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Présentation d'observations au Groupe d'étude de l'accès à l'information
RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS / PROPOSITIONS / COMMENTAIRES SOUMIS PAR ÉCRIT AU GROUPE D'ÉTUDE DE L'ACCÈS À L'INFORMATION
PARTIE II - CHANGEMENTS PROPOSÉS À L'ADMINISTRATION ET AU FONCTIONNEMENT
1. CONTEXTE DE L'ACCÈS À L'INFORMATION
Général
L'information portant sur le processus d'accès d'un ministère devrait être confiné à l'interne et au Commissariat : il devrait être en particulier interdit au Cabinet du premier ministre d'accéder aux renseignements sur le profil des demandes ou de les utiliser tant qu'ils n'ont pas été publiés dans le rapport annuel du ministère ou dans celui du commissaire.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Tout le processus de traitement des demandes d'accès aux termes de la Loi devrait être ouvert.
Robert Bothwell et Patricia McMahon
Le Parlement doit adopter une stratégie destinée à intégrer au cours des dix prochaines années l'ouverture quant à la façon dont chacun des organismes gouvernementaux, y compris le Parlement, mène ses activités.
Conseil national des femmes du Canada
Le Parlement et les organismes gouvernementaux doivent adopter officiellement un code de déontologie dans lequel seraient énoncées des valeurs visant à favoriser l'ouverture dans la réalisation de leur mission.
Conseil national des femmes du Canada
Le principe de la « responsabilité ministérielle » et la responsabilité des fonctionnaires « à divulguer les renseignements dans l'intérêt public » devraient être expliqués.
Conseil national des femmes du Canada
À l'instar d'autres pays, le Canada devrait moderniser sa doctrine pour établir une distinction entre le secteur de responsabilités d'un ministre et celui d'un haut fonctionnaire afin de garantir que la confidentialité ne sert pas indûment à éviter aux ministres de rendre des comptes.
Open Government Canada
L'Association canadienne des bibliothèques est d'avis que l'information gouvernementale devrait être facilement accessible et que la Loi sur l'accès à l'information devrait être invoquée en dernier et non en premier recours, afin d'obtenir cet accès.
Association canadienne des bibliothèques
Je crois que les Canadiens s'attendront à une ouverture et à une transparence accrues du gouvernement et qu'ils s'attendront à pouvoir demander et obtenir les renseignements par voie électronique, par exemple par internet, tant dans le cadre d'un processus officieux qu'officiel d'accès à l'information.
Ken Huband
Toute l'information devrait être publique si elle n'est pas à diffusion restreinte. Il s'agit donc de la méthode contraire à celle qu'utilise actuellement les ministères et organismes fédéraux.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
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Sensibilisation du public
Le CIPVP est engagé dans un rôle d'éducateur tant auprès du public que du gouvernement et appuie la prise d'un engagement semblable de la part de son homologue fédéral.
Ann Cavoukian, Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
Le gouvernement fédéral devrait renforcer son programme de sensibilisation du public concernant le mécanisme d'accès à l'information.
Open Government Canada
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5. PROCESSUS D'ACCÈS
Formation et sensibilisation des fonctionnaires
Il faut que la formation sur l'accès à l'information à tous les paliers de gouvernement devienne une composante obligatoire de tout nouveau régime d'accès fédéral.
Ann Cavoukian, Commissaire à l'information et
à la protection de la vie privée de l'Ontario
Au lieu de considérer la LAI comme un obstacle à leur travail, les fonctionnaires devraient la voir comme un outil essentiel pour s'acquitter de leur mandat. Un changement d'attitude s'impose tant de la part des dirigeants que des employés.
Association canadienne des bibliothèques
Le gouvernement fédéral devrait mettre sur pied des programmes d'orientation et de formation visant à accroître la sensibilisation des fonctionnaires à leurs responsabilités relatives à l'information gouvernementale aux termes de la Loi sur l'AI et aux politiques et lignes directrices gouvernementales connexes et à améliorer les compétences des fonctionnaires en gestion de l'accès à l'information.
