignements personnels ainsi que de rétablir les deux heures de recherche sans frais. Compte tenu des répercussions qu'a eu la hausse des frais en Ontario, nous conseillons grandement au Groupe d'étude de ne pas emprunter cette voie.
Ann Cavoukian, Commissaire à l'information et
à la protection de la vie privée de l'Ontario
Nous sommes d'avis que l'ajout d'un critère de dispense de frais dans la Loi fournirait tant aux demandeurs qu'aux institutions gouvernementales l'uniformité et les indications voulues.
Ann Cavoukian, Commissaire à l'information et
à la protection de la vie privée de l'Ontario
Les frais relatifs aux demandes d'accès à l'information devraient continuer d'être abordables de manière à ne pas constituer un obstacle à l'accès.
Conseil national des femmes du Canada
Le pouvoir de dispenser les frais devra être exercé de façon uniforme, uniquement dans certaines circonstances établies par règlement et surveillé par le Commissaire à l'information.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Les coûts de reproduction des documents devraient être raisonnables et établis en fonction des coûts de reproduction du marché dans la région géographique où se trouve le demandeur.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Le barème d'honoraires actuel semble raisonnable.
Association canadienne des bibliothèques
... maintenir les frais de service à leur niveau actuel.
Société historique du Canada
Les coûts relatifs aux demandes d'information aux termes de la LAI doivent demeurer à la portée de la bourse du citoyen moyen.
Association canadienne des bibliothèques
On peut supposer que les personnes demandant des milliers de pages de renseignements ont les moyens de se payer la montagne de photocopies que leur demande a entraînée.
Robert Bothwell et Patricia McMahon
La limite actuelle de cinq heures est arbitraire et va à l'encontre de l'esprit de la Loi. Selon la taille de la collection à l'étude, cinq heures pourront ou ne pourront peut-être pas suffire.
Robert Bothwell et Patricia McMahon
Je ne crois pas qu'établir une distinction entre les catégories de demandeurs en fonction de l'intention de la demande est un exercice productif. Si le fait de « financer » les demandeurs commerciaux soulève des inquiétudes, l'établissement d'une nouvelle structure raisonnable de frais permettrait certainement de couvrir les frais de ces nombreuses demandes.
Ken Huband
Je crois que la structure de frais actuelle témoigne de la volonté du Parlement de faciliter l'accès. Par conséquent, la nature de la demande, son objet, l'urgence de la demande, son délai de traitement ne devraient pas influer sur les frais imposés. Le volume de renseignements demandés pourrait donner lieu à des coûts de reproduction plus élevés, qui sont déjà prévus dans la structure actuelle.
Ken Huband
La méthode d'évaluation des coûts associés aux « documents informatisés » figurant dans la Loi est totalement désuète et devrait être éliminée. Il serait plus sensé de supprimer tout renvoi aux frais liés aux renseignements informatisés étant donné que les institutions peuvent produire cette information à un coût minime, voire nul.
Ken Huband
Puisque des changements à la structure de frais peuvent avoir une grande incidence sur l'utilisation de la Loi, ils devraient uniquement être apportés si l'on peut démontrer clairement les répercussions qu'ils entraîneront.
Open Government Canada
On devrait supprimer les frais imposés pour les demandes étant donné qu'ils constituent un obstacle inutile et inacceptable à l'accès à l'information et que le traitement des versements des frais actuels de 5 $ entraîne des coûts administratifs plus élevés pour le gouvernement fédéral que les frais pour les demandes d'accès lui en rapportent.
Open Government Canada
Il faudrait que le nombre d'heures de recherche sans frais pour les demandes passe de 5 à 10 heures étant donné que l'absence d'un mécanisme de gestion de l'information efficace dans de nombreux ministères donne actuellement lieu à des recherches quasi-interminables. Qui plus est, les frais actuels de 10 $ par heure de recherche et de préparation ne devraient pas être augmentés.