Open Government Canada
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Rôle et statut des coordonnateurs de l'AIPRP
Il y aurait lieu de garantir l'établissement de niveaux de classification type au sein du gouvernement pour le personnel qui fournit le soutien en matière d'AIPRP.
Association canadienne d'accès à l'information
et
de la protection des renseignements personnels
La section de l'AIPRP devrait être située dans l'un des secteurs communs au sein de tous les organismes de manière à être bien en vue.
Association canadienne d'accès à l'information
et
de la protection des renseignements personnels
Nous appuyons la structure proposée selon laquelle les coordonnateurs de l'information relèveraient directement du Commissaire à l'information même s'ils ne travaillent pas sur place, à l'instar de la structure instaurée pour les employés du ministère de la Justice.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Rares sont les personnes qui font que ceux qui ont recours à la Loi sur l'accès à l'information ne se sentent pas dépassées par le processus.
Robert Bothwell et Patricia McMahon
Il faudrait obliger le gouvernement fédéral à embaucher un nombre suffisant d'employés bien formés qui peuvent déterminer intelligemment les raisons pour lesquelles l'information ne peut pas être assujettie aux exigences relatives à la divulgation.
Robert Bothwell et Patricia McMahon
Les différentes structures de gestion et d'approbation utilisées par les ministères (dont certaines d'entre elles rendent pratiquement impossible le respect des délais prescrits par la Loi). Certaines dispositions relativement aux pouvoirs délégués sont essentielles à la prestation en temps opportun du service d'AI.
Ken Huband
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Capacité des coordonnateurs de l'AIPRP
Il y aurait lieu de concevoir un programme de formation accrédité pour les agents de l'AIPRP.
Association canadienne d'accès à l'information
et
de la protection des renseignements personnels
Il faudra dans certaines circonstances examiner le complément d'effectif.
Association canadienne des bibliothèques
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Accès simplifié
Le CIPVP encourage les institutions à répertorier régulièrement les documents qui se prêtent bien à la divulgation courante et à la diffusion active.
Ann Cavoukian, Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
Nous encourageons le Groupe d'étude à promouvoir l'adoption de stratégies de divulgation courante/diffusion active au sein de tout nouveau régime d'accès fédéral et de se pencher sur la façon dont la diffusion électronique de l'information permettrait d'atteindre cet objectif.
Ann Cavoukian, Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
En règle générale, l'accès sans formalités est la voie de diffusion privilégiée pour l'information gouvernementale. Pour sa part, le processus officiel convient davantage à l'information de nature délicate qui requiert un équilibre entre la divulgation et la protection des intérêts des personnes concernées.
Ken Huband
Une mobilisation s'impose pour garantir et promouvoir la divulgation courante de l'information dans chaque ministère et organisme.
Conseil national des femmes du Canada
Une fois l'information divulguée, nous sommes en faveur de la pratique visant à faire connaître les résultats de toutes les demandes d'accès précédentes et à les mettre à la disposition du public.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
Les ministères et organismes fédéraux devraient être encouragés à faire le nécessaire pour que le plus de renseignements possible soient mis directement à la disposition du public de façon proactive, c'est-à-dire sans que l'on soit obligé à déposer une demande d'accès.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
Le gouvernement devrait envisager l'adoption de dispositions obligatoires ou d'office selon lesquelles tous les contrats pourront être consultés par le public. Ces dispositions accéléreront par la suite l'accès à l'information.
Ad IDEM - Advocates In Defence of Expression in the Media
Le livre énonçant les bases de données du gouvernement fédéral devrait être accessible en direct et les formulaires devraient l'être également pour faciliter le traitement des demandes d'accès.
Ad IDEM - Advocates In Defence of Expression in the Media
Il faudrait conserver la pratique selon laquelle les demandes sont traitées à mesure qu'elles sont déposées.
Association canadienne des bibliothèques
S'il est établi que des documents qui auraient dû être publics ont été fournis comme suite à une demande, il faudrait les rendre accessibles de manière à éviter le dépôt d'autres demandes pour ces documents.
Association canadienne des bibliothèques
Si l'information n'est pas visée par les exclusions prévues à la LAI, elle devrait être facilement accessible et ne devrait pas faire l'objet de restriction relativement au nombre de documents s'y rapportant qui peuvent être demandés.
Association canadienne des bibliothèques
Le recours accru à la Loi et le fait que les journalistes mentionnent que l'information a été obtenue en vertu de la Loi ont contribué grandement à convaincre le public que la Loi est d'intérêt.
Ken Huband
Je crois que l'attente et l'appréciation du droit d'accès à l'information gouvernementale sont maintenant bien ancrées et appuyées par les utilisateurs de la Loi, les médias et les Canadiens en général.
Ken Huband
Il y a habituellement une histoire derrière chaque demande et la connaître facilite grandement la recherche et l'examen ciblés de l'information pertinente. Elle permet souvent de traiter la demande sans formalités en répondant simplement à la question que la personne voulait poser. Je crois que le modèle axé sur le service à la clientèle est efficace, en particulier si je le compare au modèle défensif présent dans certaines institutions. Ce modèle ajoute inutilement un fardeau pour les demandeurs et des retards en raison des procédures bureaucratiques internes qu'ils doivent subir, nuit aux communications et peut avoir une incidence négative sur les décisions rendues sur la divulgation de l'information.
Ken Huband
Beaucoup trop d'heures et d'efforts sont consacrés à chercher, à examiner et à photocopier des documents qui ne présentent aucun intérêt pour le demandeur.
Ken Huband
Le gouvernement fédéral devrait fournir des ressources financières et humaines suffisantes, y compris augmenter les ressources des bureaux du Commissariat l'information et des bureaux des coordonnateurs de l'accès à l'information, pour garantir que toutes les mesures et pratiques de gestion de l'information mises en œuvre répondent aux normes de conduite les plus élevées.
Open Government Canada
[Le CJFE] demande que l'on se consacre à améliorer le processus d'accès à l'information en vue de réduire les délais et de favoriser une plus grande transparence en se servant notamment des nouveaux moyens technologiques (par exemple d'Internet).
CJFE - Canadian Journalists for Free Expression
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Leadership
Il est urgent que l'on désigne des champions des lois sur l'accès à l'information au sein du gouvernement. À l'échelon fédéral, ce besoin se fait tout particulièrement sentir parmi les hauts fonctionnaires.
Ann Cavoukian, Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario
Je ne sais pas si les cadres supérieurs et les ministres ont pris un engagement envers l'ouverture du processus, mais si ce n'est pas le cas, l'accès à l'information continuera d'être un problème tant pour les utilisateurs que les administrateurs.
Ken Huband
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Leadership et coordination centrale
Tous les agents de l'AIPRP devraient être rattachés au même organisme central de la même façon que les avocats se rapportent au ministère de la Justice. Cette structure donne une perception d'impartialité des agents d'AIPRP et plus de latitude en matière de personnel pour répondre aux différentes demandes. Elle assure en outre l'uniformité du traitement des demandes.
Association canadienne d'accès à l'information
et
de la protection des renseignements personnels
Une formation fournie à tout le personnel et le soutien des organismes centraux constituent deux pièces importantes du casse-tête. Je suis étonné de la diversité des processus de traitement et décisionnels d'un ministère à l'autre.