Open Government Canada
Un demandeur ne devrait pas être tenu de débourser des frais uniquement pour consulter des documents.
Open Government Canada
Les frais de reproduction devraient être uniformisés au sein du gouvernement fédéral et un maximum devrait être fixé compte tenu que le public paie déjà pour la création et la mise à jour de tous les renseignements gouvernementaux. Ces frais ne devraient jamais dépasser les taux du marché.
Open Government Canada
À l'instar du critère de l'Ontario, le critère de dispense des frais devrait en outre permettre de déterminer si les frais imposés au demandeur lui occasionneront des difficultés financières.
Open Government Canada
Le gouvernement fédéral devrait permettre la reproduction illimitée, peu importe le moyen de reproduction utilisé, des renseignements gouvernementaux sans imposer de frais de droit d'auteur.
Open Government Canada
Il ne devrait pas y avoir de frais d'accès à l'information et les coûts de reproduction devraient être réduits au minimum. Les frais ne font que décourager les citoyens à présenter des demandes d'accès ce qui est contraire à l'esprit de la Loi. Si l'on craint que l'accès gratuit à l'information inonde les ministères de demandes, la gratuité pourrait être mise en œuvre progressivement de manière à pouvoir dégager les tendances en matière de demandes et à y réagir plus efficacement. Si l'on constate que bon nombre de demandes se rapportent aux mêmes genres de renseignements, il y aurait alors lieu d'envisager l'uniformisation des réponses ou leur transmission par voie électronique.
Ad IDEM - Advocates In Defence of Expression in the Media
[Le CJFE] demande au gouvernement fédéral de démontrer qu'une nouvelle politique en matière de frais, si elle est adoptée, a bien sa raison d'être, qu'elle n'aura pas d'incidence sur le droit des citoyens d'accéder à l'information et qu'elle ne nuira pas à la transparence du gouvernement, l'un de ses devoirs légitimes.
CJFE - Canadian Journalists for Free Expression
Nous sommes d'avis que les frais initiaux et les frais pour les heures de recherche et de préparation devraient être abolis. L'information a été créée et compilée aux dépens des contribuables. Le gouvernement ne devrait pas considérer les dépenses engagées pour renseigner le public comme des coûts supplémentaires, mais bien comme « le coût de faire des affaires ». L'imposition de frais pourrait être jugée comme un obstacle à la démocratie active : il faut fournir aux citoyens les renseignements fondamentaux qui leur permettront de bien saisir les enjeux et, par le fait même, d'apporter une contribution utile à leur dénouement. Si des frais de photocopie sont exigés, ils devraient concorder avec les tarifs commerciaux, qui sont maintenant considérablement moins élevés que 0,20 $ la page.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
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Délais
Il faudrait modifier la Loi sur l'AI de manière à interdire toute prorogation du délai de réponse au-delà d'un an sans l'autorisation du Commissaire à l'information et à permettre le dépôt de plaintes en raison des délais dépassant un an avec l'autorisation du Commissaire à l'information.
Open Government Canada
... des procédures strictes doivent être mises en place pour dissuader les ministères de prendre trop de temps à répondre aux demandes d'accès.
Société historique du Canada
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Amendes
La Loi devrait prévoir une amende en cas de refus indu de communiquer l'information.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Les dispositions relatives aux amendes de la Loi sur l'AI devraient être appliquées lorsque le paragraphe 5(1) de la Loi sur les Archives nationales est enfreint.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Des frais ne devraient pas, à tout le moins, être exigés par règlement lorsque le délai n'a pas été respecté.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Il faudrait modifier la Loi sur l'AI de manière à interdire le recours aux exceptions discrétionnaires si les délais de réponse prévus aux dispositions législatives ne sont pas respectés.
Open Government Canada
Il faudrait modifier la Loi sur l'AI de manière à interdire l'imposition de frais lorsque les délais de réponse prévus aux dispositions législatives ne sont pas respectés.