Ken Huband
Une centralisation accrue de la fonction de l'accès à l'information … qui pourrait correspondre à la structure des avocats de la fonction publique qui, s'ils sont affectés à d'autres ministères, continuent d'être des employés du ministère de la Justice.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
L'exercice d'un contrôle centralisé … assurer un suivi des demandes au cours de leur traitement plutôt que d'agir après coup au moyen d'un rapport sur le rendement du ministère comme on le fait actuellement.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
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Gestion de l'information
Les améliorations apportées au matériel et aux logiciels doivent s'accompagner d'un engagement à garantir l'accès continu en archivant tous les renseignements produits par le gouvernement du Canada. Il faut garantir la conservation de toutes les éditions de tous les documents et leur « migration » vers les nouvelles technologies matérielles et logicielles si l'on veut faire en sorte que ces documents soient toujours accessibles dans l'avenir. C'est ainsi que nous réussirons à préserver notre patrimoine.
Association canadienne des bibliothèques
... Une attention particulière doit être accordée à la création, au répertoriage, à l'entretien, à la préservation et à l'aliénation des documents gouvernementaux.
... Des procédures efficaces doivent être élaborées pour régler les problèmes de gestion de l'information et d'accès en matière de communications électroniques.
Société historique du Canada
La SHC fait part depuis longtemps de sa position en faveur de l'amélioration des processus de gestion de l'information et du traitement adéquat des demandes. Dans sa lettre adressée au commissaire à l'information du 25 septembre 1999, l'ancien président Irving Abella a souligné l'intérêt capital de la SHC envers la création, le répertoriage, la gestion, la préservation et l'aliénation ordonnés des documents. Dans une autre lettre adressée au Commissaire à l'information le 7 novembre 2000, M. Colin Howell a fait part des préoccupations de la SHC au sujet de l'absence de bonnes pratiques de gestion de l'information au sein du gouvernement fédéral et a déploré le manque d'efficacité et le piètre service qui affligent le système d'accès à l'information.
Société historique du Canada
Des procédures inefficaces de gestion des documents donnent lieu à des pratiques non efficientes et à des pertes de temps considérables en recherche. Qui plus est, nous sommes vraiment inquiets que des pièces inestimables aient été aliénées parce que les personnes en ayant pris la décision ne savaient pas qu'elles avaient une importante valeur historique.
Société historique du Canada
... Les changements qui ont accompagné la révolution électronique commandent l'établissement de procédures efficaces relativement à la gestion des communications électroniques et à l'accès à celles-ci. Il est facile de supprimer des courriels, des fichiers joints et d'autres transmissions électroniques, mais il se perd par le fait même la possibilité pour le public d'y accéder et de les examiner.
Société historique du Canada
Les ministères et organismes fédéraux devraient tous utiliser des méthodes normalisées de gestion de l'information.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
Les statistiques sur les départs étaient auparavant accessibles et compilées au moyen d'un ancien système de dossiers pour les groupes du Secrétariat du Conseil du Trésor en fonction des unités de négociation. Qui plus est, le Bureau de recherches sur les traitements avait l'habitude de publier des rapports sur ces données. Il faudrait compiler les données en fonction des niveaux de classification pour cerner les problèmes de maintien en fonction.
Institut professionnel de la fonction publique du Canada
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AUTRES
Nous recommandons que soient appuyés les efforts ciblés et soutenus en recherche qui permettraient de fournir des mesures comparables des avantages offerts par le régime d'accès du Canada.
Kirsti Nilsen et Margaret Ann Wilkinson
Pour ce qui est des études visant à calculer le « coût » du traitement des demandes d'AI, la principale lacune de ces études était le manque d'uniformité des méthodes et des calculs utilisés par les institutions. Les institutions dont les pratiques de tenue des dossiers laissent à désirer ou qui utilisent un processus d'approbation archaïque sont souvent celles qui déclarent des coûts de traitement élevés. Il ne faudrait pas que des pratiques et des systèmes non efficients et inefficaces viennent gonfler le véritable coût du traitement des demandes d'accès. Il aurait fallu établir une série de normes sur les pratiques exemplaires concernant la recherche, l'examen, l'approbation et la préparation et les utiliser pour évaluer les coûts des institutions. Ne figurerait pas aux pratiques exemplaires le temps consacré par la haute direction en réunions éternelles sur les conséquences possibles de la divulgation de renseignements de nature délicate!