Open Government Canada
Si un fonctionnaire communique de bonne foi des renseignements qui, en rétrospective, auraient dû être retenus, cette personne ne devrait pas encourir de responsabilité civile. Toutefois, induire volontairement en erreur une personne qui veut accéder à de l'information ou l'empêcher d'y avoir accès devrait constituer une infraction. Il y aurait peut-être lieu d'imposer une taxe aux ministères qui ne communiquent pas l'information dans les délais prescrits. Cette taxe devrait être versée au demandeur.
Ad IDEM - Advocates In Defence of Expression in the Media
Les gestionnaires de la fonction publique devraient être tenus responsables de la gestion des renseignements qui relèvent d'eux de la même manière qu'ils le sont de la gestion de leurs ressources financières. Une option possible consisterait à mettre en place un système selon lequel des sanctions pécuniaires seraient imposées lorsqu'une réponse n'est pas donnée à une demande d'accès dans les délais fixés, par exemple un système fondé sur une échelle progressive des sanctions lorsqu'une demande demeure sans réponse pendant plus de 30 jours, de six mois, d'un an.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
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Obligation relative à la création et à
la conservation des documents
La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur les Archives nationales devraient être complémentaires.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
À l'instar des gouvernements des É.-U., du Royaume-Uni, de l'Australie et de la Nouvelle-Zélande, le gouvernement du Canada devrait modifier la Loi sur l'AI ou adopter une loi distincte pour exiger la création et la divulgation régulière (et la conservation pendant une période adéquate) de documents exacts, détaillés, révélateurs et utiles sur la structure, les fonctions, les politiques, les décisions, les procédures et les opérations essentielles de chacune des institutions gouvernementales pour garantir au public l'accès aux renseignements portant sur chaque mesure prise par une institution.
Open Government Canada
Le gouvernement fédéral devrait modifier toute loi portant sur la gestion des renseignements gouvernementaux pour y ajouter une disposition anti-évitement selon laquelle le défaut de respecter l'esprit ou l'intention de la Loi constituerait une infraction.
Open Government Canada
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Gestion de l'information
L'auteur recommande que le gouvernement fédéral oblige, lors d'amendements à la Loi sur l'accès à l'information, les organismes du secteur public à élaborer des pratiques exemplaires en matière d'accès à l'information.
Thomas B. Riley, Commonwealth Centre for Electronic Governance
Nous tenons en outre à mettre en évidence le pouvoir non discrétionnaire de l'Archiviste national aux termes de la Loi sur les Archives nationales du Canada (1987) de contrôler la disposition ou l'élimination de tous les documents gouvernementaux sous toutes formes, et de procéder à l'évaluation des archives avant l'élimination de tous les documents peu importe leur support, y compris les nouveaux supports électroniques, pour déterminer quels documents revêtent une valeur « historique ou archivistique ». Il s'agit d'une composante essentielle à tout nouveau régime de gestion de l'information gouvernementale. Il va sans dire que la mise en œuvre d'un nouveau régime doit reposer sur un partenariat entre le Conseil du Trésor, le Commissaire à l'information et les Archives nationales.
Société historique du Canada
Le problème concerne les données électroniques et la façon de l'aborder. S'il n'est pas réglé, la Loi pourrait devenir superflue.
Robert Bothwell et Patricia McMahon
[L'Association canadienne des archivistes] exhorte le Groupe d'étude à reconnaître le lien évident entre l'application du droit d'accès et la gestion efficace de l'information du gouvernement sur tous les supports d'enregistrements (y compris en particulier les documents électroniques), dont l'élimination est subordonnée à l'autorisation de l'Archiviste national du Canada... [et] ... exhorte le Groupe d'étude à renforcer les pouvoirs (et à augmenter les ressources) du Commissaire à l'information et de l'Archiviste national pour leur permettre de promouvoir une meilleure gestion des documents, y compris des pouvoirs disciplinaires accrus lorsque ne sont pas respectées les directives sur la conservation des documents.
Association canadienne des archivistes
De nos jours, l'organisation et la conservation des documents imprimés sont moins uniformes et la gestion des documents électroniques qui représentent un volume appréciable des renseignements utilisés par le gouvernement manque de cohérence.
Ken Huband
Le gouvernement fédéral devrait adopter une politique de gestion de l'information et un cadre administratif clairs et exhaustifs en vue de s'acquitter efficacement des obligations prévues à la Loi sur l'AI et de souscrire aux principes démocratiques suivants (qui pourraient en outre être ajoutés à la Loi sur l'accès à l'information) :
- la conservation de l'information gouvernementale en tant que ressource nationale essentielle;
- la divulgation courante et la diffusion active au public de la majorité des renseignements gouvernementaux;
- des services complets d'aide auxquels le public pourra facilement faire appel pour trouver et consulter des renseignements gouvernementaux.
Open Government Canada
Le gouvernement fédéral devrait modifier la Loi sur l'AI pour obliger toutes les institutions gouvernementales à tenir un registre public de l'ensemble des documents, y compris les sondages d'opinion publique, qu'elles conservent et de tous les documents communiqués conformément à la législation.
Open Government Canada
Le gouvernement fédéral devrait concevoir un système d'accès public par Internet à la base de données du Système de coordination des demandes d'accès à l'information (CDAI) pour permettre au public de trouver facilement les sujets et les institutions gouvernementales au sujet desquels des renseignements sont demandés.
Open Government Canada
Le gouvernement fédéral devrait clairement définir et assigner les responsabilités relatives à la gestion de l'information dans chacune des institutions gouvernementales de concert avec les principaux organismes gouvernementaux de gestion de l'information (par exemple le Bureau du dirigeant principal de l'information, les Archives nationales, le Commissaire à l'information, le Commissaire à la protection de la vie privée, le Vérificateur général et la Bibliothèque nationale).
Open Government Canada
Le gouvernement fédéral devrait procéder régulièrement à une vérification des systèmes d'information des institutions gouvernementales tout comme il vérifie leurs ressources financières, matérielles et humaines.
Open Government Canada
Nous sommes d'accord pour dire que pour assurer un accès approprié et efficace à l'information du gouvernement, il faut que les documents sous le contrôle de celui-ci soient gérés et archivés méticuleusement. Comme l'a fait observer l'honorable John Reid lorsqu'il a pris la parole au Colloque des éditeurs de l'ACJ sur l'accès à l'information (le 25 novembre 1999) : « S'il n'est pas possible de trouver et de produire facilement des documents sur certains sujets, le droit d'accès à l'information n'a pas de sens… ...[la mauvaise gestion de l'information] ne menace pas seulement la viabilité du droit d'accès à l'information; elle menace également le système d'archivage national et la possibilité de garantir un bon gouvernement aux citoyens ».
Selon nous, une mauvaise gestion de l'information pourrait aussi entraîner la divulgation d'information confidentielle alors que cette divulgation est exemptée de la Loi et, à ce titre, menace l'intégrité des dispositions relatives à l'exemption. Par conséquent, nous encourageons la prise de toute mesure pour améliorer la gestion des dossiers et le respect de l'obligation de rendre compte à cet égard en vertu de la Loi.
Association des fabricants internationaux d'automobiles
du Canada
et Association canadienne des constructeurs de véhicules
Il faut que des améliorations importantes soient apportées aux systèmes de gestion de l'information. L'une des principales raisons des délais de réponse aux demandes d'accès tient au fait que l'on ne sait pas quels renseignements existent. Par conséquent, le temps consacré à chercher l'information ralentit le processus de réponse. Nous appuyons l'ajout dans la Loi d'une exigence selon laquelle les gestionnaires devraient tenir à jour un inventaire de tous les renseignements et documents qui relèvent d'eux.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
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