Ken Huband
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PARTIE III - CHANGEMENTS PROPOSÉS AU PROCESSUS
DE CONSULTATION ACTUEL
Processus de consultation actuel
... La SHC appuie la tenue d'un examen exhaustif de la Loi sur l'accès à l'information de 1982.
Société historique du Canada
... L'Association canadienne des archivistes appuie la révision par le gouvernement du Canada de la Loi sur l'accès à l'information... [et] ... exhorte le Groupe d'étude à recourir à l'expertise des archivistes dans ses délibérations en communiquant directement avec les personnes nommées par le président de l'Association.
Association canadienne des archivistes
Seul un examen ouvert et indépendant de l'intérêt public peut offrir la légitimité et la crédibilité et l'espoir véritable d'améliorer le droit de savoir du public. Avant que des modifications administratives ou législatives soient apportées, un examen public indépendant fait en connaissance de cause devra être mené après le dépôt du rapport définitif du GEAI.
Conseil national des femmes du Canada
Le plan de travail du Groupe d'étude, y compris les sujets de recherche, l'identité des chercheurs et les résultats des recherches, devrait être rendu public et affiché sur le site web du Groupe d'étude dès que possible et, il va sans dire, bien avant que le Groupe d'étude mette la dernière main à son rapport.
Open Government Canada
Les documents qui ont été produits depuis 1993 et qui font état d'une façon quelconque des vues des ministères fédéraux, des agents et des coordonnateurs de l'AI devrait être rendus public et affichés sur le site web du Groupe d'étude dès que possible et, il va sans dire, bien avant que le Groupe d'étude mette la dernière main à son rapport.
Open Government Canada
Le Groupe d'étude devrait lancer un appel d'offres pour la tenue d'un examen sur les avantages, sur le plan des économies réalisées, des préjudices et des actes répréhensibles possibles, découlant des exigences de la Loi sur l'AI et du mécanisme d'accès à l'information.
Open Government Canada
Compte tenu des importantes lacunes du processus d'examen du Groupe d'étude, le gouvernement fédéral devrait remettre toute l'information recueillie par le Groupe d'étude et accorder les ressources requises à une entité davantage indépendante (comme la Commission du droit du Canada; un Comité spécial mixte du Sénat et de la Chambre des communes; le Commissariat à l'information; une enquête publique) pour qu'elle mène un examen indépendant plus poussé des dispositions législatives fédérales sur l'accès à l'information avant que des modifications soient apportées à la loi par le gouvernement. Cet examen devrait comprendre la tenue d'audiences publiques d'un océan à l'autre et devrait aller de pair avec la nouvelle version de l'« énoncé de principe et des lignes directrices sur la consultation et la participation des Canadiens ».
Open Government Canada
Des examens de la Loi devraient avoir lieu régulièrement. Le processus de consultation devrait réunir différents groupes pour faciliter la résolution de problèmes communs. Des séances de consultation distinctes peuvent rendre difficile le rapprochement des positions qui peuvent sembler opposées, mais qui ne le sont pas.
Ad IDEM - Advocates In Defence of Expression in the Media
[Le CJFE] demande la divulgation complète du plan de travail et des activités de recherche du Groupe d'étude ainsi que des comptes rendus de ses réunions; et lui demande de déployer des efforts au cours des mois précédant le dépôt de son rapport définitif pour garantir que l'examen, pour qu'il soit efficace, soit équilibré et transparent de manière à répondre aux attentes des intervenants tant de l'intérieur que de l'extérieur du gouvernement.
CJFE - Canadian Journalists for Free Expression
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